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CONTMAN HR · Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte:
CONTMAN HR.

CONTMAN HR führt die Personalakte digital, aufgebaut wie die Papierakte: in fünf Teilen, A bis E, nach dem polnischen Standard. Die Dokumente sind nummeriert und stehen in einem Verzeichnis.

Demo vereinbarenSo funktioniert es
CONTMAN HR: eine Personalakte bei der fiktiven Bank Jantar, mit den Teilen A bis E, nummerierten Dokumenten und einer Dateivorschau

Was ist eine digitale Personalakte?

In die Akte gehören Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, ärztliche Bescheinigungen und Urlaubsunterlagen, dazu alle weiteren Dokumente, die Arbeitgeber aufbewahren müssen.

Auch Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, die nicht zu den Personalunterlagen gehören, legen Sie in der Akte ab.

Sie haben Ihre Personalunterlagen griffbereit, das System ordnet und nummeriert die Akten automatisch, und Verschlüsselung und Backups schützen Ihre Daten.

Die digitale Personalakte macht die Arbeit mit Dokumenten leichter, vor allem in Unternehmen mit vielen Beschäftigten, und sie spart Papier.

Arbeitet jemand für mehrere Unternehmen Ihrer Gruppe, sehen Sie alle Akten dieser Person an einem Ort.

CONTMAN HR: die Personalstammdaten einer Person und ihre Akten bei zwei Arbeitgebern derselben Unternehmensgruppe

Wie funktioniert die elektronische Personalakte?

In CONTMAN HR bewahren Sie sowohl elektronische Dokumente als auch Scans Ihrer Papieroriginale auf.

Das System ordnet und nummeriert die Personalakten selbst. So finden Sie Dokumente schnell und blättern bequem durch die Akte.

CONTMAN HR bündelt alle Unterlagen Ihrer Beschäftigten: von der Bewerbung über das Arbeitsverhältnis bis zum Austritt.

In Polen legt ein Standard fest, wie Arbeitgeber Personalakten aufbewahren, schützen, zugänglich machen und an Beschäftigte herausgeben.

CONTMAN HR führt die Akte nach diesem Standard. Arbeitgeber in Polen exportieren die Personalakte als ZIP-Paket mit XML-Beschreibungen im Format des polnischen Digitalministeriums (mc.gov.pl).

CONTMAN HR: Teil D einer Personalakte mit zwei Disziplinarfällen und einer Dokumentvorschau

Die wichtigsten Funktionen der digitalen Personalakte

  • Aufbau der Personalunterlagen

    CONTMAN HR führt die Personalakte in fünf Teilen, A bis E, nach dem polnischen Standard. Dazu kommen die übrigen Personalunterlagen.

  • Alle Akten einer Unternehmensgruppe in einer Anwendung

    Eine einzige Personalabteilung kann die Akten der Beschäftigten mehrerer Gesellschaften einer Gruppe führen, alles in einer Anwendung.

  • Automatisch geordnet und nummeriert

    Jeder Teil hat ein Verzeichnis seiner Dokumente. Das System sortiert sie nach Datum, das älteste zuerst, und nummeriert sie.

  • Personalakten im Firmenarchiv

    Die Personalakten sind Teil des CONTMAN-Archivs. Berechtigungen und Suche funktionieren dort also genauso wie überall im System.

  • Scans und elektronische Dokumente

    Jedes elektronische Dokument laden Sie in CONTMAN HR hoch. Papierdokumente scannen Sie mit dem Scanner oder mit dem Smartphone ein.

  • Suche nach Nachname oder PESEL-Nummer

    Eine Akte finden Sie über den Nachnamen, die Personalnummer oder die PESEL-Nummer (polnische Personenkennziffer), ein Dokument über seine Beschreibung. An einem Ort sehen Sie auch die Dokumente derselben Person bei anderen Arbeitgebern der Gruppe.

Das bringt Ihnen die digitale Personalakte

Mit CONTMAN HR arbeitet Ihre Personalabteilung schneller, die Daten Ihrer Beschäftigten sind besser geschützt, und Sie brauchen weniger Papier.

  • Zeit und Geld sparen

    Das System ordnet und nummeriert die Akten automatisch, eine ganze Akte exportieren Sie in einem Schritt, und Sie sparen bei Papier und Lagerung.

  • Einfacher Zugriff auf Dokumente

    Berechtigte arbeiten mit den Dokumenten in einer einfachen Anwendung im Browser.

  • Mehr Sicherheit

    Nur Berechtigte sehen die Dokumente. Das System verschlüsselt die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten und schützt die Unterlagen vor Beschädigung und Verlust.

  • Weniger Papier

    Die Personalunterlagen liegen im System statt im Aktenschrank. So verbrauchen Sie weniger Papier und brauchen weniger Platz.

Häufige Fragen

Wie ist die digitale Personalakte in CONTMAN HR aufgebaut?
CONTMAN HR führt die Personalakte nach dem polnischen Standard in fünf Teilen (A, B, C, D, E), dazu kommen die übrigen Personalunterlagen. In jedem Teil ordnet und nummeriert das System die Dokumente automatisch nach Datum.
Funktioniert CONTMAN HR für mehrere Arbeitgeber einer Gruppe?
Ja. Eine gemeinsame Personalabteilung führt die Akten der Beschäftigten mehrerer Gesellschaften einer Unternehmensgruppe. Die Dokumente einer Person hat sie an einem Ort im Blick, auch die von anderen Arbeitgebern der Gruppe.
Wie finde ich eine Personalakte?
Eine Akte finden Sie über den Nachnamen, die Personalnummer oder die PESEL-Nummer (polnische Personenkennziffer), Dokumente über ihre Beschreibung.
Kann ich eine Personalakte exportieren?
Ja. Arbeitgeber in Polen exportieren eine Akte mit einem einzigen Befehl: Die Personalakte landet als ZIP-Paket mit XML-Beschreibungen im Format des polnischen Digitalministeriums (mc.gov.pl).

Demo

Die Personalakte
live erleben.

Wir zeigen Ihnen eine Personalakte mit ihren Teilen, einen Vorgang in Teil D und wie Sie Unterlagen an jemanden herausgeben, der das Unternehmen verlässt.

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