Dokumenten-Workflows mit einem KI-Assistenten erstellen: MCP in CONTMAN Workflow

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe: wer einen Vertrag prüft, wer eine Rechnung freigibt, wann ein Vorgang an die Geschäftsführung geht. Alle kennen sie. Wer sie aber im System abbilden wollte, musste sich bisher an einen Prozesseditor setzen. In CONTMAN Workflow beschreiben Sie den Ablauf einfach in Worten. Ein KI-Assistent, der über MCP mit CONTMAN verbunden ist, macht daraus eine Workflow-Definition. Die sehen Sie sich als Diagramm an, bevor der erste Vorgang startet.

Was das Model Context Protocol ist und was der Assistent in den anderen Modulen tut, lesen Sie im Beitrag CONTMAN spricht die Sprache der KI: MCP in jedem Modul. Hier geht es nur um eines: wie leicht Sie damit einen Prozess entwerfen.

Beschreiben statt zeichnen

Ein Beispiel. Eine Büroleiterin schreibt dem Assistenten:

Lieferantenverträge: Sobald ein Vertrag im Archiv ist, prüft ihn die Rechtsabteilung innerhalb von zwei Arbeitstagen. Liegt der Vertragswert über 50.000 EUR, gibt ihn die Geschäftsführung frei. Danach unterschreiben ihn nacheinander CEO und CFO. Zum Schluss geht eine Benachrichtigung an die Person, die den Vertrag abgelegt hat.

Der Assistent geht dann so vor:

1. Er prüft, was schon im Archiv ist. Er liest die Kategorien, ihre Felder und die vorhandenen Workflow-Definitionen, um auf dem aufzubauen, was bereits funktioniert.
2. Er ergänzt fehlende Felder. Hat die Kategorie „Verträge“ kein Feld für den Vertragswert, kann der Assistent es anlegen, sofern Sie ihm erlauben, im Bereich für Kategorien und Felder zu arbeiten.
3. Er baut einen Entwurf des Workflows. Der Ablauf startet, sobald das Dokument archiviert ist. Dann folgen eine Freigabe durch die Rolle „Rechtsabteilung“ mit einer Frist in Arbeitstagen, eine Verzweigung nach dem Wert im Feld des Vertrags, die Freigabe durch die Geschäftsführung, Signaturen in fester Reihenfolge und ein automatischer Schritt, der die Benachrichtigung verschickt.
4. Er prüft, ob sich der Workflow veröffentlichen lässt. CONTMAN zeigt alles an, was dem im Weg steht. Der Assistent korrigiert den Entwurf und prüft ihn noch einmal.

Der fertige Entwurf liegt dann bei Ihren Workflow-Definitionen bereit. Sie öffnen ihn im Editor und sehen den ganzen Prozess als Diagramm: Schritte, Übergänge und Bedingungen. Möchten Sie etwas ändern, sagen Sie es dem Assistenten, oder Sie passen es selbst im Editor an.

Was Sie im Gespräch entwerfen können

• Freigaben. Ein Schritt mit Aufgabe und Entscheidung. Er geht an eine bestimmte Person, an eine Rolle (dann landet die Aufgabe in der Warteschlange des Teams), an eine Person, die erst im laufenden Vorgang bestimmt wird, oder an die Person, die den Vorgang gestartet hat.
• Verzweigungen. Das Dokument nimmt je nach Bedingung einen von mehreren Wegen, zum Beispiel nach dem Betrag in einem seiner Felder.
• Automatische Schritte. Personen und Rollen benachrichtigen, ein Dokument aus einer Firmenvorlage erstellen, das Firmensiegel auf ein Dokument setzen, Daten eines Dokuments ergänzen.
• Signaturen. Ein Signaturschritt mit fester Reihenfolge der Unterzeichnenden. Jede Person bekommt ihre eigene Aufgabe.
• Fristen. Gezählt in Arbeitstagen oder in Kalendertagen.
• Start. Automatisch, sobald ein Dokument archiviert ist, oder von Hand.
• Neue Dateiversion im laufenden Vorgang. Der Vorgang wird abgebrochen oder läuft mit der Version weiter, an die er gebunden ist.

