W tym artykule

Każda firma ma swoje ścieżki: kto sprawdza umowę, kto zatwierdza fakturę, kiedy sprawa trafia do zarządu. Wszyscy je znają, ale żeby zapisać je w systemie, trzeba było dotąd usiąść do edytora procesów. W CONTMAN Workflow wystarczy opisać obieg słowami. Asystent AI połączony z CONTMAN przez MCP zamieni ten opis w definicję obiegu, którą obejrzysz na diagramie, zanim ruszy pierwszy proces.

Czym jest Model Context Protocol i co asystent robi w pozostałych modułach, opisujemy we wpisie CONTMAN mówi językiem AI. MCP w każdym module. Tutaj skupiamy się na jednym: jak łatwo zaprojektować proces.

Opis zamiast schematu

Przykład. Kierowniczka biura pisze do asystenta:

Umowy z dostawcami: gdy umowa trafi do archiwum, w ciągu dwóch dni roboczych sprawdza ją dział prawny. Jeśli wartość umowy przekracza 50 000 zł, zatwierdza ją zarząd. Potem umowę podpisują kolejno prezes i dyrektor finansowy, a na koniec osoba, która ją dodała, dostaje powiadomienie.

Na tej podstawie asystent:

  1. Sprawdza, co już jest w archiwum. Czyta kategorie dokumentów, ich pola i istniejące definicje obiegów, żeby budować na tym, co już działa.
  2. Uzupełnia brakujące pola. Jeśli kategoria „Umowy” nie ma pola na wartość umowy, asystent może je dodać, o ile pozwolisz mu działać w obszarze „Kategorie i pola”.
  3. Buduje szkic obiegu. Start po zarchiwizowaniu dokumentu, akceptacja przez rolę „Dział prawny” z terminem w dniach roboczych, rozgałęzienie według wartości pobranej z pola umowy, akceptacja zarządu, podpis w ustalonej kolejności i krok automatyczny z powiadomieniem.
  4. Sprawdza, czy obieg można opublikować. CONTMAN wskazuje wszystko, co stoi na przeszkodzie. Asystent poprawia szkic i sprawdza go ponownie.

Gotowy szkic czeka w definicjach obiegów. Otwierasz go w edytorze i widzisz cały proces jako diagram: kroki, przejścia i warunki. Jeśli chcesz coś zmienić, mówisz o tym asystentowi albo poprawiasz to w edytorze.

Co możesz zaprojektować w rozmowie

  • Akceptacje. Krok z zadaniem i decyzją, przydzielony konkretnej osobie, roli (wtedy zadanie trafia do kolejki zespołu), osobie wskazanej w trakcie procesu albo osobie, która proces rozpoczęła.
  • Rozgałęzienia. Dokument idzie jedną z dróg zależnie od warunku, na przykład od kwoty zapisanej w polu dokumentu.
  • Kroki automatyczne. Powiadomienie osób i ról, utworzenie dokumentu z szablonu firmy, pieczęć firmy na dokumencie, uzupełnienie danych dokumentu.
  • Podpisy. Krok podpisu z ustaloną kolejnością podpisujących. Każdy z nich dostaje własne zadanie.
  • Terminy. Liczone w dniach roboczych albo kalendarzowych.
  • Start. Automatyczny po zarchiwizowaniu dokumentu albo ręczny.
  • Nowa wersja pliku w trakcie obiegu. Proces zostaje anulowany albo toczy się dalej na wersji, z którą jest powiązany.

Zmiana obiegu bez zatrzymywania pracy

Procesy się zmieniają: pojawia się nowy próg kwotowy, inny dział przejmuje akceptację. Wystarczy napisać: „W obiegu umów dodaj kontrolę budżetu dla umów powyżej 100 000 zł”. Asystent odczyta cały obieg, utworzy jego nową wersję roboczą i wprowadzi zmianę. Opublikowana wersja zostaje nietknięta, dopóki nie opublikujesz nowej.

Po publikacji nowe procesy ruszają według nowej wersji, a te, które już trwają, kończą się według wersji, w której się zaczęły. Poprzednia wersja zostaje wycofana. Nikt nie czeka, aż w starym obiegu skończą się sprawy.

Wygodnie, w granicach ustalonych przez firmę

  • Asystent działa jako Ty. Widzi tylko to, co Ty, i działa w granicach Twoich uprawnień.
  • Zgoda na każdy obszar osobno. Tworzenie, zmiana i publikowanie definicji obiegów to osobny obszar, który zaznaczasz sam. Włączysz go tylko wtedy, gdy administrator nada Ci go w roli.
  • Decyzja należy do firmy. Startowa rola administratora nie zawiera dostępu przez asystenta. Firma sama decyduje, komu go nadać.
  • Połączenie na Twoje słowo. Nowe połączenie asystenta czeka, aż na nie zezwolisz. Odłączenie odbiera mu dostęp od razu.
  • Bez dróg na zewnątrz. Przez MCP asystent nie zaprojektuje powiadomień na dowolne adresy e-mail, kroków dla osób bez konta w CONTMAN ani wywołań systemów zewnętrznych. Takie elementy konfiguruje człowiek bezpośrednio w CONTMAN.
  • Podpis zostaje przy człowieku. Asystent może prowadzić Twoje zadania w procesach, ale niczego nie podpisuje.

Dlaczego to ułatwia projektowanie

Proces opisuje ten, kto go zna. Osoba z uprawnieniem do definicji obiegów mówi własnymi słowami, jak sprawa ma przebiegać. Nie musi pamiętać, jak w edytorze nazywa się każdy typ kroku czy przejścia.

Pierwsza wersja w jednej rozmowie. Szkic, sprawdzenie i diagram powstają od razu, a poprawki to kolejne zdania, nie kolejne spotkania.

Asystenta wybierasz Ty. MCP to otwarty standard, przez który asystenci AI łączą się z innymi programami. Z CONTMAN połączysz na przykład Claude, Copilot albo agenta używanego w Twojej firmie.

Jak zacząć

  1. Administrator nadaje w Twojej roli uprawnienie „Dostęp przez zewnętrznego asystenta AI” i obszar „Definicje obiegów”, a w razie potrzeby także „Kategorie i pola”.
  2. Łączysz swojego asystenta z CONTMAN, a potem na stronie „Połączenie MCP” w menu konta zezwalasz na połączenie i zaznaczasz obszary.
  3. Opisujesz pierwszy obieg i oglądasz go na diagramie.

Projektowanie obiegów przez asystenta działa tam, gdzie włączony jest moduł CONTMAN Workflow.

Chcesz zobaczyć, jak obieg z Twojej firmy powstaje z kilku zdań? Umów prezentację, a pokażemy to na Twoim przykładzie.