PLENUmów prezentację

CONTMAN Archive · Archiwum dokumentów

Elektroniczne archiwum
CONTMAN Archive.

Nowoczesne elektroniczne archiwum, które zapewnia bezpieczne przechowywanie, szybki dostęp i wygodne zarządzanie dokumentami w jednym miejscu.

Umów prezentacjęZobacz, jak to działa
CONTMAN Archive: szukane słowo „zastaw” podświetlone w treści przykładowej umowy zastawu rejestrowego

Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów?

Elektroniczne archiwum dokumentów CONTMAN Archive to nowoczesne i wygodne rozwiązanie dla firm, które pozwala bezpiecznie przechowywać i udostępniać dokumenty w środowisku cyfrowym.

Wdrożenie nowoczesnego archiwum kończy erę chaosu – rezygnujesz z tradycyjnych teczek, plików na lokalnych dyskach i gubienia wątków w e-mailach.

Z CONTMAN Archive Ty i Twój zespół macie dostęp do dokumentów w przeglądarce, także na telefonie, co usprawnia pracę zdalną i ułatwia współpracę.

Każdy archiwizowany plik jest opisany w ustandaryzowany sposób, bez względu na to, kto go dodaje, a system umożliwia jego błyskawiczne wyszukiwanie i łatwe udostępnianie, oszczędzając czas i zasoby.

CONTMAN Archive rejestruje, kto uzyskał dostęp do dokumentów, oraz dba o ich bezpieczeństwo, chroniąc je przed nieuprawnionym dostępem.

To idealne rozwiązanie dla firm, które stawiają na efektywność, ekologię i nowoczesne zarządzanie dokumentami.

CONTMAN Archive: umowa kredytu z opisem w polach kategorii i zakładką wersji pliku, każda z autorem

Jak działa elektroniczne archiwum?

Cyfrowe archiwum CONTMAN Archive pozwala na bezpieczne przechowywanie i organizację dokumentów w jednym miejscu, dostępnym przez przeglądarkę.

Pliki przesyłane do systemu trafiają do kategorii wybranej przez osobę, która je dodaje, a ich opis i treść są automatycznie indeksowane, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.

System obsługuje różne formaty, takie jak PDF, Word, Excel czy obrazy, zapewniając pełną elastyczność.

Dokumenty można przeglądać bezpośrednio w aplikacji webowej, bez konieczności ich pobierania.

Każda zmiana uprawnień trafia do dziennika, którego nie można zmienić, a dostęp do plików można kontrolować poprzez nadawanie różnych poziomów uprawnień.

To pozwala na wygodną i bezpieczną współpracę zarówno w ramach zespołu, jak i z partnerami zewnętrznymi.

Elastyczny model licencyjny umożliwia dostosowanie przestrzeni do rosnących potrzeb firmy.

CONTMAN Archive: wyniki wyszukiwania słowa „zastaw” z panelem filtrów

Podstawowe funkcje elektronicznego archiwum

  • Bezpieczne przechowywanie

    CONTMAN Archive chroni dokumenty szyfrowaniem: połączenie z archiwum jest zawsze szyfrowane, a pliki wybranych kategorii i dane wrażliwe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Zaszyfrowane pliki i dane pozostają nieczytelne nawet w kopii bazy danych czy magazynu plików wykonanej bez kluczy instalacji.

  • Zaawansowane wyszukiwanie

    Dzięki narzędziom wyszukiwania odnalezienie dokumentu zajmuje zaledwie kilka sekund. Możesz przeszukiwać archiwum na podstawie słów kluczowych, dat lub atrybutów, co znacząco przyspiesza pracę.

  • Kontrola dostępu

    Precyzyjne definiowanie ról i uprawnień użytkowników zapewnia, że dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnione osoby, zwiększając bezpieczeństwo i kontrolę nad danymi.

  • Integracja z innymi systemami

    CONTMAN Archive udostępnia każdą swoją funkcję przez API, więc oprogramowanie biznesowe firmy może się z nim łączyć bez zmian po stronie archiwum. Obsługuje również integrację z systemami elektronicznego podpisywania dokumentów, co usprawnia ich obieg i akceptację.

  • Mobilny dostęp

    Dzięki aplikacji na telefon zdjęcia dokumentów trafiają prosto do archiwum, a archiwum w przeglądarce działa także na ekranie telefonu i tabletu. To idealne rozwiązanie dla osób pracujących zdalnie i w terenie.

