PLENUmów prezentację

CONTMAN HR · Teczki pracownicze

Elektroniczna teczka pracownicza
CONTMAN HR.

Cyfrowy system przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika, ułożonej w częściach jak tradycyjne papierowe akta osobowe.

Umów prezentacjęZobacz, jak to działa
CONTMAN HR: teczka pracownika w fikcyjnym Banku Jantar z częściami A-E, ponumerowanymi dokumentami i podglądem pliku

Czym jest elektroniczna teczka pracownicza?

CONTMAN HR jako część ekosystemu CONTMAN to cyfrowy system przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika, ułożonej w częściach jak tradycyjne papierowe akta osobowe.

Obejmuje on dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, dokumenty urlopowe oraz inne dokumenty, które pracodawca jest zobowiązany przechowywać w dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczna teczka pracownicza CONTMAN HR umożliwia także przechowywanie wszelkich innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, które nie są częścią akt pracowniczych.

Taka forma archiwizacji umożliwia wygodniejszy dostęp do dokumentów kadrowych, automatyczne układanie i numerowanie akt oraz ochronę danych przez szyfrowanie i kopie zapasowe.

Elektroniczna teczka pracownicza ułatwia zarządzanie dokumentami, zwłaszcza w firmach, które zatrudniają wielu pracowników, a także sprzyja ekologii, eliminując konieczność użycia papieru.

CONTMAN HR stosuje zasadę obowiązującą od 1 stycznia 2019 roku: dla teczek założonych od tej daty pracownik ma u jednego pracodawcy jedną teczkę.

CONTMAN HR: kartoteka pracownika z teczkami u dwóch pracodawców tej samej grupy

Jak działa e-teczka pracownicza?

CONTMAN HR to rozwiązanie, które umożliwia bezproblemowe zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej.

Można w niej przechowywać zarówno dokumenty stworzone bezpośrednio w wersji elektronicznej, jak i skany papierowych oryginałów.

Kluczem do sprawnego korzystania z tego systemu jest odpowiednie katalogowanie i numerowanie akt pracowniczych, co ułatwia ich wyszukiwanie oraz przeglądanie.

W systemie CONTMAN HR gromadzona jest kompletna dokumentacja pracownika - od momentu jego rekrutacji, poprzez zatrudnienie, aż do zakończenia współpracy.

Jednak, aby taka cyfrowa archiwizacja była zgodna z przepisami, musi spełniać określone wymagania.

Obejmują one m.in. zasady dotyczące przechowywania, bezpieczeństwa oraz dostępu do akt, a także procedury wydawania dokumentów pracowniczych czy eksportu akt osobowych w standardzie mc.gov.pl.

CONTMAN HR: część D teczki z dwiema sprawami kar i podglądem dokumentu

Podstawowe funkcje e-teczki

  • Struktura dokumentacji pracowniczej

    Zgodnie z wymogami prawnymi, dokumentacja pracownicza jest podzielona na akta osobowe składające się z pięciu części (A, B, C, D, E) oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Dokumenty w każdej części są automatycznie układane i numerowane chronologicznie.

  • Zarządzanie dokumentacją grupy kapitałowej w jednej aplikacji

    W przypadku dużych organizacji umożliwiamy sprawne zarządzanie aktami osobowymi pracowników zatrudnionych w wielu podmiotach, ale obsługiwanych przez wspólny dział HR w ramach jednej grupy kapitałowej.

  • Automatyczne porządkowanie i numeracja

    Każda część dokumentacji zawiera spis dokumentów, które są uporządkowane chronologicznie i ponumerowane. Taka organizacja akt znacznie ułatwia nawigację i zarządzanie nimi.

  • Elektroniczne archiwum dokumentów

    CONTMAN HR umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych i udostępnianie ich ściśle uprawnionym osobom. Ściśle współpracuje z elektronicznym archiwum CONTMAN Archive w ramach ekosystemu CONTMAN.

  • Zasilanie dowolnymi dokumentami

    CONTMAN HR może być zasilona dowolnymi dokumentami elektronicznymi lub skanowanymi z pomocą skanerów bądź urządzeń mobilnych.

  • Efektywne wyszukiwanie

    System zapewnia możliwość szybkiego odnajdywania teczek po nazwisku, ID pracownika albo numerze PESEL, a dokumentów po ich opisie, co znacząco usprawnia pracę z dużą ilością dokumentacji. Jako pracownik kadr w jednym miejscu możesz przeglądać konkretne akta osobowe i dokumenty jednej osoby - również te u innych pracodawców w grupie.

Korzyści z użycia e-teczki pracowniczej

Wdrożenie elektronicznej teczki akt osobowych CONTMAN HR nie tylko usprawnia zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ale również przyczynia się do większej transparentności, ochrony danych oraz zrównoważonego rozwoju.

  • Oszczędność czasu i pieniędzy

    Dzięki automatycznemu porządkowaniu i numeracji akt, eksportowi teczki jednym poleceniem oraz redukcji kosztów obiegu dokumentów w formie papierów i ich archiwizacji.

  • Łatwy dostęp do dokumentów

    Dzięki udostępnieniu uprawnionym użytkownikom intuicyjnej aplikacji webowej do pracy z dokumentami.

  • Zwiększenie bezpieczeństwa

    Dzięki zapewnieniu dostępu do dokumentów tylko dla osób uprawnionych, szyfrowaniu danych osobowych pracowników oraz zabezpieczeniu dokumentacji przed uszkodzeniem i ryzykiem utraty danych.

  • Zrównoważony rozwój

    Dzięki obniżeniu kosztów operacyjnych oraz eliminacji papieru w procesach biznesowych związanych z dokumentacją pracowniczą.

Pytania i odpowiedzi

Jak zbudowana jest e-teczka w CONTMAN HR?
Dokumentacja pracownicza jest podzielona na akta osobowe w pięciu częściach (A, B, C, D, E) i pozostałą dokumentację pracowniczą. Dokumenty w każdej części są automatycznie układane i numerowane chronologicznie.
Czy CONTMAN HR obsługuje wielu pracodawców w grupie?
Tak. Wspólny dział HR prowadzi akta pracowników zatrudnionych w wielu podmiotach jednej grupy kapitałowej i w jednym miejscu przegląda dokumenty jednej osoby, także te u innych pracodawców w grupie.
Jak znaleźć teczkę pracownika?
Teczkę znajdziesz po nazwisku, ID pracownika albo numerze PESEL, a dokumenty po ich opisie.
Czy teczkę można wyeksportować?
Tak. Teczkę eksportuje się jednym poleceniem, a akta osobowe trafiają do eksportu w standardzie mc.gov.pl.

Prezentacja

Zobacz teczkę
w działaniu.

Pokażemy teczkę pracownika w częściach, sprawę w części D i wydanie dokumentacji odchodzącemu pracownikowi.

Umów prezentacjęPoznaj CONTMAN AI