Dokumente sicher aufbewahren: Verschlüsselung und Zugriffskontrolle

Geschäftsdokumente sind Daten, die Schutz brauchen

Im Archiv eines Unternehmens liegen Verträge, Rechnungen, Personalakten und die Korrespondenz mit Kunden. Darin stecken personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und Verpflichtungen. Dokumente sicher aufbewahren heißt also nicht, sie irgendwo abzulegen. Es geht darum, dass sie nur bei denen ankommen, die sie brauchen, und dass niemand sie am System vorbei lesen kann.

Echte Bedrohungen sehen selten so aus wie im Film. Häufiger ist es eine Kopie der Datenbank, die in falsche Hände gerät, eine ausgetauschte Festplatte, ein Konto mit mehr Rechten, als die Arbeit verlangt, oder ein Link zu einer Datei, der jahrelang funktioniert. Die DSGVO verlangt von Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen und nennt als Beispiel ausdrücklich die Verschlüsselung personenbezogener Daten (Art. 32 DSGVO).

Deshalb schützt man Dokumente auf zwei Ebenen, die sich ergänzen:

• Verschlüsselung schützt die Daten, wenn jemand am System vorbei an sie herankommt, etwa über eine Kopie der Datenbank;
• Zugriffskontrolle entscheidet, wer im System selbst was sehen und tun darf.

Und es bleibt eine Spur: Sie sehen, wer ein Dokument aufgerufen hat. Weiter unten lesen Sie, wie jede dieser Ebenen in CONTMAN Archive funktioniert.

Dokumente verschlüsseln: unlesbar außerhalb des Systems

Verschlüsselung macht aus dem Inhalt einer Datei eine Folge von Bytes, aus der sich ohne Schlüssel nichts lesen lässt. Sie wirkt an zwei Stellen: bei der Übertragung zwischen Browser und Server und dort, wo das Dokument gespeichert ist. Wie gut sie schützt, entscheiden die Schlüssel. Liegen sie bei den Daten, liefert jede Kopie der Daten den Schlüssel gleich mit.

So löst CONTMAN Archive das:

• Die Verbindung zum Archiv ist verschlüsselt (HTTPS). Anmelden können Sie sich nur über eine sichere Verbindung.
• Die Dateiverschlüsselung schalten Sie für eine Kategorie Ihrer Wahl ein. Von da an speichert das Archiv jede neue Datei dieser Kategorie verschlüsselt (AES-256-GCM), dazu alles, was daraus entsteht: die PDF-Vorschau, Vorschaubilder, den ausgelesenen Text und Prüfberichte zu Signaturen.
• Für Ihr Team ändert sich nichts: Dateien laden Sie wie gewohnt herunter oder sehen sie an, und den Inhalt durchsuchen Sie weiterhin nach ganzen Wörtern.
• Neue Dateien in den Personalakten von CONTMAN HR verschlüsselt das System immer. Das gilt auch für Vorname, Nachname, PESEL-Nummer (polnische Personenkennziffer) und Ausweisnummer in den Personalstammdaten der Beschäftigten.
• Ein Feld der Beschreibung können Sie als sensible Daten markieren. Dann speichert das Archiv seine Werte verschlüsselt in der Datenbank, auch in der Historie des Dokuments.
• Backups enthalten den Hauptschlüssel der Installation nicht. Das Backup-Skript speichert ihn gesondert, und der Betreiber bewahrt ihn getrennt von den Kopien der Datenbanken auf.

Was bringt das in der Praxis? Verschlüsselte Dateien und Daten bleiben unlesbar, wenn jemand ohne die Schlüssel der Installation eine Kopie zieht: einen Dump oder ein Replikat der Datenbank, ein Backup oder eine Kopie der Festplatte oder des Dateispeichers. Wichtig sind auch die Grenzen. Dateien, die schon vor dem Einschalten der Verschlüsselung gespeichert waren, bleiben unverschlüsselt, bis der Betreiber der Installation sie nachträglich verschlüsselt. Und die Verschlüsselung schützt nicht davor, dass jemand den Server selbst übernimmt, auf dem das Archiv läuft und die Schlüssel liegen. Vor Berechtigten verbirgt sie nichts: Wer ein Dokument lesen darf, sieht seine Daten ganz normal. Genau deshalb braucht es eine zweite Ebene.

Zugriffskontrolle für Dokumente: Alle sehen nur, was sie brauchen

Gute Zugriffskontrolle folgt dem Prinzip der geringsten Rechte: Alle bekommen genau so viel Zugriff, wie ihre Arbeit verlangt, und standardmäßig gar keinen. Zugriff vergeben Sie gezielt, für eine Dokumentart und eine bestimmte Tätigkeit, nicht „für das ganze Archiv“.

