Poradniki

Porządek też jest ważny

19.10.2015, Albert Ziarko

Dziś poruszę temat trudny i dość skomplikowany. Takie mam wrażenie, bo jak się dobrze zastanowić rzecz dotyczyć mogłaby zarówno gruntu osobistego jak i biznesowego. Być może gdybym zajmował się sprzedażą ubezpieczeń byłoby mi łatwiej wypowiedzieć wszystko w taki sposób by mówić wyłącznie o wartościach i nie koncentrować się na sednie sprawy, czyli problemie, o którego rozwiązanie przecież chodzi. Niestety, zajmuję się sprzedażą rozwiązań informatycznych, dlatego zanim przejdę to tych poważniejszych spraw pozwolę sobie na krótki rys sytuacyjny.

Wiele lat temu, praktycznie od początku naszej zawodowej drogi związanej z dostarczaniem rozwiązań do zarządzania dokumentami w organizacjach, gdy rozpoczynaliśmy realizację projektu to rozwiązanie informatyczne zmieniało lub zastępowało dotychczasową, analogową rzeczywistość. Z technologicznego punktu widzenia można wręcz powiedzieć, że zastawaliśmy daną organizację zasypaną kopertami, faksami, segregatorami i kartonami, po sobie zostawialiśmy zaś puste biurka i dokumenty wyłącznie w elektronicznej postaci. Wiem, to dość duże uproszczenie, jestem jednak przekonany, że do dziś wielu z nas spotyka się właśnie z takim przedstawianiem rzeczywistości przez dostawców rozwiązań klasy DMS. Biurka uginające się pod tonami papieru versus uśmiechnięte twarze pracowników wpatrujących się w ekran komputera. Sam często wykorzystuję słynne zdjęcie znanego polityka, które onegdaj zostało zamieszczone w jednym z tygodników: LINK. Dla mnie to jednak wyłącznie dobra anegdota.
Jak jest dziś? Oprócz tego, że sytuacje o których wspominałem powyżej nadal się zdarzają, to są zdecydowanie w mniejszości, pretendując zazwyczaj do miana ewenementu w poszczególnych branżach, sektorach gospodarki, czy prościej – wśród organizacji, które noszą miano nowoczesnych i rozwiniętych. W takim przypadku dla dostawcy jest to zazwyczaj dziewiczy teren, który nie tak dawno byłby czymś upragnionym, dziś jednak stanowi nie lada wyzwanie. O tym dlaczego tak jest postaram się opowiedzieć innym razem. Obecnie mamy do czynienia z całkiem innym zjawiskiem. Organizacje posiadają wiele rozwiązań informatycznych, których obszary oddziaływania nierzadko się zazębiają lub pokrywają. Firmy rosną przecież nie tylko organicznie, a w dobie fuzji i przejęć powiększają nie tylko swoje udziały w rynku, ale również stan posiadania. Szybko okazuje się, że organizacja wykorzystuje wiele rozwiązań, które w zasadzie wykonują podobną pracę, służą podobym celom i w zasadzie to powinno się je ze sobą zintegrować lub wybrać jedno, które stanie się rozwiązaniem wiodącym.
To o czym wspominam to tylko jedna ze stron medalu i niestety jest to tego rodzaju medal, że posiada zdecydowanie więcej stron niż przysłowiowe dwie. Oprócz tego, że niektóre dojrzałe organizacje posiadają i wykorzystują jednocześnie wiele komplementarnych rozwiązań, należy zwrócić uwagę również na ich kondycję. Rozwiązań oczywiście, nie samych organizacji.
Specyfika tych obszarów biznesu, w których funkcjonują systemy klasy DMS czy workflow polega na tym, że zazwyczaj są to obszary tzw. back office lub wsparcia podstawowej działalności operacyjnej. Dla niektórych organizacji nie są to obszary absolutnie krytyczne dla zapewnienia ciągłości działania, nie należą więc do najbardziej doinwestowanych zarówno z punktu widzenia wydatków na ich rozwój, czy zaangażowania własnych zasobów. W takim wypadku w miarę upływu czasu dostarczone rozwiązania nie tylko ulegają przysłowiowemu “wygrzaniu”, co samo w sobie jest przecież czymś bardzo pozytywym, ale jednocześnie wraz z tym powoli tracą spójność ze zmieniającą się przecież permanentnie rzeczywistością biznesu. Mógłbym w tym momencie rozpocząć opis potencjalnych zagrożeń związanych z opisaną sytuacją, jestem jednak przekonany, że są one nader oczywiste, dlatego skupię się nad tym co zrobić by im zapobiec.
Co więc uczynić by posiadać rozwiązanie aktualne, uporządkowane, działające bez zarzutu? Proszę wykupić polisę. Żartuję oczywiście. W zupełności wystarczy, że poza zwyczajowym maintenance’m w zakresie obsługi błędów czy awarii zajmiemy się też obserwowaniem własnej organizacji na styku z wykorzystywanymi rozwiązaniami oraz rynku tychże rozwiązań, by być na bieżąco z kierunkiem ich rozwoju, a co za tym idzie trendem wyznaczanym przez wykorzystujące je organizacje. Działania te nie oznaczają w prostej linii wydatków związanych z rozwojem czy dostosowaniem rozwiązań.
