#contmanway

W pogoni za paperless…

31.03.2015, Albert Ziarko

Chasing Amy. Lubię ten film. Pomimo tego, że to przykład kina, które budzi kontrowersje, często konfrontuje widza z niekomfortowymi sytuacjami i wymaga sporej dawki tolerancji. Nie będę streszczał fabuły filmu. Co więcej, nie będę też zachęcał, by po niego sięgnąć.  Przywołałem ten tytuł, ponieważ zawsze inspirował mnie jego polski przekład – W pogoni za Amy.

Kojarzył mi się z drogą, przygodą, zdobywaniem wiedzy, poznawaniem świata i wszystkim tym, co inspiruje i zachęca do działania. Nigdy nie odbierałem go (tytułu, nie samego filmu) inaczej i dziś, gdy analizuję i rozpoznaję nowe zagadnienie czy sprawę – w obszarze osobistym lub biznesowym – lubię myśleć o tym właśnie, jak o pogoni. Nie chodzi o dynamikę. To raczej kwestia uporu, ambicji, nieustannego poszukiwania. Pogoń ma pewną szczególną rangę.

Zawodowo od kilkunastu lat jestem w pogoni za najlepszym rozpoznaniem celów biznesowych klientów, za świetną aplikacją, za doskonałym systemem. Dopiero niedawno zacząłem poważniej zastanawiać się nad celem tych dążeń, nad ich oczekiwanym rezultatem i w naturalny sposób przyszło mi na myśl zjawisko paperless.

W CONTMAN wytwarzamy oprogramowanie, a następnie wdrażamy je u naszych klientów. Zazwyczaj nie są to standardowe wdrożenia, każde jest unikalne, każde realizuje specyficzny cel biznesowy i każde związane jest z mniejszymi albo większymi modyfikacjami czegoś, co można nazwać bazową wersją oprogramowania. Tak to wygląda obecnie. Kiedyś było nieco inaczej…

Organizacje po raz pierwszy w historii swojego istnienia potrzebowały wsparcia dla procesów biznesowych. Najczęściej wykonywaliśmy proste modyfikacje, realizowaliśmy szybkie wdrożenia, a na rozbudowę funkcjonalności przychodził czas potem. Z tej perspektywy tym ciekawsza wydaje mi się sytuacja, w której znalazłem się kilka lat temu. Myślę, że od tego wiele się zaczęło.

Duża instytucja finansowa. Spotkanie z osobą odpowiedzialną za proces rejestracji dokumentów, ich dystrybucję do poszczególnych procesów biznesowych oraz – a może przede wszystkim – za jakość danych, które trafiają do systemów core’owych. W spotkaniu biorą również udział kluczowi użytkownicy. Rozmawiamy o ergonomii aplikacji, o funkcjach, które mogłyby ułatwić użytkownikom rejestrację dokumentów oraz skróciłyby czas dostarczania ich do procesów. Jako dostawca czujemy się mocni, jesteśmy autorami oprogramowania, czyli – pisząc lekko zuchwale – możemy zrobić wszystko.

Ze strony użytkowników padają propozycje: Aplikacja, w zależności od kategorii dokumentu, który wyświetla, powinna wyświetlać go na piątej, trzeciej czy siódmej stronie i powiększać obszar lewego dolnego narożnika lub prawego górnego. W tych miejscach w dokumentach w określonych procesach znajdują się kluczowe informacje, takie jak podpis klienta, ręczna notatka etc. Dodatkowo, do każdej funkcji aplikacji chcemy mieć skróty klawiszowe. Do każdej. Chcemy również, by dokumenty były automatycznie kategoryzowane i chcemy też odczytywać z nich znacznie więcej informacji niż do tej pory...

Pomysłów pojawia się znacznie więcej. Realizacją wszystkich jesteśmy – rzecz jasna – zainteresowani, przecież jesteśmy dostawcą. W końcu jednak nie wytrzymuję. Pytam klienta, czy moglibyśmy zobaczyć realizowany przez niego proces na żywym organizmie i proszę, by zaprowadził nas do zespołu, który rejestruje i przetwarza dokumenty. Strzał w dziesiątkę!

Szybko okazuje się, że wszystko o czym rozmawialiśmy chwilę wcześniej, ma oczywiście sens, ale nie wszystko jest absolutnie konieczne. Dowiadujemy się, że prawdziwym problemem jest długi czas oczekiwania na pełną rejestrację dokumentów oraz fakt że są one dystrybuowane nie tylko w formie elektronicznej, ale – dla bezpieczeństwa – często również w oryginale, a w wielu miejscach organizacji robione są także ich kopie. Kluczową kwestią okazuje się też sposób pracy zespołu klienta. Liczy się szybkość, liczba obsłużonych, zarejestrowanych spraw przez daną osobę w danym dniu. Nie chcę waloryzować takiego trybu pracy użytkowników, jednak bez rzetelnego podejścia do sprawdzania poprawności wprowadzanych informacji oraz mechanizmów to ułatwiających taki system po prostu zawodzi.

Nie zmieniliśmy trybu pracy zespołu klienta. Nie zrealizowaliśmy też wszystkich funkcjonalności, które zostały wskazane podczas pamiętnego spotkania. Dostarczyliśmy jednak te z nich, które dawały największą wartość biznesową w procesie przetwarzania dokumentów. Szybsza i wygodniejsza praca zespołu sprawiła, że przestano dystrybuować dokumenty w formie materialnej. Od razu po digitalizacji były przekazywane do fizycznej archiwizacji. Wkrótce okazało się też, że lepsza jakość danych pozwala na dokładne wyszukiwanie dokumentów, a kopie i wydruki nie są już potrzebne – przynajmniej nie w takim wymiarze, jak wcześniej. Dziś myślę, że tak właśnie zaczęło się paperless. Na początku nie było ono celem samym w sobie.

Efektywne wykorzystanie zasobów i optymalizacja realizacji kluczowych czynności na początku drogi dokumentu mają znaczenie, które trudno przecenić. Podczas mojej pogoni za paperless wielokrotnie uzyskuję potwierdzenie tej tezy. Obserwując rynek, myślę, że uważne przyjrzenie się początkowi procesu biznesowego będzie, o ile jeszcze nie jest, jednym z najważniejszych trendów w obszarze zarządzania sprawami i dokumentami w organizacjach. Potraktujcie to zdanie jako nieśmiałą zapowiedź następnego artykułu.

Do zobaczenia na #contmanway

Albert Ziarko
Dyrektor ds. Sprzedaży

#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
04.09.2018, Autor: Krzysztof Grześkowiak
Na przeprowadzenie refinementu składa się nie tylko dobre opisanie czy omówienie zadania, ale też sprawne moderowanie spotkania. Po właściwym wprowadzeniu pr...
Czytaj więcej