#contmanway

Najważniejszy jest początek

28.04.2015, Albert Ziarko

Prawie zawsze, kiedy planuję rozpoczęcie działania, gdy zastanawiam się, czego będę musiał dokonać i jak sobie ze wszystkim poradzić, nieświadomie stosuję wobec siebie czynnik mobilizujący w postaci wizualizacji szczęśliwego zakończenia. Myślę wówczas, że to co nie jest najlepsze, kiedy trwa – kiedyś się przecież zakończy, a to co jest w danym procesie dobre – po zakończeniu będzie moim sukcesem. Ale… zanim cokolwiek się zakończy – musi się przecież rozpocząć.

Zarówno w biznesie jak i w prywatnym życiu, wszystko co dzieje się na początku danego procesu w znaczący sposób wpływa na dalszy przebieg zdarzeń. Gdy myślę o tym z perspektywy własnego doświadczenia, nie potrafię wskazać odstępstw od tej zasady. Im dokładniej poznamy cel biznesowy realizowanego projektu, im lepiej zrozumiemy potrzeby i wymagania naszych klientów, im rzetelniej zrealizujemy analizę przedwdrożeniową, tym bardziej zwiększamy swoje szanse na odniesienie sukcesu. Truizm, wiadomo. Dlaczego zatem tak często zapominamy o tej elementarnej zasadzie, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy danego rozwiązania?

Posłużyłem się metaforą końca i początku, dlatego że doświadczam wielu sytuacji, wielu projektów, w których zmiany, usprawnienia czy optymalizacje są realizowane od końca. Rzeczywiście często jest tak, że to jedyne rozsądne wyjście, że inaczej nie można. Nie można, ponieważ organizacja u swoich podstaw okrzepła na tyle, że jakiekolwiek działanie na tym poziomie wywoła skutki, których znaczenia nie sposób w pełni przewidzieć. Aby minimalizować ryzyko destabilizacji procesów, zaczynamy więc pracę od końca, a w miarę  jej postępu oddziałujemy na coraz to więcej departamentów, napotykając coraz większy opór materii.

Bywa też tak, że wcale nie osiągamy celu, który ambitnie zakładaliśmy na początku. Zatrzymujemy się w miejscu, w którym uznajemy, że zrealizowana zmiana jest zadowalająca. Oczywiście nie w 100%, ale jej w pozytywny wpływ na działalność całej organizacji jest zauważalny. Nie waloryzuję, nie oceniam. Taki stan rzeczy nie jest zjawiskiem obligatoryjnie niekorzystnym dla każdej organizacji. Każdy przypadek jest przecież inny.

Lubię myśleć, że dobry dostawca – nieważne czy dostawca rozwiązań IT, czy fachowiec w innej dziedzinie – nigdy nie wykona zlecenia bez odrobiny kreatywności. Nie chodzi tu o pseudokreatywność, która zostaje objawiona klientowi na końcu zlecenia z informacją: Inaczej się nie dało, ale tak jest nawet lepiej. Będzie pan zadowolony. Mam na myśli kreatywność, która pojawia się już podczas pierwszego spotkania z klientem i która jest przez niego całkowicie akceptowana. To ta właściwie rozumiana kreatywność sprawia, że pytamy naszych klientów nie tylko o cel biznesowy, ale także o to, co dzieje się na poszczególnych etapach procesu. Jak realizowane są poszczególne czynności, jaką infrastrukturą dysponują użytkownicy, wreszcie – jak wyglądają dokumenty.

Jakiś czas temu realizowaliśmy projekt, który zmieniał początek procesu. Dotąd dokumenty, na podstawie których nasz klient dostarczał swoje produkty odbiorcom, były zbierane z kilkunastu oddziałów w Polsce. Przewożono je do centrali, gdzie następowała digitalizacja i zapisanie w elektronicznym repozytorium. Proces od podjęcia przez odbiorcę decyzji o zakupie usługi do jej uruchomienia trwał średnio około 3 dni.  Czas realizacji był akceptowany, nikt nie narzekał – ani klient, ani jego odbiorcy. Organizacja działała tak od wielu lat i można powiedzieć, że działała sprawnie. Skrócenie czasu procesu nie było więc głównym celem biznesowym projektu. Może więc jego unowocześnienie? Przekazanie większych możliwości decyzyjnych do oddziałów? Odciążenie centrali? Reorganizacja? Tak, ale te cele zostały zrealizowane przy okazji. Podstawowym wyzwaniem projektu, do czego wkrótce doszliśmy, okazało się zmniejszenie liczby przesyłek kurierskich transferowanych pomiędzy oddziałami a centralą. Do tej pory kurierzy z każdej lokalizacji wyjeżdżali codziennie. Po uruchomieniu projektu wystarczył kurs raz w tygodniu. Łatwo policzyć, jakie oszczędności zostały wygenerowane, prawda?

W organizacjach na zmiany czekają czasami oczywiste procesy biznesowe o niewielkim stopniu zaawansowania. Procesy, które pozostają niezauważone, ponieważ na pozór nie sprawiają problemów. Dzięki otrzymanym informacjom kreatywny dostawca wcześniej czy później zwróci uwagę na początek procesu biznesowego. Szczególnie wtedy, gdy zdobędzie przekonanie, że wdrożenie zmian w innym obszarze nie przyniesie oczekiwanej przez klienta wartości. Wierzę, że w CONTMAN mamy wszystko, by być postrzeganymi w taki właśnie sposób.

#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
04.09.2018, Autor: Krzysztof Grześkowiak
Na przeprowadzenie refinementu składa się nie tylko dobre opisanie czy omówienie zadania, ale też sprawne moderowanie spotkania. Po właściwym wprowadzeniu pr...
Czytaj więcej