Systemy DMS (Document Management Systems) zmieniały się na przestrzeni lat. Zmieniały się potrzeby, wymagania biznesowe, otoczenie sprzętowe. Wbrew pozorom ilość dokumentów papierowych w instytucjach wciąż rośnie, zmuszając coraz większą ilość pracowników do ich bezpiecznej archiwizacji. Potrzeba wprowadzania dokumentów przez popularne i proste w obsłudze urządzenia wielofunkcyjne stała się kluczowa dla wielu organizacji.

Mimo, że standardowo większość urządzeń wielofunkcyjnych dostarczana jest
z funkcjami przesyłania dokumentów pocztą elektroniczną, zapisu w katalogach sieci komputerowej lub ftp, to po zeskanowaniu dokumentu przez urządzenie wielofunkcyjne tracona jest kontrola nad dokumentem. Bardzo ważne stało się dostarczenie mechanizmów bezpieczeństwa, efektywnego opisywania dokumentów, celem ich późniejszego łatwego wyszukania, w sposób jak najbardziej uproszczony, dający szansę na ergonomiczną pracę z systemem archiwizacji dokumentów z poziomu kolorowego wyświetlacza ciekłokrystalicznego urządzenia wielofunkcyjnego. Dzięki temu instytucje nie muszą inwestować w stanowiska skanujące, mogą zastosować, często już posiadane, urządzenia wielofunkcyjne, a przetwarzanie dokumentów papierowych na formę elektroniczną staje się podobne do obsługi kserografu. Zminimalizowane w ten sposób są koszty zakupu dodatkowych urządzeń, koszty szkoleń i skrócony czas wdrożenia oraz zwrotu z poniesionych inwestycji (ROI).

Firma Xerox jest światowym liderem w technologi drukowania i dostawcą zaawansowanych urządzeń drukujących, faksujących i skanujących. Urządzenia te są nie tylko perfekcyjnie skonstruowane, wyposażone są też w zaawansowane interfejsy programistyczne (API), umożliwiające integracje z systemami firm trzecich.
Przykładem takiego urządzenia jest Xerox WorkCentre 7425, posiadające prosty interfejs użytkownika, działający na dużym, kolorowym wyświetlaczu ciekłokrystalicznym.

Firma CONTMAN Sp. z o.o. jako producent oprogramowania CONTMAN DIRECTOR nawiązała bliską współpracę z firmą Xerox i wyposażyła urządzenia wielofunkcyjne w interfejs dostępowy do systemu archiwizacji, działający wprost na wyświetlaczach urządzeń. Produkt ten nosi nazwę CONTMAN MFD.

CONTMAN MFD umożliwia:

• połączenie się z systemem CONTMAN DIRECTOR przy użyciu użytkownika wewnętrznego lub zewnętrznego (LDAP, Active Directory),
• wybór klasy dokumentów, która będzie zasilona skanowanym dokumentem,
• zeskanowanie dokumentu,
• opisanie dokumentu słowami kluczowymi (indeksowanie), w celu jego późniejszego sprawnego odszukania,
• przesłanie dokumentu do systemu CONTMAN DIRECTOR.

Moduł CONTMAN MFD jest ściśle zintegrowany z wszystkimi innymi modułami systemu CONTMAN DIRECTOR, dzięki czemu możliwe jest proste wyszukanie
i wyświetlenie przetworzonego dokumentu przez uprawnionych użytkowników, nanoszenie adnotacji na przetworzonym dokumencie, drukowanie, zapis
i wysłanie dokumentu pocztą elektroniczną lub faksem, szczegółowa historia operacji, uruchamianie procesów Workflow i wiele innych.