So steuern Sie den Zugriff in CONTMAN Archive:

• Berechtigungen vergeben Sie in Rollen, für jede Kategorie einzeln. Jede Kategorie hat zwölf eigene Berechtigungen, etwa um Dokumente zu lesen, zu bearbeiten oder zu löschen, Dateien herunterzuladen und anzusehen oder Dokumente per Link zu teilen. So können Sie jemandem erlauben, die Beschreibung eines Vertrags zu lesen, ohne die Datei dazu ansehen oder herunterladen zu dürfen.
• Wenn Sie eine neue Kategorie anlegen, hat zunächst niemand Rechte darauf. Wer Zugriff bekommt, legen Sie in den Rollen fest.
• Die Suche berücksichtigt die Berechtigungen. Wer keine Rechte für eine Kategorie hat, sieht ihre Dokumente auch in den Suchergebnissen nicht. Es gibt keinen Hinweis auf fehlende Rechte: Die Dokumente tauchen dort einfach nicht auf.
• Die Anmeldung läuft über OpenID Connect, also mit demselben Konto, mit dem sich Ihr Team auch bei anderen Systemen anmeldet. Das Archiv speichert keine Passwörter, und welche Rolle jemand hat, legt der Anmeldedienst Ihrer Organisation fest.
• Wer Rollen, Kategorien oder Aufbewahrungsregeln ändern will, braucht den Administrationsmodus. Dazu bestätigen Sie Ihre Identität: Sie melden sich in einem eigenen Fenster noch einmal an.
• Jemandem ohne Berechtigung schicken Sie ein Dokument per Link. Ein Ablaufdatum setzen Sie dabei immer, und Sie können den Link jederzeit sperren: sofort und endgültig.

Nachvollziehbarkeit: Sie wissen, wer was wann getan hat

Zugriffskontrolle ist erst vollständig, wenn sie Spuren hinterlässt. An diesen Spuren sehen Sie, wer ein Dokument aufgerufen hat, und können es bei einer Prüfung oder einem Audit belegen.

Das hält CONTMAN Archive fest:

• Die Historie eines Dokuments zeigt unter anderem, wann es geöffnet oder in einer Liste angezeigt wurde, wann sich seine Beschreibung geändert hat und wann jemand eine Datei hoch- oder heruntergeladen oder das Dokument geteilt hat. Bei jedem Eintrag steht, wer es war.
• Jeder Download und jede geöffnete Vorschau landet mit der Versionsnummer in der Historie. So wissen Sie, wer wann welchen Inhalt angesehen hat.
• Jedes Öffnen und jeder Download über einen Link ist ein eigener Eintrag in der Historie.
• Das Berechtigungsprotokoll zeigt, wer wann was an Rollen und Berechtigungen geändert hat. Jeder Eintrag entsteht zusammen mit der Änderung und bleibt dauerhaft im Protokoll. So hinterlässt jede Änderung an Berechtigungen eine Spur.

Integrität: Jede Version bleibt erhalten

Zur Sicherheit gehört auch die Gewissheit, dass ein Dokument noch das ist, was es war. CONTMAN überschreibt in einer gespeicherten Datei nichts. Jedes Hochladen, Ersetzen und Wiederherstellen einer Datei erzeugt eine neue, unveränderliche Version, und die Versionsnummern ändern sich nie.

Checkliste: Fragen an den Anbieter Ihres Dokumentenarchivs

Bevor Sie ein System für die Aufbewahrung Ihrer Dokumente auswählen, stellen Sie dem Anbieter ein paar Fragen:

• Ist die Verbindung zum Archiv immer verschlüsselt?
• Sind Dateien und sensible Daten auch dort verschlüsselt, wo sie gespeichert sind, und mit welchem Algorithmus?
• Wo liegen die Schlüssel, und lässt sich eine Kopie der Datenbank ohne sie lesen?
• Lassen sich Berechtigungen getrennt nach Dokumentart und Tätigkeit vergeben, und ist eine neue Dokumentart standardmäßig für alle gesperrt?
• Zeigt die Suche jeder Person nur die Dokumente, für die sie Rechte hat?
• Steht jedes Öffnen, jede Vorschau und jeder Download eines Dokuments in der Historie?
• Landen Änderungen an Berechtigungen in einem unveränderlichen Protokoll?
• Laufen Links zu geteilten Dokumenten ab, und lassen sie sich sperren?
• Bewahrt das Archiv jede Version einer Datei auf?

Verschlüsselung und Zugriffskontrolle wirken zusammen

Keine der beiden Ebenen reicht allein. Verschlüsselung ohne Zugriffskontrolle schützt Kopien, entscheidet aber nicht, wer ein Dokument im System sieht. Zugriffskontrolle ohne Verschlüsselung bewacht das System, schützt aber keine Kopie der Datenbank, die das System verlassen hat. Erst zusammen, mit einer Historie jedes Zugriffs, ergeben sie ein Archiv, dem Sie Verträge, Rechnungen und Personalakten anvertrauen können.

Wie CONTMAN Archive mit Workflow, Signatur und Personalakte zusammenarbeitet, lesen Sie im Beitrag über das Dokumentenmanagementsystem von CONTMAN. Vereinbaren Sie eine Demo von CONTMAN Archive, und wir zeigen Ihnen, wie die Verschlüsselung nach Kategorie, die Rollen und die Historie eines Dokuments in der Praxis aussehen.