Dziś wielu producentów (łącznie z CONTMAN) implementuje określone funkcjonalności w ramach głównego procesu produkcyjnego, udostępniając je następnie w kolejnych wersjach swoich produktów. W tym aspekcie, warto przeprowadzać cykliczne spotkania z obecnym dostawcą, dzielić się z nim pomysłami i słuchać opowieści o jego doświadczeniach, przekazywać mu swoje oczekiwania i oceniać przedstawiane pomysły ich spełnienia. Jednocześnie warto też mieć szerszą perspektywę. Jej zdobycie nie jest dziś czymś bardzo skomplikowanym, wymagającym rynkowych podchodów. Wystarczy raz na jakiś czas wziąć udział w branżowej konferencji czy webinarium. Sam często spotykam na takich wydarzeniach naszych Klientów i wielokrotnie słyszałem z ich strony, że nie szukają na nich nowego dostawcy, poszukują zaś inspiracji i potwierdzenia, że zarówno obecny dostawca jak i ich organizacja podążają w tym samy kierunku co rynek.
Oczywiście samo bywanie i spotykanie się to nie wszystko. Na podstawie bieżących obserwacji i posiadanego doświadczenia mogę zarekomendować przynajmniej 3 konkretne działania, mając oczywiście świadomość, że to nie wyczerpuje tematu.
Po pierwsze dbanie o jakość danych poprzez dokonywanie cyklicznego przeglądu ich poprawności oraz wyszukiwanie i optymalizowanie tych miejsc w procesach biznesowych, które mają dla jakości danych znaczenie kluczowe.
Po drugie dbanie o ilość danych, czy mówiąc kolokwialnie, przeprowadzanie cyklicznych porządków w archiwum, których celem jest co najmniej zapewnienie deduplikacji oraz odpowiedniej retencji danych.
Wreszcie po trzecie, działanie którego sens wyraża się w stwierdzeniu: “wdrażaj system przynajmniej raz na trzy lata”. Mam w tym wypadku na myśli przede wszystkim dokładne przyjrzenie się wykorzystywanemu środowisku i przeprowadzenie co najmniej audytu analitycznego z udziałem dostawcy. To czy działanie to spowoduje otwarcie projektu, czy zostanie zrealizowane w ramach dajmy na to warsztatów pozostawiam do zdecydowania poszczególnym organizacjom. Na podstawie moich obecnych doświadczeń mogę powiedzieć, że jest to działanie najbardziej skuteczne. Angażuje owszem dostawcę, ale dzięki temu poprzez wykonany profesjonalny audyt pozwala na doprowadzenie do podjęcia określonych działań, nawet wtedy gdy punkty pierwszy i drugi nie były dotąd w organizacji realizowane.
Należą się Państwu wyjaśnienia dlaczego temat tego artykułu uznałem za skomplikowany. Gdy teraz o tym myślę, to uważam, że to prawdopodobnie wyłącznie wynik mojego zbyt kompromisowego podejścia do spraw porządku czy jego braku w ogóle. Przecież wszyscy (statystycznie rzecz biorąc oczywiście) mamy mniejszy lub większy “porządek” w naszych skrzynkach e-mail, nad którym tylko my panujemy i dla każdej innej osoby byłby on prawdopodobnie całkowicie bezużyteczny. Tak, tylko że rozwiązania, o których dziś napisałem mają stanowić wartość dla każdego użytkownika oddzielnie. W tym cały szkopuł i skomplikowanie.
Pomysł na ten tekst powstał gdy podczas spotkania które było swoistym rozpoczęciem procesu audytu obecnego stanu rzeczy usłyszeliśmy od naszego Klienta, że nie wierzy on w to by w systemie e-archiwum znajdowały się prawdziwe dane. Doskonałym tłem do tego co wówczas poczułem będzie ten utwór: LINK.  Przez moment do głowy przychodziło mi tylko jedno zdanie: “Chcę ci powiedzieć że te płyty znam | Więc nie jesteś sam”.
#contmanway
Więcej w kategorii >
23.05.2018, Autor: Magdalena Tuchowska
Zmiana pracy to jedno z bardziej stresujących wydarzeń w naszym życiu. Przejście przez pierwsze trzy miesiące w nowej firmie bez opieki przewodnika jest jak ...
Czytaj więcej
Aktualności
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Case Studies
Więcej w kategorii >
31.07.2018, Autor: Piotr Szpakowski
W ostatnich dniach w sieci pojawiło się kilka wpisów m. in na portalu forsal.pl czy też cashless.pl przypominających o planowanym na październik przejęciu cz...
Czytaj więcej
Po godzinach
Więcej w kategorii >
13.09.2016, Autor: Dawid Tomaszewski
Ansel Adams kiedyś powiedział: „prawdziwa fotografia nie musi być wyjaśniana, ani nie może być zawarta w słowach”. Każdy z nas widział zdjęcie, na które pier...
Czytaj więcej
04.09.2018, Autor: Krzysztof Grześkowiak
Na przeprowadzenie refinementu składa się nie tylko dobre opisanie czy omówienie zadania, ale też sprawne moderowanie spotkania. Po właściwym wprowadzeniu pr...
Czytaj więcej