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Verträge, Nachträge, Personalunterlagen, Rechnungen: Alles, was eine Unterschrift braucht, signieren Sie in CONTMAN Sign, unserer Software für die elektronische Signatur und das Firmensiegel. Das läuft komplett digital, im selben System, in dem diese Dokumente entstehen, durch den Workflow gehen und aufbewahrt werden.

Ein Beispiel aus Polen: Wer auf Dienstreise ist, bestätigt die qualifizierte Signatur auf dem Smartphone, entweder in mObywatel, der polnischen Bürger-App, oder mit einem SMS-Code.

Partner, mit Bedacht gewählt

Unsere Partner, die Anbieter der qualifizierten Signatur, haben wir nicht zufällig ausgewählt. Vor der Entscheidung haben wir den Markt gesichtet und jeden Kandidaten genau geprüft:

  • wie einfach und wie schnell jemand mit einem polnischen Personalausweis online zu einer Signatur kommt,
  • was das kostet,
  • wie ausgereift die technische Zusammenarbeit ist,
  • ob der Anbieter Siegel und Zeitstempel anbietet,
  • wie verlässlich er als Partner über Jahre sein wird.

Als Erstes haben wir auf den Schutz Ihrer Daten geachtet: Beim Anbieter darf nur der digitale Fingerabdruck des Dokuments ankommen, nie sein Inhalt. So haben wir drei Partner ausgewählt, die zusammen abdecken, was unsere Kunden bei Bedienung, Preis und Betrieb brauchen.

Die drei arbeiten nebeneinander und sind austauschbar. So ist CONTMAN auf Änderungen im Markt und im Recht vorbereitet: Ein Partner lässt sich durch einen anderen ersetzen, ohne dass Sie den Rest des Systems umbauen müssen. Ihr Unternehmen wählt selbst, welche Partner es nutzt, und legt fest, welcher voreingestellt ist.

Der einfachste Weg zur qualifizierten elektronischen Signatur online

  • Kein Termin vor Ort, kein Kartenleser, keine Installation auf Ihrem Computer.
  • Qualifiziert signieren mit mObywatel: Sie bestätigen Ihre Identität in der App auf dem Smartphone und lösen die Signatur auf der Seite des Anbieters aus.
  • Sie nutzen mObywatel nicht? Dann zeigen Sie der Kamera Ihres Smartphones einmal Ihren Ausweis und Ihr Gesicht oder führen ein kurzes Videogespräch mit dem Anbieter. Das dauert etwa zehn Minuten. Jede weitere Signatur bestätigen Sie danach mit einem SMS-Code.
  • Sie brauchen vorher kein Zertifikat: Der Anbieter stellt Ihnen für die Signatur ein qualifiziertes Kurzzeitzertifikat aus. Sie haben schon eine qualifizierte Signatur in der Cloud bei einem unserer Partner? Dann nutzen Sie sie auch in CONTMAN.
  • Auf der Seite „Mój podpis“ (Meine Signatur) sehen Sie sofort, ob Sie „Gotowy do podpisu“ (bereit zur Unterschrift) sind.

Einfach für alle, die unterschreiben

  • Qualifiziert unterschreiben Sie online beim Anbieter, deshalb genügen Smartphone und Browser.
  • Die Signatur ist ein Schritt im Workflow, im selben System, in dem das Dokument entsteht und aufbewahrt wird.
  • Das Zertifikat für die fortgeschrittene Signatur bekommen Beschäftigte automatisch bei ihrer ersten Signatur, und das System verlängert es von selbst.

Elektronische Signatur in jedem Dokumenten-Workflow

  • In CONTMAN Workflow ist die Signatur ein Schritt im Ablauf: bei Verträgen, Nachträgen, Rechnungen, Dokumenten aus einer Word-Vorlage und Personalunterlagen in den Personalakten von CONTMAN HR. CONTMAN Sign signiert PDF-Dateien.
  • Das Dokument geht von selbst an die nächsten Personen, in der Reihenfolge, die Sie festlegen. Das Firmensiegel setzt ein automatischer Schritt im Workflow, ohne dass jemand eingreifen muss.
  • Jede Signatur und jedes Siegel erzeugt eine neue Version der Datei. In der Historie sehen Sie also, welche Version welche Signatur trägt.
  • Jemand will nicht unterschreiben? Wer ablehnt, muss einen Grund nennen. Der Grund bleibt in der Historie des Vorgangs, und der Workflow folgt dem Ablauf, der für diesen Fall vorbereitet ist.
  • Die Regeln Ihres Unternehmens legen Sie fest: welche Arten der Signatur Sie zulassen, wie lange eine Signatur prüfbar bleiben soll und ob ein Zeitstempel dazukommt. Ein einzelner Workflow kann diese Regeln nur verschärfen, nie umgehen.

Alles an einem Ort

  • In einem System und in einem Workflow haben Sie die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur, die biometrische Unterschrift, das elektronische Firmensiegel mit Ihrem Logo und den Zeitstempel.
  • CONTMAN prüft jede Signatur sofort. Grün leuchtet nur, was nach der EU-Vertrauensliste qualifiziert ist, und den vollständigen Prüfbericht laden Sie mit einem Klick herunter.
  • Eine Signatur kann von Anfang an die Daten enthalten, mit denen Sie sie auch nach Jahren noch prüfen können.
  • Sicherheit ab Werk: Jede Signatur beim Anbieter ist mit einem zweiten Faktor geschützt (PIN, SMS-Code oder die Bestätigung in mObywatel). Zum Anbieter geht nur der digitale Fingerabdruck des Dokuments. Wenn Sie sich von CONTMAN abmelden, endet auch Ihre Sitzung beim Signaturanbieter.

So sieht das in der Praxis aus

  1. Der Workflow erstellt aus einer Word-Vorlage den Vertrag mit der Musterfirma, direkt als PDF, fertig zum Unterschreiben.
  2. Die Rechtsabteilung gibt ihn frei.
  3. Jemand aus der Geschäftsführung unterschreibt ihn qualifiziert elektronisch und bestätigt dabei die eigene Identität in mObywatel auf dem Smartphone.
  4. Das System setzt das Firmensiegel von selbst.
  5. Der unterschriebene Vertrag liegt als neue Version in CONTMAN Archive, mit der ganzen Historie: wer, wann und in welcher Reihenfolge.

Niemand druckt das Dokument aus, scannt es oder schickt es per Post. Wie die Signatur mit Archiv, Workflow, Personalakten und Scannen zusammenspielt, lesen Sie in unserem Beitrag über das Dokumentenmanagementsystem von CONTMAN.

Möchten Sie die qualifizierte Signatur im Dokumenten-Workflow Ihres Unternehmens sehen? Vereinbaren Sie eine Demo von CONTMAN Sign.