Elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie

CONTMAN WORKFLOW

Skuteczna optymalizacja procesów biznesowych coraz częściej opiera się na wykorzystaniu systemów Workflow. Rozwiązania te zostały stworzone z myślą o efektywnym zarządzaniu procesami i sprawnej organizacji pracy. CONTMAN Workflow to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na zoptymalizowanie pracy przedsiębiorstwa.

System / program Workflow

Stosowany w przedsiębiorstwach program Workflow stanowi swego rodzaju sposób na organizację pracy w firmie. W dużym skrócie polega na rozdzielaniu zadań pracownikom, kierując się określonymi wytycznymi. Z perspektywy pracownika jest otrzymywaniem konkretnych zadań do wykonania. W szerszym znaczeniu oznacza sposób, w jaki przepływają informacje pomiędzy poszczególnymi obiektami (na przykład działami firmy). W przypadku procesów, które opierają się na pracy z komputerem, oznacza to także automatyzację procesów biznesowych, podczas których niezbędne informacje, dokumenty i zadania do wykonania są w sposób automatyczny przekazywane pomiędzy pracownikami i co najważniejsze, w formie elektronicznej. Przepływ danych odbywa się według ściśle ustalonych procedur. Nieodłączną częścią systemu Workflow jest oprogramowanie, które wspomaga pracę przedsiębiorstwa. To dzięki niemu elektroniczny obieg dokumentów w firmie odbywa się w sposób usystematyzowany.

Optymalizacja procesów biznesowych

Do najważniejszych zalet proponowanego rozwiązania należą między innymi:

  • możliwość podzielania procesów na poszczególne zadania oraz przypisanie ich osobom odpowiedzialnym,
  • możliwość kontrolowania stanu realizacji zadań oraz czasu ich wykonywania,
  • zapisywanie informacji na temat czasu wykonania operacji i osoby odpowiedzialnej,
  • przydatność w ocenie metod stosowanych do wykonania zadań,
  • możliwość informowania o dokonanych zmian w procesie.

System daje możliwość definiowania kroków automatycznych, dzięki czemu realizacja procesów przebiega szybko i płynnie. Omawiana optymalizacja procesów biznesowych zapewnia kontrolę nad zachodzącymi działaniami - ich terminowością oraz efektywnością, co przekłada się na zwiększenie efektywności całej firmy. Możliwa jest modyfikacja planu działania i dopasowanie go do rzeczywistego stanu wykonanych prac. System Workflow to także korzyści dla pracowników, którzy otrzymują konkretne zadania do wykonania. Ich czynności są uporządkowane, a forma zlecania zadań może być źródłem zwiększonej motywacji, ze względu na przekonanie o byciu istotnym ogniwem łańcucha. Łatwiej będzie także docenić terminowych pracowników lub znaleźć źródło opóźnień.

Dzięki wykorzystaniu CONTMAN Workflow organizacje realizują więcej spraw w krótszym czasie oraz osiągają oszczędności związane z optymalizacją ścieżki obiegu dokumentów.

  • CONTMAN Workflow pozwala na zarządzanie procesami biznesowymi i sprawami w organizacji poprzez definiowanie i rozliczanie ścieżek akceptacyjnych. Dzięki temu żadne sprawy i dokumenty nie zostają zagubione i są realizowane w zakładanych terminach. To z kolei przekłada się wprost na oszczędności.
  • Dzięki wykorzystaniu sprawdzonej notacji opisu procesów biznesowych możliwe jest zdefiniowane mapy dowolnego z nich. CONTMAN Workflow doskonale sprawdza się jako aplikacja wspierająca procedury biznesowe minimalizując ich koszty. Gdy staje się rozwiązaniem klasy front-end w kluczowych procesach biznesowych organizacji, ma bezpośredni wpływ na zwiększenie efektywności i przychodów.
  • Dzięki pełnej kontroli nad modułem możliwe jest dopasowanie go do indywidualnych potrzeb.

Dodatkowym atutem jest możliwość zintegrowania systemu wraz z oprogramowaniem firm trzecich, co usprawnia wzajemną komunikację i obieg wspólnej dokumentacji. Decydując się na wdrożenie systemu zarządzania, należy pamiętać, że przedsiębiorstwo cały czas się rozwija i z czasem, nawet najlepiej zoptymalizowany proces, będzie wymagał poprawek i modyfikacji. CONTMAN Workflow daje możliwość prostego i szybkiego usprawniania dotychczasowo działającego systemu.

