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CONTMAN Sign · Signatur und Siegel

Elektronische Signatur und Siegel
mit CONTMAN Sign.

In CONTMAN Sign signieren Ihre Beschäftigten PDF-Dateien mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur, und Ihr Unternehmen setzt sein elektronisches Siegel darauf. Die Signatur ist ein Schritt im Workflow. Von der Freigabe bis zur Unterschrift bleibt das Dokument also an einem Ort.

Demo vereinbarenSo funktioniert es
CONTMAN Sign: die Aufgabe, einen Pfandvertrag zu unterschreiben, hier für eine von zwei Personen

Was ist CONTMAN Sign?

CONTMAN Sign läuft im Browser. Dort geben Sie Dokumente frei und signieren sie mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur.

Der Vertrieb wird digital, und immer mehr Dokumente entstehen von Anfang an elektronisch. Zum Unterschreiben brauchen Sie keinen Kartenleser: Die fortgeschrittene Signatur bestätigen Sie mit Ihrer Anmeldung, die qualifizierte mit einem SMS-Code, einer PIN oder in mObywatel, der polnischen Bürger-App.

So digitalisieren Sie viele Dokumente, und wo eine qualifizierte Signatur nötig ist, unterschreiben Sie online beim Anbieter.

Das System prüft jede Signatur sofort, und der Prüfbericht zeigt, wer welche Version des Dokuments wann unterschrieben hat.

Weniger Papier heißt auch weniger Kosten für Druck, Versand und Aufbewahrung.

Unterschriebene Dokumente landen sofort in CONTMAN Archive. So haben alle Berechtigten sie zur Hand, auch in einer anderen Niederlassung.

Mit CONTMAN Sign kann jede Organisation ganz unterschiedliche Dokumente elektronisch signieren, in ihrer eigenen IT-Landschaft.

So geben Sie zum Beispiel Bestellungen, Verträge, Verkaufsbestätigungen, Anträge aller Art oder Reklamationen frei und unterschreiben sie. Kurz: jedes Dokument, das als PDF vorliegt.

Das funktioniert auch bei ausgewählten Personalunterlagen.

Das unterschriebene Dokument bleibt als neue Version der Datei im Archiv. Personalunterlagen legt die Personalabteilung danach in der digitalen Personalakte von CONTMAN HR ab.

CONTMAN Sign: persönliche Zertifikate, ausgestellt von der unternehmenseigenen Zertifizierungsstelle. Eines ist widerrufen, eines aktiv

Wie funktioniert CONTMAN Sign?

CONTMAN Sign ist vor allem dafür da, Dokumente freizugeben und zu unterschreiben, egal aus welchem System oder Prozess Ihres Unternehmens sie kommen.

Sie nutzen es für Dokumente, die eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder das Firmensiegel brauchen.

Wir wissen: In Ihrem Unternehmen laufen schon viele Systeme, und manche davon gibt Ihre Unternehmensgruppe vor.

Deshalb soll Unterschreiben so einfach sein wie auf Papier und zu den Abläufen passen, die Sie schon haben.

Und das geht wirklich einfach.

Erstellen Sie das Dokument elektronisch, so wie bisher. Statt es zu drucken, legen Sie es im Archiv ab, und der Workflow mit dem Signaturschritt startet von selbst.

Sie brauchen nur die fertige PDF-Datei. Alle, die im Signaturschritt eingetragen sind, finden sie in ihren Aufgaben und unterschreiben nacheinander.

Mehr braucht es nicht.

Ist das Dokument unterschrieben, landet es sofort im Archiv. Ihre Kunden bekommen gleich eine Kopie, und das Original ist schon im System.

Was danach mit dem unterschriebenen Dokument passiert, hängt von den Abläufen in Ihrer Organisation ab.

CONTMAN Archive bewahrt das Dokument sicher auf.

Sie können mit dem Dokument weitere Workflows starten, es per Link mit Ablaufdatum teilen oder es einfach so lange aufbewahren, wie es nötig ist. Platz im Papierarchiv brauchen Sie dafür nicht.

CONTMAN Sign: der Signaturvorgang für einen Pfandvertrag. Die Freigabe ist erteilt, die Unterschrift der nächsten Person steht noch aus

Biometrische Unterschrift auf dem Tablet

Ihre Kunden unterschreiben mit einem Stift auf dem Tablet, beim Verkauf oder im Kundenservice. Das Dokument erscheint dabei als PDF auf dem Display.