Korzyści z użycia elektronicznego archiwum

  • Oszczędność miejsca i kosztów

    Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje potrzebę utrzymywania fizycznych archiwów, co redukuje koszty wynajmu przestrzeni biurowej oraz związane z nimi wydatki na organizację i obsługę dokumentacji.

  • Szybki dostęp w przeglądarce

    Dokumenty są dostępne w przeglądarce, co pozwala na błyskawiczne zarządzanie nimi z komputera, tabletu czy telefonu.

  • Zwiększone bezpieczeństwo

    Dzięki zaawansowanym zabezpieczeniom, takim jak szyfrowanie danych, kopie zapasowe wykonywane według harmonogramu administratora i wersje plików, których nic nie nadpisuje, dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem.

  • Usprawniona współpraca zespołowa

    Użytkownicy mogą wspólnie pracować na dokumentach: udostępniać je, dodawać notatki i wgrywać nowe wersje, a każda zmiana zostaje w historii, co znacząco zwiększa efektywność pracy grupowej.

Czym CONTMAN Archive różni się od innych systemów dostępnych na rynku?

  • Zorganizowane zarządzanie dokumentami

    W CONTMAN Archive wszystkie dokumenty są przechowywane w dedykowanych kategoriach biznesowych, takich jak umowy, faktury czy zamówienia. W rezultacie możesz samodzielnie dostosować strukturę kategorii do swoich potrzeb, eliminując bałagan i chaos w dokumentacji. Każdy użytkownik zobowiązany jest do przypisania dokumentu do odpowiedniej kategorii i nadania mu opisu - koniec z przeszukiwaniem stosów plików oznaczonych jako „Inne”.

  • Ustrukturyzowany opis dokumentów

    Każda kategoria posiada zdefiniowane atrybuty opisowe, dzięki czemu dokumenty są zawsze oznaczone w jednolity i przejrzysty sposób. W konsekwencji, nie musisz już martwić się przypadkowymi nazwami plików - system pozwala na przypisanie unikalnego identyfikatora, np. ID klienta lub NIP, co ułatwia szybkie odnalezienie dokumentów niezależnie od kategorii.

  • Integralność i ślad dokumentów

    Niektóre dokumenty - faktury, umowy, dokumenty pracownicze, logistyczne i inne - muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność. CONTMAN Archive niczego w przechowywanych plikach nie nadpisuje: każda zmiana tworzy nową wersję, podpisy i pieczęcie są sprawdzane, a historia pokazuje, kto i kiedy sięgał po dokument.

  • Elastyczność i rozwój

    Twoja firma rośnie, a razem z nią zmieniają się potrzeby dotyczące dokumentacji? W CONTMAN Archive możesz dodawać nowe kategorie i sposoby opisywania dokumentów w miarę rozwoju biznesu. Dostosuj system do nowych procesów, aby maksymalnie wykorzystać potencjał cyfryzacji i całkowicie wyeliminować papier z organizacji.

Pytania i odpowiedzi

Jak CONTMAN Archive porządkuje dokumenty?
Każdy plik trafia do kategorii wybranej przy dodaniu, na przykład umowy, faktury czy zamówienia, i dostaje opis według pól tej kategorii. Strukturę kategorii firma ustala sama i rozwija ją razem z biznesem.
Czy można szukać po treści dokumentu?
Tak. Opis i treść plików są indeksowane automatycznie, a dokument znajdziesz bez względu na wielkość liter i polskie znaki. Wyniki obejmują tylko dokumenty z kategorii, które dana osoba może czytać.
Jak archiwum chroni dokumenty?
Połączenie z archiwum jest zawsze szyfrowane, a pliki wybranych kategorii i dane wrażliwe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Dostęp wynika z ról i uprawnień, a każda zmiana uprawnień trafia do dziennika, którego nie można zmienić.
Czy zmiana dokumentu nadpisuje poprzednią wersję?
Nie. CONTMAN Archive niczego w przechowywanych plikach nie nadpisuje: każda zmiana tworzy nową wersję, a historia pokazuje, kto i kiedy sięgał po dokument.

Prezentacja

Zobacz archiwum
w działaniu.

Pokażemy opis, wyszukiwanie i historię dokumentu na przykładach faktur i umów.

Umów prezentacjęPoznaj CONTMAN WorkflowPobierz broszurę (PDF)