Case Studies

Elektroniczna dokumentacja pracownicza nadchodzi

25.01.2018, Albert Ziarko

I to jak się okazuje – nadchodzi dużymi krokami, a w niektórych organizacjach elektroniczna dokumentacja pracownicza już całkiem dobrze funkcjonuje.

Od 2019 roku zacznie obowiązywać znacznie skrócony czas przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców. Obecnie dokumenty te muszą być przechowywane przez 50 lat. Od 2019 roku będzie to zaledwie lat 10. Oprócz skróconego czasu przechowywania zacznie obowiązywać jeszcze jedna, naszym zdaniem nawet bardziej znacząca zmiana. Mianowicie dokumentacja pracowniczna będzię mogła być przechowywana wyłącznie w postaci elektronicznej.

Zatem jeżeli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie musiał przechowywać dokumentacji w formie papierowej i odwrotnie – jeżeli wybierze formę papierową, będzie mógł pozostać tylko przy niej. Proponowane zmiany będą automatycznie dotyczyły dokumentacji wszystkich pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Pracodawcy będą jednak mieli możliwość ich rozszerzenia na pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku, pod warunkiem, że również w ich przypadku będą przesyłać do ZUS raporty miesięczne niezbędne do ustalenia wysokości emerytury.

To mniej więcej wszystkie najważniejsze informacje z formalnego punktu widzenia, podane w syntetycznej formie. Więcej znajdziecie Państwo na stronach Ministerstwa Rozwoju lub tych poświęconych tematyce HR. Z biznesowego punktu widzenia pojawiają się jednak dodatkowe, konkretne pytania. Poniżej przytaczam kilka przykładowych wraz z odpowiedziami jakich udzielamy naszym Klientom.

Co zrobić z górą zalegających dokumentów kadrowo – płacowych?
Część z Państwa zapewne przechowuje takie dokumenty w zewnętrznych archiwach, prowadzonych przez wyspecjalizowane firmy, optymalizując dzięki temu koszty na poziomie “analogowym”. Inni, już od jakiegoś czasu, zapewne na fali projektowanych zmian lub po prostu dzięki szerszemu spojrzeniu na kwestie organizacyjne, oprócz przekazania dokumentów papierowych na zewnątrz, decydują się na pełną digitalizację zarówno dokumentacji historycznej jak i bieżącej. W ten sposób osiągają konkretne korzyści biznesowe w całym obszarze zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dla tej części z Państwa projektowane zmiany prawa zaskutkują przede wszystkim krótszym okresem przechowywania dokumentacji i niższymi kosztami w tym wymiarze. Dla pozostałych – otwierają się nowe możliwości związane z digitalizacją i cyfrową formą dokumentacji.

Na czym konkretnie polega digitalizacja dokumentacji pracowniczej?
Zdecydowana większość dokumentów kadrowo-płacowych nie posiada formy elektronicznej na początku swojego cyklu życia. Dokumenty dostarczane są przez pracownika i przez inne źródła zazwyczaj w formie papierowej. To się zapewne jeszcze przez jakiś czas nie zmieni. Digitalizacja dokumentów papierowych polega więc na ich zeskanowaniu, opisaniu odpowiednimi metadanymi (słowami kluczowymi) oraz umieszczeniu w elektronicznym archiwum. Digitalizację (zeskanowanie) dokumentacji historycznej, której jest najwięcej warto powierzyć wyspecjalizowanemu partnerowi, który za pomocą własnej infrastruktury i zasobów ludzkich przeprowadzi cały proces, dostarczając w jego wyniku obrazy i metadane dokumentów. Bieżące skanowanie dokumentacji wpływającej do organizacji można wykonywać samodzielnie, lub w przypadku dużych organizacji, zatrudniających pracowników z dużą częstotliwością, zlecać ją również wyspecjalizowanemu dostawcy.

Gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?
Dokumenty pracowników zawierają dane osobowe, należą do kategorii najbardziej wrażliwych dokumentów znajdujących się w organizacji, wymagają zatem specjalnego potraktowania. W przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej muszą zostać zachowane conajmniej te procedury bezpieczeństwa, które organizacja stosuje do dokumentów papierowych. Conajmniej ponieważ jak pokazuje doświadczenie dokumenty w formie elektronicznej niosą ze sobą całe spektrum możliwości. Pytanie jednak brzmiało, gdzie? Zatem odpowiadamy – w elektronicznym archiwum, czyli w takim miejscu (systemie), który zagwarantuje przede wszystkim doskonałe parametry bezpieczeństwa, zaawansowane możliwości wyszukiwania dokumentów oraz elastyczność na zmieniające się potrzeby organizacji. Zwykły system plików raczej odpada, w połączeniu z uprawnieniami w domenie czy usłudze katalogowej – to również za mało, sama baza danych to też nienajlepszy pomysł. Potrzebne jest profesjonalne, sprawdzone rozwiązanie, które zagwarantuje:
– odpowiedni poziom uprawnień oraz możliwość ich definiowania na szczeblu kategorii dokumentów, metadanych, użytkowników, ich grup oraz ról,
– wyszukiwanie dokumentów w oparciu o metadane (słowa kluczowe) w poszczególnych kategoriach i typach,
– możliwości parametryzacji i konfiguracji z poziomu konsoli administratora lub właściciela biznesowego rozwiązania.

Jak zorganizować elektroniczne archiwum dokumentacji pracowniczej?
Każda “analogowa” teczka osobowa jest obecnie podzielona na 3 części, w każdej z nich znajdują się dokumenty określonego typu. Dokładnie taką strukturę można odzwierciedlić w elektronicznym archiwum dokumentacji pracowniczej. Dodatkowo metadane mogą opisywać dokumenty na poziomie całej części lub pojedynczych dokumentów według ich typu. Struktura powinna być na tyle elastyczna by pozwolić organizacji na wprowadzenie w niej zmian przy zachowaniu parametrów bezpieczeństwa i kontroli dostępu.

Archiwum elektroniczne w organizacji czy jako usługa?
Odpowiedź na to pytanie determinuje przede wszystkim specyfika działalności organizacji. Nasi Klienci równie często przechowują elektroniczne teczki osobowe w wykorzystywanych przez siebie systemach DMS i równie często korzystają z usługi związanej z dostarczeniem elektronicznego archiwum dokumentacji pracowniczej na zewnętrznych zasobach. Kwestie bezpieczeństwa są tak samo ważne, niezależnie od wybranego modelu. Gdy elektroniczne archiwum zostaje udostępnione jako usługa (SaaS – software as a service) kluczowymi kwestiami stają się takie czynniki jak dedykowane środowisko systemowe, dzięki czemu dane są odseparowane od innych Klientów; dedykowane połączenie np. VPN, dzięki czemu rozwiązanie jest dostępne przez przeglądarkę internetową ale nie jest widoczne z poziomu internetu.

Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej znacząco wpłynie na zmiejszenie kosztów po stronie pracodawców. Eksperci i komentatorzy zmian są co do tego zgodni. Znaczącemu skróceniu ulegnie czas potrzebny na dotarcie do dokumentów pracownika – to kolejna niezaprzeczalna korzyść. Następna i zapewne nie ostatnia to ta, że poprawi się jakość dokumentacji, dzięki zdecydowanie rzadszemu wykorzystywaniu papierowych oryginałów.

Na podstawie naszego dotychczasowego doświadczenia, poza odpowiedziami na zaprezentowane powyżej przykładowe pytania możemy powiedzieć dodatkowo, że:

  • Posiadamy sprawdzone rozwiązania do skanowania dokumentów oraz ich elektronicznej archiwizacji. Dzięki ich wykorzystaniu możliwe jest zmniejszenie kosztów obsługi tego rodzaju dokumentów.
  • Nasze rozwiązania dostarczamy zarówno w modelu on-site (u Klienta) jak i SaaS (usługa abonamentowa). Dzięki temu organizacje elastycznie kształtują poziom ROI związany z wprowadzeniem nowych rozwiązań.
  • Co najważniejsze, niezależnie od wybranego modelu – rozwiązanie potrafimy dostarczyć szybko. Dzięki temu koszty wprowadzenia zmiany w sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej są na akceptowalnym przez organizacje poziomie.

Chętnie podzielimy się naszymi doświadczeniami, zaprezentujemy elektroniczne archiwum dokumentacji pracowniczej oraz przedstawimy korzyści biznesowe z wprowadzenia zmian sposobu przechowywania dokumentów w organizacji. Skontaktuj się z nami: info@contman.pl

#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
09.01.2018, Autor: Krzysztof Wiśniewski
Chcielibyśmy zainteresować Państwa rozwiązaniem, dzięki któremu ograniczycie, a nawet całkowicie wyeliminujecie koszty sięgające setek tysięcy złotych i więc...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
19.10.2015, Autor: Albert Ziarko
Dziś poruszę temat trudny i dość skomplikowany. Takie mam wrażenie, bo jak się dobrze zastanowić rzecz dotyczyć mogłaby zarówno gruntu osobistego jak i bizne...
Czytaj więcej