CONTMAN Workflow jest elastycznym i intuicyjnym narzędziem do usprawniania
i optymalizacji procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.
Wdrożenie CONTMAN Workflow pozwala przedsiębiorstwom na odniesienie realnych korzyści wynikających ze skrócenia czasu obsługi poszczególnych procesów biznesowych poprzez ich optymalizację i automatyzację. Właściwe zamodelowanie procesów biznesowych przedsiębiorstwa przekłada się na skrócenie czasu działania, zwiększenie elastyczności funkcjonowania,
a z ekonomicznego punktu widzenia na wzrost wydajności, konkurencyjności oraz na lepsze wykorzystanie zasobów firmy.
CONTMAN Workflow jest rozwiązaniem autorskim. Pełna kontrola nad produktem oraz jego elastyczność pozwalają dopasować go do indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Dodatkowo system obiegu dokumentów jest w pełni zintegrowany z systemem elektronicznej archiwizacji dokumentów CONTMAN Archive i stanowi jeden z głównych modułów platformy CONTMAN DIRECTOR. Dzięki tej integracji i wspólnemu interfejsowi użytkownika możliwe jest łatwe
i efektywne dotarcie do wszystkich niezbędnych danych.
CONTMAN Workflow skutecznie wspomaga pracę zespołową poprzez automatyzację i śledzenie procesów biznesowych oraz określanie i nadawanie użytkownikom uprawnień dostępu do dokumentów i konkretnych czynności biznesowych.
CONTMAN Workflow pozwala na łatwe konfigurowanie procesów biznesowych, zdarzeń inicjujących kolejne kroki i dokumentów wymaganych na każdym etapie pracy.
Najważniejsze właściwości rozwiązania:
-
automatyczne inicjowanie procesów biznesowych - inicjowanie procesów odbywa się w momencie zapisania dokumentu w elektronicznym archiwum dokumentów (skanowanie, faks, e-mail, import plików, itp.) lub wykonania określonych operacji na dokumentach w archiwum (np. zmiana wartości indeksów opisujących dokument),
- rejestracja i informowanie - CONTMAN Workflow rejestruje status spraw
i informuje o zmianie uczestników procesu,
- uwzględnianie hierarchii firmy - CONTMAN Workflow uwzględnia hierarchię struktury organizacyjnej firmy, poprzez możliwość elastycznego operowania rolami, zależnościami między osobami i uwzględnianiu tych danych
w trakcie realizacji procesu biznesowego,
- możliwości integracji - CONTMAN Workflow umożliwia integrację
z oprogramowanie firm trzecich za pomocą własnych interfejsów programistycznych API lub WebServices. CONTMAN Workflow jest przygotowany do integracji z dowolnymi systemami finansowo-księgowymi
i systemami zintegrowanymi jak SAP, ComArch Egeria, Oracle, JD Edwards, Sage Symfonia, itp.,
- automatyczne przydzielanie zadań i kontrola ich realizacji - CONTMAN Workflow umożliwia automatyczne przydzielanie określonych zadań do właściwych stanowisk pracy we właściwym czasie oraz profesjonalną kontrolę czasu przeznaczonego na wykonanie określonych czynności biznesowych,
- powiadomienia - powiadamianie użytkowników o zadaniach do wykonania
(e-mail, sms, itp.) oraz o zbliżających się terminach wykonania zadań. Informowanie o przekroczonym czasie obsługi sprawy oraz eskalacja powiadomień na wyższe szczeble organizacyjne lub do wyznaczonych osób,
- analiza historii - efektywna i kompletna analiza historii obsługi zlecenia
w konkretnej instancji procesu,
- ścisła integracja z systemem CONTMAN Archive - jedno, spójne środowisko pozwala na szybki i wygodny dostęp zarówno do zadań jak i do dokumentów przechowywanych w archiwum, przez co praca staje się efektywniejsza.
W każdym zdefiniowanym w systemie procesie możliwe jest ponadto:
- wskazanie i określenie dodatkowych zadań do wykonania na każdym etapie realizacji procesu,
- określenie warunków i terminów realizacji poszczególnych zadań,
- wskazanie dodatkowych osób odpowiedzialnych za realizację i zatwierdzenie poszczególnych zadań oraz możliwość określenia alternatywnej ścieżki ich obsługi,
- łatwe realizowanie zastępstw poprzez dynamiczne skierowanie zadań do innych osób,
- możliwość dołączenia na każdym etapie procesu dodatkowych załączników (dokumentów z archiwum),
- możliwość definiowania kroków automatycznych.
Przykłady procesów zautomatyzowanych i zoptymalizowanych przez CONTMAN Workflow w naszych wdrożeniach:
- proces akceptacji i rozliczania faktur przychodzących,
- proces obsługi wniosków i umów w sektorze finansowym (banki, ubezpieczenia),
- proces obsługi wniosków urlopowych,
- proces konstruowania i wewnętrznej akceptacji ofert,
- proces obsługi reklamacji i skarg,
- proces budżetowania dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
- proces powstawania i akceptacji umów,
- proces obsługi wniosków i spraw pracowniczych (intranet).
CONTMAN Workflow pracuje skutecznie w różnych sektorach gospodarki, np. bankowości, ubezpieczeniach, dystrybucji, produkcji. Pozwala na pełne dostosowanie do specyfiki działania organizacji jako całości.
CONTMAN jako producent rozwiązania gwarantuje całkowite wsparcie dla wszystkich wymagań Klientów, dotyczących funkcjonalności systemu i realizacji konkretnych procesów. Posiadamy doświadczone zasoby dedykowane do realizacji zadań o kluczowym znaczeniu dla naszych partnerów i Klientów.