Sie brauchen nur die PDF-Datei aus dem System, in dem das Dokument entsteht, etwa aus dem CRM oder dem Vertriebssystem, und ein Gerät mit Touchscreen.

So unterschreiben Ihre Kunden Einwilligungen für Marketing und Datenschutz (DSGVO), Erklärungen, Anmelde- und Reklamationsformulare, Änderungen ihrer Daten sowie Verkaufs- und Empfangsbestätigungen. Eine Kopie des unterschriebenen Dokuments können Sie ihnen per E-Mail schicken.

Illustration: ein Tablet mit einem PDF-Dokument und einer Unterschrift per Stift

Die wichtigsten Funktionen von CONTMAN Sign

  • Fortgeschrittene und qualifizierte Signatur

    Alle Dokumente in Ihrer Organisation, die keine qualifizierte elektronische Signatur brauchen, unterschreiben Sie schnell und einfach mit der fortgeschrittenen Signatur. Wo die qualifizierte Signatur nötig ist, signieren Sie über einen Anbieter. Dafür geben Sie nur das fertige PDF in einen Workflow mit Signaturschritt. In unserem Blog lesen Sie, wie die qualifizierte elektronische Signatur online funktioniert: mit mObywatel, der polnischen Bürger-App, oder nach einer einmaligen Prüfung Ihrer Identität.

  • Unterschreiben in einer Anwendung

    Egal, wo ein Dokument entsteht, Sie unterschreiben es immer an derselben Stelle: in der Workflow-Aufgabe, nachdem Sie Ihre Identität bestätigt haben. Danach haben alle Berechtigten Zugriff auf die unterschriebene Version. Eine Kopie für Ihre Kunden können Sie ausdrucken, herunterladen oder per Link weitergeben.

  • Ordnung in Ihren Dokumenten

    Jedes Unternehmen hat seine eigene Ordnung für Dokumente. Sie legen eigene Kategorien und Felder für die Beschreibung fest, und alle beschreiben Dateien auf die gleiche Weise.

  • Das unterschriebene Dokument bleibt im Archiv

    Jede Signatur und jedes Siegel erzeugt eine neue Version der Datei. So zeigt die Historie, welche Version welche Signatur trägt.

Das bringt Ihnen CONTMAN Sign

CONTMAN Sign spart Zeit und Geld: Sie unterschreiben Dokumente elektronisch, und der Workflow führt sie selbst durch die nächsten Schritte.

  • Zeit und Kosten sparen

    Sie sparen bei Druck, Versand und Archivierung und unterschreiben Verträge direkt in der Workflow-Aufgabe.

  • Komplett digital und bequem

    Sie unterschreiben im Browser und bestätigen die qualifizierte Signatur mit einem SMS-Code, einer PIN oder in mObywatel, der polnischen Bürger-App.

  • Dokumente sofort zur Hand

    Unterschriebene Dokumente kommen sofort in CONTMAN Archive, bereit für den nächsten Schritt.

  • Sicherheit und geprüfte Signaturen

    Sie bestimmen genau, wer worauf zugreift, und nutzen fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sowie das Firmensiegel. Zu jeder Signatur gibt es einen Prüfbericht, abgeglichen mit der EU-Vertrauensliste.

  • Für Vertrieb und Personal

    Sie unterschreiben Verträge, Verkaufsbestätigungen und Personalunterlagen, und alles liegt sofort in CONTMAN Archive.

Häufige Fragen

Welche Signaturen unterstützt CONTMAN Sign?
Die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur sowie das Firmensiegel auf PDF-Dateien, jeweils als Schritt im Dokumenten-Workflow.
Wie bestätige ich eine Signatur?
Die fortgeschrittene Signatur bestätigen Sie mit Ihrer Anmeldung, die qualifizierte per SMS-Code, mit PIN oder in mObywatel, der polnischen Bürger-App. Sie brauchen nur einen Browser.
Wie sehe ich, wer ein Dokument unterschrieben hat?
CONTMAN Sign prüft jede Signatur sofort. Der Prüfbericht bestätigt, wer welche Version des Dokuments wann unterschrieben hat.
Was passiert mit dem signierten Dokument?
Das signierte Dokument bleibt als neue Version der Datei in CONTMAN Archive. Eine Kopie für Ihren Kunden können Sie drucken, herunterladen oder per Link schicken.

Demo

Die Signatur
live erleben.

Wir zeigen Ihnen, wie ein Vertrag die Freigaben durchläuft, in einer Aufgabe unterschrieben wird und danach automatisch das Firmensiegel bekommt, ganz ohne Drucker.

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