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CONTMAN Archive · Dokumentenarchiv

Das elektronische Dokumentenarchiv:
CONTMAN Archive.

Alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem Ort. Jedes hat seine Kategorie und Beschreibung, und Sie finden es über jedes Wort im Text, im Browser und auf dem Smartphone.

Demo vereinbarenSo funktioniert es
CONTMAN Archive: das Suchwort „zastaw“ (Pfand) im Text eines Muster-Pfandvertrags hervorgehoben

Was ist ein elektronisches Dokumentenarchiv?

CONTMAN Archive ist ein elektronisches Dokumentenarchiv für Unternehmen. Hier liegen Ihre Verträge, Rechnungen und weitere Dokumente, und Sie teilen sie sicher mit allen, die sie brauchen.

Mit einem modernen Archiv hört das Chaos auf: keine Papierordner mehr, keine Dateien auf lokalen Laufwerken und keine Informationen, die in langen E-Mail-Verläufen untergehen.

Mit CONTMAN Archive öffnen Sie und Ihr Team Dokumente im Browser, auch auf dem Smartphone. Das macht mobiles Arbeiten und die Zusammenarbeit einfacher.

Jede Datei ist gleich beschrieben, egal wer sie abgelegt hat. So finden Sie sie schnell und können sie sofort teilen.

Das Archiv hält fest, wer Dokumente geöffnet hat, und die Dateien selbst sehen nur Berechtigte.

Das Archiv passt zu jedem Unternehmen, das schneller arbeiten und weniger Papier verbrauchen möchte.

CONTMAN Archive: ein Kreditvertrag mit den Feldern seiner Kategorie und dem Reiter mit den Dateiversionen, jeweils mit der Person, die sie angelegt hat

Wie funktioniert ein elektronisches Archiv?

Wer eine Datei ablegt, wählt ihre Kategorie. Beschreibung und Inhalt indexiert das Archiv selbst, deshalb finden Sie die Datei später über jedes beliebige Wort.

Das System kommt mit vielen Dateiformaten zurecht, etwa PDF, Word, Excel oder Bildern.

Dokumente öffnen Sie direkt im Browser.

Den Zugriff auf Dateien steuern Sie über Berechtigungsstufen, und jede Änderung an den Berechtigungen bleibt dauerhaft im Protokoll.

So arbeiten Sie bequem und sicher zusammen, im eigenen Team und mit externen Partnern.

Die Lizenz passen Sie an das an, was Sie heute brauchen, und erweitern sie, wenn Ihr Unternehmen wächst.

CONTMAN Archive: Suchergebnisse für „zastaw“ (Pfand) mit dem Filterbereich

Die wichtigsten Funktionen des elektronischen Archivs

  • Sichere Aufbewahrung

    CONTMAN Archive schützt Ihre Dokumente mit Verschlüsselung: Die Verbindung zum Archiv ist immer verschlüsselt, und Dateien ausgewählter Kategorien sowie sensible Daten speichert das Archiv verschlüsselt. Verschlüsselte Dateien und Daten bleiben auch in einer Kopie der Datenbank oder der Dateien unlesbar, wenn die Kopie ohne die Schlüssel entstanden ist. Wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle zusammenspielen, zeigt unser Beitrag über die sichere Aufbewahrung von Dokumenten.

  • Erweiterte Suche

    Ein Dokument finden Sie in wenigen Sekunden. Sie suchen nach einem Wort, einem Datum oder einem Feld der Beschreibung, zum Beispiel nach der Vertragsnummer.

  • Zugriffskontrolle

    Sie entscheiden, wer welche Dokumente sieht. Rollen und Berechtigungen legen Sie genau fest, damit nur die Richtigen an die Dokumente kommen.

  • Anbindung an andere Systeme

    Jede Funktion von CONTMAN Archive steht über eine API bereit. Ihre Geschäftssoftware lässt sich also anbinden, ohne dass Sie am Archiv etwas ändern müssen. Auch Systeme für elektronische Signaturen lassen sich anbinden. Das beschleunigt Workflow und Freigabe.

