Analyse vor der Einführung: warum sie über den Projekterfolg mitentscheidet

Ein Projekt läuft dann gut, wenn es gut geplant ist. In agilen Projekten bekommt man den Umfang am schwersten in den Griff, denn er kann sich schnell ändern. Dass sich die Prioritäten im Backlog verschieben, ist ganz normal, selbst nach den ersten Iterationen. Die Erfahrung zeigt: Am meisten bringt es, ein Projekt in Etappen aufzuteilen, von denen jede fertige, voll nutzbare Funktionen liefert. Das gelingt nur, wenn wir den Umfang genau kennen. Dafür braucht es eine gründliche Business-Analyse.

Die Analyse vor der Einführung spielt bei der Planung und Umsetzung der meisten Projekte eine zentrale Rolle. In dieser Phase verstehen und bewerten Sie, welchen Nutzen ein Vorhaben bringen kann und mit welchen Hürden Sie rechnen müssen.

Viele unterschätzen diese Phase auf dem Weg zum Projektstart, vor allem Projektteams mit wenig Erfahrung. Solche Teams überspringen den Schritt oder kürzen ihn aufs Nötigste, weil sie schneller loslegen wollen. Das spart aber nur scheinbar Zeit: Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass eine gute Analyse am Anfang das ganze Projekt schneller macht. Die Analyse kann Teil des Projekts sein oder ihm vorausgehen. Es lohnt sich zu verstehen, warum sie so wichtig ist, was sie bringt und warum Zeit und Geld dafür gut investiert sind.

Die Ziele des Projekts verstehen

Jedes Vorhaben hat ein Ziel. Die Analyse vor der Einführung hilft, dieses Ziel besser zu verstehen und in kleinere Ziele zu zerlegen. In fachlichen Workshops mit dem Projektteam und den Stakeholdern legen wir das Hauptziel und die Teilziele genau fest. So wird klar, was wir erreichen wollen, was Vorrang hat und welche Schritte dafür nötig sind. Das Projekt wird übersichtlich, sein Ziel klar.

Das Projekt in Etappen aufteilen

Projekte sind unterschiedlich groß. Kleinere Vorhaben in einem Unternehmen kommen manchmal ohne ausgefeilte Pläne und zusätzlichen Aufwand aus. Große und mittlere Projekte und Programme brauchen einen ganz anderen Ansatz. Hier führt kein Weg daran vorbei, sie in kleinere Etappen zu zerlegen, vor allem wenn ein Vorhaben mehrere Geschäfts- und Funktionsbereiche berührt. Operativ gesehen besteht das Hauptziel meist aus vielen kleinen Schritten und Aufgaben. Für das Management sind das schlicht die Meilensteine, die uns dem Ziel näherbringen.

Wer ein Projekt in Etappen aufteilt, kann die Kosten optimieren und zeitlich verteilen. Das hilft, wenn die Ressourcen knapp sind oder wenn wir je nach Etappe festlegen können, wie viele Personen wie lange mitarbeiten. Die Etappen können sehr unterschiedlich komplex sein und kosten entsprechend unterschiedlich viel. Etappen erleichtern auch die Budgetplanung, sowohl wenn Zahlungen über einen längeren Zeitraum laufen sollen, als auch wenn verschiedene Abteilungen einzelne Etappen aus ihrem Budget bezahlen.

Die Analyse macht auch die Prioritäten klarer. Damit planen Sie die Etappen so, dass die Änderungen aus dem Projekt möglichst schnell messbare Ergebnisse bringen. Das Wichtigste: Alle, die später mit der Lösung arbeiten, haben schnell etwas in der Hand, das als Ganzes funktioniert. Dann sehen sie den Sinn des Projekts und machen bei der Veränderung lieber mit.

Risiken früh erkennen

Die Analyse vor der Einführung zeigt, wo Gefahren lauern, noch bevor das Projekt startet. So können Sie rechtzeitig planen, wie Sie diese Risiken klein halten oder steuern, und ersparen sich Überraschungen mitten im Projekt.

Prüfen, ob sich das Projekt lohnt und sinnvoll ist

Bevor ein Projekt startet, sollten Sie genau prüfen, ob es sich lohnt. Auch in agilen Projekten gilt: Die Zahlen müssen stimmen, und das Budget ist nicht beliebig dehnbar. Mit der Analyse vor der Einführung schätzen Sie Kosten und Nutzen des Projekts ab und treffen so bessere Investitionsentscheidungen. Wenn wir die Geschäftsziele verstehen und das Projekt in Etappen aufteilen, planen wir nicht nur die Ressourcen besser, sondern auch den Cashflow. Wir können Budget zwischen den Etappen verschieben und manchmal ganz bewusst auf Teile verzichten, die ursprünglich geplant waren. Im Extremfall führt die Analyse sogar dazu, dass das Projekt auf Eis gelegt wird.

Ressourcen planen

Mit der Analyse legen Sie genau fest, was das Projekt braucht: Menschen, Geld, Technik und Zeit. So planen und steuern Sie Ihre Ressourcen besser.

Stakeholder ins Boot holen

Die Analyse vor der Einführung zeigt, wer die Stakeholder des Projekts sind, was sie erwarten und was sie brauchen. So binden Sie die Stakeholder besser in Entscheidungen und in die Umsetzung ein, und das erhöht die Chance auf Erfolg. Ein gemeinsames Brainstorming in den fachlichen Workshops bringt vom ersten Tag an messbaren Nutzen und zahlt sich in jeder weiteren Etappe aus. Auch für das Change-Management ist das wichtig: Alle, die später mit der Lösung arbeiten, und das Unternehmen als Ganzes sollten mitziehen. Nichts ist schlimmer als ein Projekt, das man mit der Brechstange durchsetzt, ohne dass die wichtigsten Betroffenen dahinterstehen.

Mit einer Analyse vor der Einführung ist das Projekt besser auf die Umsetzung vorbereitet: Die Risiken sind bekannt und begrenzt, die Ziele klar und die Ressourcen geplant. Auf Änderungen reagieren Sie dann viel leichter.

Prozesse verbessern

Die Analyse zeigt auch, welche Bereiche Sie mit dem Projekt verbessern können. Manchmal machen die Workshops mit dem Team nicht nur den Projektumfang realistischer, sondern bringen auch andere Bereiche des Unternehmens ans Licht, die besser laufen könnten. Das kann das ganze Unternehmen effizienter machen, natürlich in einem eigenen Projekt oder in einer zusätzlichen Etappe. Neben den Geschäftsprozessen verbessert eine gute Business-Analyse ohne Zweifel auch die Projektarbeit selbst und entlastet die Projektleitung.

Kurz gesagt: Wer Projekte und Programme plant und umsetzt, kann auf die Analyse vor der Einführung nicht verzichten. Die Vorteile im Überblick:

• gutes Verständnis der Projektziele
• klare Etappen im Projekt
• weniger Risiko
• Klarheit, ob sich das Projekt lohnt
• effizienter Einsatz der Ressourcen
• Stakeholder, die mitziehen
• bessere Chancen auf Erfolg
• optimierte Prozesse

Deshalb lohnt es sich, dieser Phase die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. So holen Sie aus Ihren Projekten das Beste heraus.

Selbst wenn das Projekt am Ende ähnlich viel kostet, verläuft es ganz anders. Eine sorgfältige Analyse vor der Einführung ist eine Investition in Gelassenheit, Planbarkeit und mehr Erfolg, während der Umsetzung und später, wenn Sie mit den Ergebnissen des Projekts arbeiten. Auf diesem Fundament sollte jedes ernsthafte Vorhaben stehen.