#contmanway

Wielbłąd pomaga wybrać

28.04.2015, Krzysztof Wiśniewski

Kilka tygodni temu przeczytałem bardzo ciekawy artykuł. Autor opisał różnice między “dwoma światami” rozwiązań ECM (enterprise content management). Do ich zilustrowania wykorzystał wykres, który przypomina dwa garby wielbłąda.

Garb z lewej strony reprezentuje systemy kompleksowe i niewielką ilość transakcji o wysokiej wartości realizowanych przy pomocy tych narzędzi. Przykładem takich rozwiązań mogą być systemy pracy grupowej – SharePoint lub Alfresco. W przypadku tych platform chodzi o organizację współpracy kilku do kilkudziesięciu pracowników realizujących jeden lub kilka projektów równocześnie. Projekty te mogą mieć olbrzymie budżety, sięgające nawet milionów złotych.

Drugi garb – ten z prawej strony – reprezentuje olbrzymie ilości transakcji, które opiewają na mniejsze kwoty (od kilku do kilkudziesięciu złotych). Tu przykładem może być obsługa umów i abonamentów. Rozwiązania wykorzystywane w tym obszarze, to: CONTMAN Director, ECM Documentum, IBM Content Manager czy Oracle Enterprise Content Management.

Pierwszy przypadek (lewy garb) dotyczy najczęściej biznesów prowadzonych w modelu B2B, drugi (prawy garb) – B2C.

Jeżeli mamy do przewiezienia 16 ton piasku, z pewnością wybierzemy transport wywrotką, nie zaś samochodem osobowym. Ten ostatni będzie dobrym rozwiązaniem, aby szybko i wygodnie przemieścić się z jednego miasta do drugiego.  Zdając sobie sprawę z różnic w sposobie pracy (grupowej albo transakcyjnej) oraz ilości dokumentów i transakcji (niewielkich dla pierwszego garbu, olbrzymich dla drugiego) powinniśmy świadomie wybrać rozwiązanie ECM najbardziej adekwatne dla naszego biznesu.

Nasz model współpracy z klientami to relacja B2B (lewy garb wielbłąda). W prowadzenie projektu zaangażowanych jest kilka osób. Każdy projekt oraz jego otoczenie jest inne. W naszej pracy kierujemy się głównie metodologią, a nie sztywnymi procedurami. W codziennej pracy wykorzystujemy więc kilka systemów, które stanowią zintegrowane rozwiązanie pomagające rozwijać nasze produkty, ich sprzedaż i opiekę serwisową. Do wspólnego opracowywania dokumentów oraz prowadzenia projektów wykorzystujemy MS SharePoint, MS Project oraz MS Office 365. Korzystamy także z kilku innych rozwiązań (np. JIRA, HipChat) dedykowanych rozwijaniu oprogramowania i świadczeniu wsparcia. Jak widać, cechą wspólną systemów wykorzystywanych w CONTMAN jest ukierunkowanie na pracę grupową.

Sytuacja wygląda odmiennie w przypadku biznesów naszych klientów, którzy działają w modelu B2C (prawy garb wielbłąda). Wybrane przez nich rozwiązania CONTMAN pozwalają przetwarzać olbrzymie ilości transakcji, takich jak: skanowanie lub importowanie dokumentów, rozpoznawanie ich typu, wymiana informacji, a w końcu elektroniczna archiwizacja. Dzięki tym narzędziom możliwe jest zapanowanie nad przepływem (workflow) tysięcy, a czasem milionów dokumentów miesięcznie i udostępnianie ich często tysiącom użytkowników.

Czasem wybór narzędzia ze względu na model biznesowy nie jest tak oczywisty, jak sytuacja przedstawiona na wykresie.  Może się okazać, że w naszym przypadku nie ma idealnego systemu i potrzebne jest wykorzystanie dwóch: jednego do pracy grupowej, drugiego do obsługi przepływu dokumentów i transakcji. Według badań przeprowadzonych w Stanach Zjednoczonych w tamtejszych firmach często obecnych jest 6 i więcej rozwiązań. Dobra wiadomość jest taka, że w naszych warunkach dla wsparcia procesów wystarczy stosować jedno lub maksymalnie dwa.

Krzysztof Wiśniewski 
CEO

* Rysunek pochodzi z książki Dealing With Darwin – Geoffrey Moore.

#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
04.09.2018, Autor: Krzysztof Grześkowiak
Na przeprowadzenie refinementu składa się nie tylko dobre opisanie czy omówienie zadania, ale też sprawne moderowanie spotkania. Po właściwym wprowadzeniu pr...
Czytaj więcej