W tym artykule

Umowy, aneksy, dokumenty kadrowe, faktury: dokumenty, które wymagają podpisu, podpiszesz w CONTMAN Sign - podpis elektroniczny i pieczęć firmy. Nie wychodzisz z systemu, w którym te dokumenty powstają, krążą i są przechowywane. Nie ma papieru ani kuriera.

Nie czekasz też na kogoś, kto akurat jest w delegacji. Taka osoba potwierdza podpis kwalifikowany online w telefonie: w aplikacji mObywatel albo kodem SMS.

Partnerzy wybrani z rozmysłem

Naszych partnerów, dostawców podpisu kwalifikowanego, nie wybraliśmy przypadkiem. Zanim podjęliśmy decyzję, przejrzeliśmy rynek i oceniliśmy każdego kandydata szczegółowo:

  • jak łatwo i jak szybko osoba z polskim dowodem zdalnie uzyska podpis,
  • ile to kosztuje,
  • jak dojrzała jest współpraca techniczna,
  • czy dostawca daje pieczęć i znacznik czasu,
  • jak pewnym partnerem będzie na lata.

Pierwszym sitem była ochrona Twoich danych: do dostawcy ma trafiać tylko cyfrowy odcisk dokumentu, a nie jego treść. Tak wybraliśmy trzech partnerów, którzy razem odpowiadają na potrzeby naszych klientów pod względem łatwości, ceny i utrzymania.

Działają obok siebie i są wymienni, więc CONTMAN jest gotowy na zmiany rynku i prawa. Jednego partnera można zastąpić innym bez przebudowy reszty systemu. Twoja firma sama wybiera, z których partnerów korzysta, i wskazuje domyślnego.

Najprostsza droga do podpisu kwalifikowanego online

  • Bez wizyty w punkcie, bez czytnika kart, bez instalowania czegokolwiek na komputerze.
  • Podpis kwalifikowany przez mObywatel: tożsamość potwierdzasz w aplikacji mObywatel na telefonie i akceptujesz podpis na stronie dostawcy.
  • Nie korzystasz z mObywatela? Raz pokazujesz telefonowi dowód i twarz albo krótko rozmawiasz z konsultantem przez wideo. Trwa to około 10 minut, a każdy kolejny podpis potwierdzasz kodem SMS.
  • Nie musisz mieć wcześniej żadnego certyfikatu: dostawca wyda Ci krótkotrwały certyfikat kwalifikowany na czas podpisu. Masz już podpis kwalifikowany w chmurze u jednego z naszych partnerów? Użyjesz go także w CONTMAN.
  • Na stronie „Mój podpis” od razu widzisz, czy jesteś „Gotowy do podpisu”.

Bez sprzętu i bez osobnej platformy

  • Nie kupujesz czytników ani kart, bo podpis kwalifikowany składasz u dostawców w chmurze.
  • Nie potrzebujesz osobnej platformy do podpisu: podpis jest krokiem obiegu w tym samym systemie, w którym dokument powstaje i jest przechowywany.
  • Certyfikat do podpisu zaawansowanego pracownik dostaje automatycznie przy pierwszym podpisie, a system sam go odnawia. Nic nie kupujesz na zewnątrz i niczego nie pilnujesz.

Podpis elektroniczny w każdym obiegu dokumentów

  • Podpis to nie kolejna aplikacja, tylko krok obiegu w CONTMAN Workflow - obieg dokumentów: umowy, aneksy, faktury, dokumenty z szablonu Word i dokumenty kadrowe w CONTMAN HR - teczki pracownicze. CONTMAN Sign podpisuje pliki PDF.
  • Dokument sam trafia do kolejnych osób w ustalonej kolejności. Pieczęć firmy nakłada automatyczny krok obiegu, bez niczyjego udziału.
  • Każdy podpis i każda pieczęć tworzą nową wersję pliku, więc historia pokazuje, która wersja niesie który podpis.
  • Ktoś odmawia podpisu? Musi podać powód, który zostaje w historii procesu, a obieg idzie przygotowaną wcześniej ścieżką.
  • Ty ustalasz zasady firmy: jakie metody podpisu dopuszczasz, jak długo podpis ma być weryfikowalny i czy dodawać znacznik czasu. Pojedynczy obieg może te zasady tylko zaostrzyć, nigdy obejść.

Komplet w jednym miejscu

  • W jednym systemie i w jednym obiegu masz podpis zaawansowany, kwalifikowany i biometryczny, elektroniczną pieczęć firmy z Twoim logo oraz znacznik czasu.
  • Każdy podpis CONTMAN sprawdza od razu. Na zielono świeci tylko to, co jest kwalifikowane według unijnej listy zaufania, a pełny raport weryfikacji pobierzesz jednym przyciskiem.
  • Podpis może od razu nieść dane, dzięki którym zweryfikujesz go także po latach.
  • Bezpieczeństwo w standardzie: każdy podpis u dostawcy chroni drugi składnik (PIN, kod SMS albo potwierdzenie w mObywatelu). Do dostawcy wychodzi tylko cyfrowy odcisk dokumentu. Wylogowanie z CONTMAN kończy też sesję u dostawcy podpisu.

Jak to wygląda w praktyce

  1. Obieg tworzy umowę z Przykładową Spółką z szablonu Word, od razu jako PDF gotowy do podpisu.
  2. Dział prawny ją akceptuje.
  3. Członek zarządu podpisuje ją podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tożsamość w mObywatelu na telefonie.
  4. System sam przybija pieczęć firmy.
  5. Podpisana umowa zostaje w CONTMAN Archive - archiwum dokumentów jako nowa wersja, z pełną historią: kto, kiedy i w jakiej kolejności.

Nikt nie drukuje, nie skanuje i nie wysyła dokumentu pocztą. Jak podpis łączy się z archiwum, obiegiem, teczkami i skanowaniem, opisaliśmy w tekście o systemie do zarządzania dokumentami CONTMAN.

Chcesz zobaczyć podpis kwalifikowany w obiegu dokumentów Twojej firmy? Umów prezentację CONTMAN Sign.