CONTMAN SAPlink integruje w obrębie aplikacji SAP główne procesy biznesowe przedsiębiorstwa oraz powiązane z tymi procesami dokumenty, raporty i procesy Workflow. Rozszerzona w ten sposób aplikacja SAP w nowoczesny sposób zarządza zarchiwizowanymi dokumentami.

Aplikacja SAP zawiera wiele kluczowych informacji biznesowych, jednak nie wszystkie. Wiele strategicznych danych zawartych w dokumentach papierowych lub plikach PC jest nadal niedostępnych. System CONTMAN DIRECTOR wraz z modułem CONTMAN SAPlink udostępnia wszelkiego typu informacje i ściśle je integruje z aplikacją SAP.

CONTMAN DIRECTOR dostarcza rozległy zestaw funkcji z zakresu elektronicznego przetwarzania, archiwizacji, zarządzania procesami i obiegiem dokumentów.

SAP ArchiveLink jest otwartym interfejsem zdefiniowanym przez SAP, służącym do łączenia aplikacji SAP z zewnętrznymi systemami DMS i Workflow.

Bezpośredni dostęp do informacji

CONTMAN DIRECTOR jest zestawem narzędzi zwiększających produkcyjność pracowników. Dokumenty są skanowane w module CONTMAN Scan lub przechwytywane w formie elektronicznych wydruków z aplikacji, następnie są archiwizowane i udostępniane użytkownikom w module CONTMAN Archive. Po zarchiwizowaniu dokumenty są natychmiast dostępne i przyczyniają się do zwiększonej efektywności decyzji biznesowych i skrócenia czasu ich realizacji.

Zarchiwizowanie dowolnego dokumentu może też zainicjować proces Workflow
w module CONTMAN Workflow. W innej konfiguracji proces Workflow może być uruchamiany ręcznie, a wybrane dokumenty mogą być dołączane do procesu na jego dowolnym etapie.
Użytkownicy aplikacji SAP mają bezpośredni dostęp do dokumentów z poziomu ekranów interfejsu graficznego SAP GUI. Alternatywnie mogą wyszukiwać i wyświetlać dokumenty z poziomu przeglądarki internetowej do systemu CONTMAN DIRECTOR.

Archiwizacja

Skanowane dokumenty oraz przychodzące faksy mogą być archiwizowane
w module CONTMAN Archive na dwa sposoby:

CONTMAN Archive wcześniej, SAP później

Dokument jest archiwizowany w module CONTMAN Archive, a następnie jest umieszczany przez CONTMAN SAPlink w wewnętrznym Workflow aplikacji SAP. CONTMAN SAPlink wysyła aplikacji SAP unikalny identyfikator, który służy do późniejszego odtwarzania dokumentu z archiwum CONTMAN Archive. Użytkownicy systemu SAP mogą później przetwarzać dokument w dowolnych krokach wewnętrznego Workflow aplikacji SAP.

SAP wcześniej, CONTMAN Archive później

Informacje uzyskane z oryginału dokumentu są wprowadzane do aplikacji SAP. Po wprowadzeniu dokumentu do aplikacji SAP jest automatycznie generowana naklejka z kodem kreskowym, zawierającym unikalny identyfikator wprowadzonego dokumentu. Po naklejeniu nalepki dokument może zostać przekazany do dalszej ręcznej obróbki. Po zebraniu wszystkich koniecznych podpisów i pieczątek, może on zostać zeskanowany w aplikacji CONTMAN Scan. Skaner automatycznie odczyta kod kreskowy i na podstawie jego zawartości (unikalnego identyfikatora) zostanie zbudowane połączenie między danymi wprowadzonymi w systemie SAP i dokumentem zwolnionym do archiwum systemu CONTMAN Archive.

Dokumenty wychodzące

Aplikacja SAP generuje dwa typy plików wychodzących: wydruki ELO i wydruki PDF. Wydruki ELO są bardzo dużymi raportami nie zawierają atrybutów graficznych. Wydruki PDF są typowo biznesowymi dokumentami z atrybutami graficznymi (faktury, zamówienia, grafiki itd.). CONTMAN SAPlink obsługuje obydwa typy dokumentów wychodzących i archiwizuje je w module CONTMAN Archive.

Dokumenty PC

Dowolne dokumenty elektroniczne (pliki Office, pliki tekstowe, dokumenty PDF, poczta elektroniczna, faksy, dokumenty CAD, itp.) są archiwizowane
i odtwarzane w dokładnie taki sam sposób jak dokumenty skanowane.

Archiwizacja danych

CONTMAN SAPlink umożliwia archiwizacje danych z aplikacji SAP. Dzięki temu dane w aplikacji SAP zajmują mniej miejsca co przekłada się na szybkość pracy aplikacji SAP. W aplikacji SAP autoryzowani użytkownicy mogą wybrać zakres danych do archiwizacji. CONTMAN SAPlink archiwizuje wybrane dane w systemie CONTMAN Archive. Aplikacja SAP może bezpośrednio odtwarzać dane z archiwum systemu CONTMAN Archive.

Odtwarzanie

Bezpośrednio z interfejsu graficznego systemu SAP (SAP GUI)

Dokumenty mogą być odtwarzane bezpośrednio z SAP GUI. Dokumenty są wyświetlane na ekranie w dowolnej przeglądarce skojarzonej z rozszerzeniem zarchiwizowanego pliku.

Z zastosowaniem przeglądarki internetowej

Zamiast używania przeglądarek skojarzonych z rozszerzeniem pliku, interfejs graficzny SAP GUI może wyświetlać zarchiwizowane dokumenty w przeglądarce internetowej systemu CONTMAN DIRECTOR.

Dzięki zastosowaniu przeglądarki systemu CONTMAN Director możliwe jest używanie adnotacji do dokumentów, zaczernień, podświetleń, notek tekstowych, pieczątek, drukowanie i faksowanie dokumentu, oraz wiele innych.