Aktualności

Efektywne metody sortowania i opisywania dokumentów

03.07.2013, Albert Ziarko

Wystarczy znać kilka podstawowych ułatwień, aby znacząco usprawnić i zautomatyzować skanowanie i sortowanie dokumentów. Wprowadzając kilka usprawnień można diametralnie zmniejszyć, a nawet wyeliminować błędy podczas opisywania dokumentów.

Przygotowanie dokumentów do przetwarzania

Po pierwsze dokumenty muszą zostać „oczyszczone” ze zszywek, spinaczy. Po drugie muszą zostać starannie ułożone względem krawędzi, która będzie pobierana przez skaner. Po trzecie należy dla dokumentów dobrać odpowiedni skaner, czyli taki, który jest w stanie przetworzyć odpowiedni format (A5, A4, A6, itp.) oraz rodzaj dokumentów, przede wszystkim chodzi o ich gramaturę.

Separowanie dokumentów

Najczęściej wykorzystywaną metodą separowania dokumentów jest użycie kodów kreskowych. Mogą one pochodzić z małej drukarki termotransferowej lub być odrywane z wcześniej przygotowanego arkusza z naklejkami.
Kolejną metodą – stosowaną kiedy nie można ingerować w dokument, albo sposób ten jest najbardziej efektywny – to zastosowanie stron separujących. Najczęściej są one kolorowe (w celu rozróżnienia ich rodzaju oraz łatwego odnalezienia wśród stron dokumentu). Nadrukowany kod kreskowy jest duży – łatwy do rozpoznania. Dodatkowo strona separująca jest wyraźnie opisana. Co ciekawe – może i powinna – jest wielokrotnego użytku.
Inną metodą sortowania dokumentów jest przyjęcie stałej liczby stron. Najczęściej jednej (jak w przypadku listów przewozowych) lub innej znanej (jak w przypadku standardowych umów, deklaracji, itp.).
Ostatnia metoda sortowania, którą wymienię, dotyczy dokumentów elektronicznych. W tym przypadku każdy dokument jest po prostu oddzielnym plikiem i posiadać może opis w postaci nazwy pliku lub zawierać informacje w sobie – ale o tym poniżej.

Opisywanie dokumentów

Do najczęściej stosowanych metod opisywania – oraz najbardziej niezawodnych – zalicza się odczyt kodu kreskowego. W jego przypadku (poprzez odpowiednią konfigurację i zastosowanie sum kontrolnych) można praktycznie wykluczyć pomyłkę. Kod taki odczytuje się (99,96%) lub w ogóle się nie odczytuje.
Powyższą metodę można powiązać z zaciąganiem informacji z bazy danych. A więc na podstawie odczytanych informacji z kodu kreskowego można uzupełnić pozostałe dane pobierając je z innych systemów lub baz danych.
Wreszcie „ręczne” opisywanie dokumentu. W takim przypadku należy liczyć się z błędami, które należy zminimalizować poprzez wpisywanie na dwie ręce, weryfikację z systemami, zastosowanie list wyboru czy modułów dedykowanych.

Jeżeli chcielibyście Państwo poznać wyżej wymienione metody sortowania i opisywania dokumentów oraz zobaczyć na konkretnych przykładach jak można taką pracę usprawnić, to zapraszam do oglądnięcia nagrania z mojego webinara.

Artur Pęcak
Dyrektor ds. Wdrożeń i Rozwoju

#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
04.09.2018, Autor: Krzysztof Grześkowiak
Na przeprowadzenie refinementu składa się nie tylko dobre opisanie czy omówienie zadania, ale też sprawne moderowanie spotkania. Po właściwym wprowadzeniu pr...
Czytaj więcej