CONTMAN Archive, będący modułem elektronicznego archiwum dokumentów, stanowi centralną część systemu CONTMAN DIRECTOR. Moduł archiwum służy do przechowywania, przetwarzania i zarządzania elektronicznymi dokumentami oraz procesami z nimi związanymi. W połączeniu z pozostałymi modułami systemu CONTMAN DIRECTOR takimi jak: CONTMAN Workflow, CONTMAN Scan, CONTMAN Processor i CONTMAN API stanowi kompleksowe i w pełni zintegrowane rozwiązanie.
CONTMAN Archive to autorski, w pełni skalowalny moduł, dopasowany do wymagań każdej firmy bez względu na jej wielkość i segment rynku w którym działa.
Główne kluczowe wartości i korzyści biznesowe wynikające z zastosowania systemu CONTMAN Archive, to:
- natychmiastowy dostęp do informacji - użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może w szybki i skuteczny sposób wyszukać potrzebny dokument. Istnieje dowolna możliwość definiowania typów dokumentów oraz atrybutów ich wyszukiwania. Wyszukiwanie poszczególnych dokumentów może odbywać się na podstawie nadanych informacji opisujących, daty wprowadzenia do systemu bądź poprzez wyszukiwanie pełnotekstowe w przypadku zastosowania silników OCR i ICR (automatyczny odczyt pisma drukowanego i odręcznego),
- centralizacja dokumentów - to kluczowa idea biznesowa systemu. Do każdego dokumentu znajdującego się w systemie archiwizacji, może mieć dostęp jednocześnie nieograniczona liczba użytkowników. Podstawowym interfejsem użytkownika jest przeglądarka internetowa. Zastosowanie takiego mechanizmu znacznie wpływa na wydajność funkcjonowania przedsiębiorstwa i szybszy przepływ informacji. Jednocześnie eliminuje używanie zewnętrznych nośników danych w celu przekazania danego dokumentu innym użytkownikom. Wszystkie dokumenty i sprawy umieszczone w systemie CONTMAN Archive posiadają swój unikalny adres URL. Dzięki temu link do dokumentu lub sprawy może zostać przesłany pocztą elektroniczną lub zapisany w ulubionych zakładkach w przeglądarce,
- bezpieczeństwo - to cecha systemu na którą położyliśmy szczególny nacisk. Każdy użytkownik systemu ma ściśle określone prawa dostępu do poszczególnych dokumentów i funkcji aplikacji. Osoby niepowołane nie mają możliwości ich przeglądania ani dokonywania jakichkolwiek zmian. Dodatkowo cyfrowy dokument pozostaje w niezmienionej formie bez względu na czynniki środowiska zewnętrznego (nie ulega fizycznemu zniszczeniu). System został zabezpieczony poprzez zastosowanie najbardziej zaawansowanych algorytmów szyfrowania. CONTMAN Archive spełnia też wymagania GIODO odnośnie dostępu i haseł,
- otwartość i elastyczność - system został tak zaprojektowany że jest całkowicie niezależny od platformy systemowej i bazy danych. Wybór tych komponentów zależy od preferencji Klienta. Jego elastyczność polega również na tym że nie posiada żadnych ograniczeń związanych z rodzajem archiwizowanych dokumentów. CONTMAN Archive umożliwia wprowadzanie dokumentów tradycyjnych poprzez ich skanowanie i przetwarzanie, jak i dowolnych dokumentów elektronicznych znajdujących się np. na komputerach użytkowników (pliki Office, pliki tekstowe, dokumenty PDF, poczta elektroniczna, faksy, dokumenty CAD, itp.). Aplikacja automatycznie umieszcza dokumenty w systemie w formie elektronicznej co pozwala zredukować koszty związane z powielaniem dokumentów tradycyjnych. Możliwa jest też całkowita zmiana wyglądu CONTMAN Archive, dzięki czemu może on zostać dostosowany do wymogów korporacyjnych Klientów,
- intuicyjność - dzięki dostępowi do systemu opartemu na przeglądarce internetowej zapewniamy naturalną intuicyjność i komfort pracy,
- pełna integracja - dzięki otwartemu interfejsowi programistycznemu system ma możliwość integracji z dowolnymi systemami klasy ERP, CRM, systemami bankowymi, ubezpieczeniowymi, portalami intranetowymi, czy serwisami informacyjnymi (np. SAP, Oracle, ComArch Egeria, JD Edwards, Siebel, systemy bankowe, ubezpieczeniowe itp.). Jako producent rozwiązania zapewniamy również jego elastyczny rozwój i zwiększanie funkcjonalności w odpowiedzi na pojawiające się wymagania użytkowników.
Dostarczane przez nas zaawansowane i funkcjonalnie rozwiązania systemowe są w pełni dostosowane do polskiego rynku i polskiego Klienta. Mogą być także z powodzeniem adaptowane na rynku europejskim. CONTMAN Archive został zaprojektowany w sposób umożliwiający pracę każdemu użytkownikowi z dowolną wersją językową.