  • Mobiler Zugriff

    Mit der Smartphone-App landen Fotos von Dokumenten direkt im Archiv, und das Archiv im Browser funktioniert auch auf Smartphone und Tablet. Praktisch für alle, die mobil oder im Außendienst arbeiten.

Das bringt Ihnen ein elektronisches Archiv

  • Weniger Platz, weniger Kosten

    Ihre Dokumente liegen im digitalen Archiv statt im Aktenschrank. Sie gewinnen Platz im Büro und geben weniger für Miete und die Pflege eines Papierarchivs aus.

  • Backups und Dateiversionen

    Backups laufen nach dem Zeitplan Ihrer IT, und jede Änderung an einer Datei speichert das Archiv als neue Version.

  • Einfacher im Team arbeiten

    Ihr Team arbeitet gemeinsam an Dokumenten: teilt sie, ergänzt Notizen und lädt neue Versionen hoch. Jede Änderung bleibt in der Historie.

Was unterscheidet CONTMAN Archive von anderen Systemen am Markt?

  • Jedes Dokument in seiner Kategorie

    In CONTMAN Archive hat jedes Dokument seine Kategorie, etwa Verträge, Rechnungen oder Bestellungen, und die Kategorien richten Sie passend zu Ihrem Unternehmen ein. Wer eine Datei ablegt, wählt die Kategorie und beschreibt das Dokument. So landet jede Datei gleich dort, wo Sie sie später suchen.

  • Einheitlich beschrieben

    Jede Kategorie hat ihre eigenen Felder für die Beschreibung, deshalb sind Dokumente immer gleich beschrieben. Sie können einem Dokument auch eine Kennung geben, etwa die Kundennummer oder die polnische Steuernummer (NIP), und finden darüber Dokumente aus allen Kategorien.

  • Unverändert und nachvollziehbar

    Rechnungen, Verträge, Personalakten oder Logistikpapiere müssen Sie so aufbewahren, dass Sie jederzeit zeigen können, dass die Dokumente echt und vollständig sind. CONTMAN Archive überschreibt in gespeicherten Dateien nichts. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, das Archiv prüft Signaturen und Siegel, und die Historie zeigt, wer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

  • Wächst mit Ihnen

    Ihr Unternehmen wächst? Dann legen Sie neue Kategorien und Felder an, sobald Sie sie brauchen. Das Archiv wächst mit Ihren Prozessen mit.

Häufige Fragen

Wie ordnet CONTMAN Archive Dokumente?
Jede Datei kommt beim Ablegen in die gewählte Kategorie, etwa Verträge, Rechnungen oder Bestellungen, und erhält ihre Beschreibung über die Felder dieser Kategorie. Die Struktur der Kategorien legt Ihr Unternehmen selbst fest und baut sie aus, wenn das Geschäft wächst.
Kann ich auch im Inhalt eines Dokuments suchen?
Ja. Das Archiv indexiert Beschreibung und Inhalt der Dateien automatisch, und Sie finden ein Dokument unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Sie sehen nur Treffer aus Kategorien, die Sie lesen dürfen.
Wie schützt das Archiv meine Dokumente?
Die Verbindung zum Archiv ist immer verschlüsselt. Dateien ausgewählter Kategorien und sensible Daten speichert das Archiv ebenfalls verschlüsselt. Wer worauf zugreifen darf, regeln Rollen und Berechtigungen, und jede Änderung der Berechtigungen landet in einem unveränderlichen Protokoll.

Demo

Das Archiv
live erleben.

Wir zeigen Ihnen Beschreibung, Suche und Historie an Beispielen mit Rechnungen und Verträgen.

Demo vereinbarenMehr über CONTMAN WorkflowBroschüre herunterladen: CONTMAN Archive für Leasingverträge (PDF)