PLENUmów prezentację

CONTMAN Workflow · Obieg dokumentów

Dokument sam trafia
do właściwej osoby.

Obieg prowadzi dokument przez zatwierdzenia, rozgałęzienia, kroki automatyczne i podpisy. Rusza sam, gdy dokument trafi do archiwum, a każda osoba ma swoje zadania w jednej skrzynce.

Umów prezentacjęZobacz, jak to działa
CONTMAN Workflow: skrzynka zadań z zadaniami po terminie, zadaniami z bliskim terminem i akceptacją faktury kosztowej

Projekt obiegu

Ścieżkę układasz sam,
bez programisty.

Obieg to zapisana ścieżka postępowania z dokumentami jednej kategorii, na przykład akceptacja faktury: kto, w jakiej kolejności i w jakim terminie podejmuje decyzję. Kroki układasz na liście albo na diagramie, a przejścia wyznaczają decyzje i warunki, także powroty do poprzednich kroków.

  • Rozgałęzienie według wartości z dokumentu, na przykład kwoty
  • Zadanie dla wskazanej osoby albo dla kolejki zespołu
  • Zmiana definicji nie rusza procesów w toku
CONTMAN Workflow: edytor obiegu w aplikacji, widok Diagram definicji „Weryfikacja KYC”: krok weryfikacji dokumentów i trzy zakończenia - zatwierdzony, odrzucony albo zwrócony do poprawy

Decyzje

Decyzja na tej treści,
którą widać.

Proces jest związany z konkretną wersją pliku, więc nikt nie zatwierdza innej treści niż ta, którą mu pokazano. Każda decyzja zapisuje osobę, czas, komentarz i wersję pliku w historii procesu, której nie można zmienić.

  • Zatwierdź, odrzuć, zwróć do poprawy albo własne decyzje
  • Zadanie pokazuje dane do decyzji i wcześniejsze kroki
  • Formularz zadania dopasowany do kroku
CONTMAN Workflow: zadanie akceptacji faktury kosztowej z kwotą do decyzji i wyborem: zatwierdź, odrzuć albo zwróć do poprawy

Terminy i zadania

Terminy liczone
w dniach roboczych.

Każdy krok ma termin w dniach, także roboczych, liczonych według kalendarza pracy firmy z zatwierdzonymi świętami. Zadanie po terminie dostaje oznaczenie, a skrzynka Zadania zbiera zadania własne i z kolejek zespołu.

  • Liczba otwartych zadań zawsze widoczna w menu
  • Skrzynka zadań działa także na ekranie telefonu
  • Przebieg każdego procesu w jednym widoku nadzoru
CONTMAN Workflow: karta „Moje zadania” na pulpicie, z zadaniem po terminie i zadaniem z bliskim terminem

Kroki automatyczne

Część pracy
robi się sama.

Krok automatyczny nie tworzy zadania, tylko wykonuje czynności: wysyła powiadomienia e-mail, tworzy dokument z szablonu, zmienia opis dokumentu albo wymienia dane z systemami firmy. Osoba bez konta w archiwum, na przykład kontrahent, wypełnia formularz kroku przez link z wiadomości e-mail.

  • Dokument z szablonu Word wypełnionego danymi procesu
  • Pieczęć firmy nakładana bez udziału człowieka
  • Link dla osoby z zewnątrz z terminem ważności
CONTMAN Workflow: lista procesów z bieżącym krokiem i sposobem uruchomienia „Automatyczny”

Pytania i odpowiedzi

Kto projektuje obieg dokumentów?
Ścieżkę układa firma, bez programisty: kroki na liście albo na diagramie, przejścia według decyzji i warunków, także powroty do poprzednich kroków. Zmiana definicji nie rusza procesów w toku.
Jak liczone są terminy?
Każdy krok ma termin w dniach, także roboczych, liczonych według kalendarza pracy firmy z zatwierdzonymi świętami. Zadanie po terminie dostaje oznaczenie.
Czy osoba spoza firmy może wziąć udział w obiegu?
Tak. Osoba bez konta w archiwum, na przykład kontrahent, wypełnia formularz kroku przez link z wiadomości e-mail, a link ma termin ważności.
Skąd wiadomo, co dokładnie zatwierdzono?
Proces jest związany z konkretną wersją pliku. Każda decyzja zapisuje osobę, czas, komentarz i wersję pliku w historii procesu, której nie można zmienić.

Prezentacja

Zobacz obieg
w działaniu.

Pokażemy obieg akceptacji faktury i umowy: od wpływu dokumentu, przez decyzje i terminy, po podpis.

Umów prezentacjęPoznaj CONTMAN Sign