Zarządzanie obiegiem dokumentów

W związku z koniecznością przetwarzania danych w formie cyfrowej, zarządzanie obiegiem dokumentów powinno być wspomagane przez inne procesy, takie jak elektroniczna archiwizacja oraz podpisy biometryczne. Proponowane przez nas rozwiązania są kompatybilne z Workflow, dzięki czemu możliwe jest zbudowanie dobrze prosperującej bazy dokumentów połączonej z systemem zarządzania. Digitalizacja danych ułatwi pracę zarówno małym, jak i dużym przedsiębiorstwom, których poszczególne działy znajdują się nierzadko w kilku miastach, czy na kilka kontynentach. Przydatny stanie się elektroniczny podpis biometryczny, bezpośrednio związany z wybranym dokumentem, którego prawdopodobieństwo sfałszowania jest bliskie zeru, dzięki zastosowaniu wieloparametrowej analizy sygnatury. Dzięki digitalizacji danych obieg wszystkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do realizacji konkretnego zadania będzie ułatwiony, a dzięki możliwości zaawansowanej klasyfikacji wprowadzanej dokumentacji, jej wyszukiwanie będzie znacznie łatwiejsze. Mówiąc o danych w formie cyfrowej, należy pamiętać także o ich bezpieczeństwie, które zostaje zapewnione poprzez szczegółową politykę bezpieczeństwa firmy oraz indywidualne, chronione hasłem konta pracowników pracujących z systemem Workflow.

Najlepszy system BPM/ECM

CONTMAN Workflow stanowi połączenie kilku skutecznych systemów zarządzania, między innymi BPM (Business Process Management) oraz ECM (Enterprise Content Management). Połączenie zarządzania treściami i procesami umożliwia otrzymanie sprawnego systemu, umożliwiającego efektywną pracę, w przystępnym dla użytkowników środowisku. Najczęściej jako pierwsze z zakresu BPM wprowadzane są takie działania jak akceptacja faktur, obieg bieżącej korespondencji, rozliczenia czy windykacja. Szybkość działania podstawowymi dokumentami w firmie determinuje szybkość kolejnych procesów. Zarówno system ECM, jak i BPM powinny zostać dopasowane do istniejącej infrastruktury firmy. Przedwdrożeniowa analiza przedsiębiorstwa pod kątem późniejszego wprowadzenia Workflow pozwala na znalezienie najlepszego i przydatnego rozwiązania.

Zautomatyzowany, elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie procesami w firmie wpływają znacząco na szybkość i efektywność realizowania poszczególnych zadań. Decydując się na CONTMAN Workflow, otrzymają Państwo kompleksową usługę dopasowaną do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, mogącą ulegać potrzebnym modyfikacjom oraz będącą podstawą sprawnego prosperowania firmy.

Jeżeli chcielibyście Państwo dowiedzieć się jak 7x przyśpieszyć pracę, zautomatyzować procesy obiegu spraw i dokumentów, obniżyć koszty, to prosimy o wpisanie w poniższym formularzu adresu e-mail lub numeru telefonu. Dodatkowo prześlemy materiał z opisem przykładowych wdrożeń oraz krótką prezentację.



Dane wykorzystamy wyłącznie do kontaktu w tym temacie.

 

Contman Workflow

 

Najważniejsze korzyści

  • automatyzacja procesów biznesowych poprzez automatyczne przydzielanie zadań i inicjowanie procesów
  • rejestracja statusu spraw i informowanie uczestników procesu o dokonaniu zmian
  • wygodna konfiguracja na każdym etapie pracy
  • możliwość operowania rolami, uwzględniania hierarchii
  • możliwość integracji z oprogramowaniem firm trzecich
  • przeprowadzanie zróżnicowanych operacji na każdym zdefiniowanym procesie
  • definiowanie kroków automatycznych
  • możliwość analizowania historii obsługi zlecenia

 

Sprawdź Jak działa aplikacja

Dlaczego Klienci cenią nasze rozwiązania


ELASTYCZNOŚĆ I PERSONALIZACJA

rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb naszych Klientów, ciągłe dążenie do ulepszeń


INTEGRACJA

kompleksowe odpowiadanie na potrzeby Klientów poprzez w pełni zintegrowane ze sobą produkty


SZYBKOŚĆ I WYGODA

wygodna obsługa produktów, szybki dostęp do kluczowych elementów i profesjonalne wsparcie