Firma CONTMAN po raz kolejny udowodniła, że platforma rozwiązań CONTMAN DIRECTOR, służąca do elektronicznej archiwizacji i zarządzania procesami obiegu dokumentów jest rozwiązaniem w pełni skalowanym i doskonale sprawdza się wszędzie tam gdzie istnieje konieczność szybkiego dostępu do dokumentów, również w organizacji o strukturze wielofirmowego holdingu. 

W styczniu 2010 jeden z liderów w swojej branży – holding zajmujący się zarządzaniem nieruchomościami i budownictwem mieszkaniowym zaprosił CONTMAN do udziału w projekcie uporządkowania posiadanego zbioru archiwalnych dokumentów i wdrożenia inowacyjnego systemu do archiwizacji i zarządzania dostępem do nich. Największym problemem, z którym na co dzień borykał się Klient, była konieczność przeglądania dokumentów, umów, raportów kilku firm wchodzących w skład holdingu zlokalizowanych w trzech różnych, geograficznie oddalonych siedzibach. Dla systemu, który wybierał Klient zostały postawione kluczowe wymagania polegające między innymi na tym, że każdy dokument w systemie musiał posiadać unikalną indeksację, która pozwala na nadawanie uprawnień nie tylko na poziomie typów dokumentów, a wręcz konkretnego dokumentu. Dodatkowo w celu automatyzacji procesu indeksowania istniała konieczność zintegrowania systemu z trzema niezależnymi systemami finansowymi. Dodatkowym atutem było posiadanie przez system zintegrowanego modułu odpowiedzialnego za zarządzanie obiegiem dokumentów.

Doskonałym rozwiązaniem okazał się system CONTAMAN DIRECTOR, zintegrowane rozwiązanie autorskie, z pełną kontrolą kodu źródłowego i otwartym interfejsem programistycznym API.

W przedsiębiorstwie Klienta system zostanie zastosowany jako niezbędny element nowocześnie zarządzanej firmy i pozwoli jej utrzymać swoją pozycje na rynku. Zawarta umowa przewiduje archiwizację ok. 500 dokumentów dziennie. Dokumenty będą przetwarzane w trzech lokalizacjach z wykorzystaniem aplikacji CONTMAN Scan. Wszystkie dokumenty po zeskanowaniu i indeksowaniu przesłane zostaną do systemu CONTMAN DIRECTOR zlokalizowanego w data center spółki „matki”. Dostęp do dokumentów uzyskają wszyscy pracownicy spółek wchodzących w skład holdingu. Każdy zeskanowany dokument zostanie opatrzony indeksem, mówiącym o jego przynależności do konkretnej spółki. Rekomendowana konfiguracja pozwoliła na maksymalne wykorzystanie parku technicznego Klienta , dodatkowo opracowana metodologia indeksowania dokumentów pozwala na ich przechowywanie w jednym systemie zlokalizowanym w siedzibie spółki „matki”.

W chwili obecnej, po kilku tygodniach produkcyjnego działania systemu, otrzymaliśmy informację od Klienta, że w obszarach w których zastosowano system, dokumenty nie giną, nie ma konieczności ciągłego ich powielania a czas związany obsługa konkretnych procesów uległ skróceniu o kilkanaście procent. 
 

Zespół CONTMAN

» pokaż aktualności