Workflows ändern, ohne die Arbeit anzuhalten

Prozesse ändern sich: Eine neue Betragsgrenze kommt dazu, eine andere Abteilung übernimmt die Freigabe. Dann genügt ein Satz: „Im Vertrags-Workflow bitte eine Budgetprüfung für Verträge über 100.000 EUR ergänzen.“ Der Assistent liest den ganzen Workflow, legt eine neue Entwurfsversion an und baut die Änderung ein. Die veröffentlichte Version bleibt unberührt, bis Sie die neue veröffentlichen.

Nach der Veröffentlichung starten neue Vorgänge mit der neuen Version. Bereits laufende Vorgänge schließen mit der Version ab, mit der sie gestartet sind. Die vorige Version wird zurückgezogen. Niemand muss warten, bis im alten Workflow alle Vorgänge abgeschlossen sind.

Bequem, in den Grenzen, die Ihr Unternehmen setzt

• Der Assistent handelt in Ihrem Namen. Er sieht nur, was Sie sehen, und bleibt in den Grenzen Ihrer Berechtigungen.
• Zustimmung für jeden Bereich einzeln. Workflow-Definitionen anlegen, ändern und veröffentlichen ist ein eigener Bereich, den Sie selbst auswählen. Das geht nur, wenn Ihre Administration ihn Ihrer Rolle zugewiesen hat.
• Die Entscheidung liegt beim Unternehmen. Der Zugriff über einen Assistenten ist eine eigene Berechtigung, die Ihr Unternehmen ausgewählten Personen gibt.
• Keine Verbindung ohne Ihre Zustimmung. Eine neue Verbindung des Assistenten wartet, bis Sie sie erlauben. Trennen Sie sie, verliert er sofort den Zugriff.
• Verbindungen nach außen richtet ein Mensch ein. Benachrichtigungen an beliebige E-Mail-Adressen, Schritte für Personen ohne CONTMAN-Konto und Aufrufe externer Systeme konfigurieren Sie direkt in CONTMAN.
• Die Unterschrift bleibt beim Menschen. Der Assistent kann Ihre Aufgaben in Vorgängen bearbeiten, unterschreibt aber nichts.

Warum das Entwerfen damit leichter wird

Wer den Prozess kennt, beschreibt ihn. Mit der Berechtigung für Workflow-Definitionen sagen Sie in eigenen Worten, wie ein Vorgang laufen soll. Sie müssen sich nicht merken, wie der Editor jede Art von Schritt oder Übergang nennt.

Die erste Version in einem Gespräch. Entwurf, Prüfung und Diagramm entstehen sofort, und jede Korrektur ist ein weiterer Satz, kein weiteres Meeting.

Den Assistenten wählen Sie selbst. MCP ist ein offener Standard, über den sich KI-Assistenten mit anderen Programmen verbinden. Mit CONTMAN können Sie zum Beispiel Claude, Copilot oder den Agenten verbinden, den Ihr Unternehmen nutzt.

So fangen Sie an

1. Ihre Administration erlaubt Ihrer Rolle den Zugriff über einen externen KI-Assistenten und gibt ihr den Bereich für Workflow-Definitionen, bei Bedarf auch den für Kategorien und Felder.
2. Sie verbinden Ihren Assistenten mit CONTMAN. Danach öffnen Sie im Kontomenü die Seite zur MCP-Verbindung, erlauben die Verbindung und wählen die Bereiche aus.
3. Sie beschreiben Ihren ersten Workflow und sehen ihn sich als Diagramm an.

Workflows mit dem Assistenten entwerfen können Sie überall dort, wo das Modul CONTMAN Workflow eingeschaltet ist.

Möchten Sie sehen, wie aus ein paar Sätzen ein Workflow aus Ihrem Unternehmen entsteht? Vereinbaren Sie eine Demo, und wir zeigen es Ihnen an Ihrem eigenen Beispiel.