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CONTMAN Workflow · Dokumenten-Workflow

Der digitale Dokumenten-Workflow:
Sie wissen, wer bis wann freigibt.

Als Workflow-Software führt CONTMAN Workflow ein Dokument durch Freigaben, Verzweigungen, automatische Schritte und Signaturen. Der Workflow startet von selbst, sobald das Dokument im Archiv landet, und alle Beteiligten finden ihre Aufgaben in einer einzigen Liste.

Demo vereinbarenSo funktioniert es
CONTMAN Workflow: die Aufgabenliste mit überfälligen und bald fälligen Aufgaben, darunter die Freigabe einer Eingangsrechnung

Workflows entwerfen

Den Ablauf legen Sie selbst fest,
ganz ohne Programmieren.

Ein Workflow ist der festgelegte Ablauf für die Dokumente einer Kategorie, zum Beispiel für die Rechnungsfreigabe: wer entscheidet, in welcher Reihenfolge und bis wann. Die Schritte ordnen Sie in einer Liste oder in einem Diagramm an. Wie es weitergeht, bestimmen Entscheidungen und Bedingungen, und ein Dokument kann auch zu einem früheren Schritt zurückgehen. Einen Workflow können Sie außerdem einem KI-Assistenten in eigenen Worten beschreiben. Wie Sie Workflows über MCP entwerfen, zeigen wir in unserem Blog.

  • Verzweigungen nach einem Wert im Dokument, etwa dem Betrag
  • Aufgaben für eine bestimmte Person oder für ein Team
  • Laufende Vorgänge bleiben beim bisherigen Ablauf
CONTMAN Workflow: der Workflow-Editor in der Anwendung, Diagrammansicht der Definition „Weryfikacja KYC“ (KYC-Prüfung). Sie zeigt den Schritt zur Prüfung der Dokumente und drei mögliche Ergebnisse: freigegeben, abgelehnt oder zur Korrektur zurückgegeben

Entscheidungen

Sie geben genau das frei,
was Sie sehen.

Jeder Vorgang bezieht sich auf eine bestimmte Version der Datei. So geben alle genau den Inhalt frei, den sie gesehen haben. Jede Entscheidung steht unveränderlich in der Historie des Vorgangs: wer wann entschieden hat, mit welchem Kommentar und zu welcher Version der Datei.

  • Freigeben, ablehnen, zur Korrektur zurückgeben, dazu eigene Entscheidungen Ihres Unternehmens
  • Die Aufgabe zeigt die Daten für die Entscheidung und die bisherigen Schritte
  • Zu jedem Schritt das passende Formular
CONTMAN Workflow: Eine Eingangsrechnung wartet auf Freigabe. Die Aufgabe zeigt den Betrag und drei Entscheidungen: freigeben, ablehnen oder zur Korrektur zurückgeben

Fristen und Aufgaben

Fristen in Arbeitstagen,
nach Ihrem Kalender.

Jeder Schritt hat eine Frist in Kalender- oder Arbeitstagen. Die Arbeitstage richten sich nach dem Arbeitskalender Ihres Unternehmens, mit den Feiertagen, die dort eingetragen sind. Überfällige Aufgaben markiert das System, und in der Aufgabenliste finden Sie Ihre eigenen Aufgaben und die für Ihr Team.

  • Die Zahl der offenen Aufgaben steht immer im Menü
  • Die Aufgabenliste funktioniert auch auf dem Smartphone
  • Auf einen Blick sehen Sie, wo jeder Vorgang gerade steht
CONTMAN Workflow: die Karte „Moje zadania“ (Meine Aufgaben) auf dem Dashboard, mit einer überfälligen und einer bald fälligen Aufgabe

Automatische Schritte

Ein Teil der Arbeit
erledigt sich von selbst.

Ein automatischer Schritt läuft ohne Ihr Zutun: Er verschickt Benachrichtigungen per E-Mail, erstellt ein Dokument aus einer Vorlage, ändert die Beschreibung eines Dokuments oder tauscht Daten mit Ihren Systemen aus. Wer kein Konto im Archiv hat, etwa ein Geschäftspartner, füllt das Formular des Schritts über einen Link in einer E-Mail aus.

  • Dokumente aus einer Word-Vorlage, gefüllt mit den Daten des Vorgangs
  • Das Firmensiegel kommt automatisch auf das Dokument
  • Ein Link für Externe, mit Ablaufdatum
CONTMAN Workflow: die Liste der Vorgänge mit dem aktuellen Schritt und der Angabe, wie der Vorgang gestartet wurde, hier „Automatyczny“ (automatisch)

Häufige Fragen

Was ist ein digitaler Dokumenten-Workflow?
Ein Workflow legt fest, welchen Weg die Dokumente einer Kategorie nehmen, zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe: wer entscheidet, in welcher Reihenfolge und bis wann.
Wer entwirft den Workflow?
Den Ablauf legt Ihr Unternehmen selbst fest, ganz ohne Programmieren: die Schritte als Liste oder im Diagramm, und wohin es je nach Entscheidung und Bedingung weitergeht, auch zurück zu einem früheren Schritt. Laufende Vorgänge folgen weiter dem bisherigen Ablauf.
Wie berechnet CONTMAN Workflow die Fristen?
Jeder Schritt hat eine Frist in Kalendertagen oder in Arbeitstagen. Arbeitstage richten sich nach dem Arbeitskalender Ihres Unternehmens, mit den Feiertagen, die Sie dort eingetragen haben. Überfällige Aufgaben markiert das System.
Woher weiß ich, was genau freigegeben wurde?
Jeder Vorgang gehört zu einer bestimmten Version der Datei. Zu jeder Entscheidung hält die Historie des Vorgangs fest, wer entschieden hat, wann, mit welchem Kommentar und zu welcher Dateiversion. Diese Historie lässt sich nicht ändern.

Demo

Den Workflow
live erleben.

Wir zeigen Ihnen die Freigabe einer Rechnung und eines Vertrags: vom Eingang des Dokuments über Entscheidungen und Fristen bis zur Signatur.

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