Skup wierzytelności przeterminowanych i nie przeterminowanych, odbywający się przez dyskontowanie faktur to ogromne wyzwanie dla działów administracji instytucji tym się zajmujących. Zgubienie lub zniszczenie dokumentów może powodować wzrost kosztów jej funkcjonowania, a co za tym idzie tracenie pozycji na rynku. Sprawny i skuteczny system masowego przetwarzania oraz system elektronicznego zarządzania dokumentami jest nieodzownym rozwiązaniem przy tego typu działalności.

Poszukujący wsparcia przy ponad milionowej masie dokumentów lider w branży obrotu wierzytelnościami, podjął współprace z firmą CONTMAN w zakresie dostawy, wdrożenie i utrzymania biznesowego systemu do elektronicznej archiwizacji i udostępniania dokumentów CONTMAN Archive. System zostanie zastosowany jako niezbędny element nowocześnie zarządzanej firmy i pozwoli jej utrzymać swoją pozycje na rynku. Zawarta umowa przewiduje archiwizacje ok. 1,5mln dokumentów rocznie. Przetwarzać i archiwizować będziemy dokumentację sądową oraz korespondencję z wierzycielami i dłużnikami, co znakomicie usprawni obieg informacji w firmie. Każdy uprawniony pracownik będzie miał wgląd do potrzebnego mu dokumentu. System zostanie zintegrowany z wykorzystywanym przez Klienta systemem klasy CRM, a dostęp do obrazów dokumentu możliwy będzie z poziomu interfejsu systemu CRM z wykorzystaniem uprawnień użytkowników tego systemu.

Dokumenty z papierowej postaci będą wprowadzane do systemu poprzez digitalizację  (zeskanowanie) z wykorzystaniem inteligentnego OCR, dzięki czemu z cyfrowego obrazu uzyskamy edytowalny dokument. Zaawansowane technologie rozpoznawania tekstu pozwolą na klasyfikację dokumentu oraz uzupełnianie formatek w systemie zewnętrznym. Po przebyciu całego procesu dokument będzie archiwizowany i przechowywany przez określony czas. Dzięki zintegrowanemu systemowi przetwarzania i zarządzania dokumentami instytucja ma pełną kontrolę nad poszczególnymi procesami biznesowymi. Ale najważniejszym, być może decydującym czynnikiem podpisania umowy jest zminimalizowanie czasu pracy. Oprócz ograniczenia przepisywania ręcznego danych z dokumentów, ograniczone zostanie powielanie na maszynach wielofunkcyjnych. Dotychczas jeden dokument jest kopiowany średnio 11 razy. Od teraz dokument będzie wyświetlany za pomocą przeglądarki internetowej. Dotyczy to całej kadry firmy windykacyjnej, a nie tylko pojedynczych pracowników.

Wartością dodaną wdrożenia systemu CONTMAN Archive, opracowaną na wspólnym security comity będzie także poprawa bezpieczeństwa w firmie. Dokumenty związane z zasadami dyskontowania faktur zawsze zawierają takie informacje, których nasz Klient nie chce ujawniać osobom nieupoważnionym. Dlatego istotną strategicznie funkcjonalnością będzie zabezpieczenie w systemie CONTMAN Archive dokumentów przed nieuprawnionym dostępem.

Mariusz Żórawski

» pokaż aktualności