W tym artykule

Dokumenty znowu żyją

W każdej firmie najcenniejsza wiedza leży w dokumentach: w umowach, aneksach, decyzjach, korespondencji i aktach pracowniczych. Przez lata trafiały do archiwum i tam zostawały, bezpieczne, ale milczące. Kto chciał coś z nich wydobyć, musiał wiedzieć, czego szukać, gdzie i jak.

Archiwum dokumentów z AI w CONTMAN to zmienia. Archiwum przestaje być magazynem i staje się centrum wiedzy firmy. Dokumenty znowu żyją: odpowiadają na pytania i stają się źródłem najważniejszych informacji dla zarządu, kadr, prawników i każdego, kto podejmuje decyzje.

Wiedza, która zostaje w firmie

Nie musisz już pamiętać numeru faktury, nazwy kategorii ani tego, który filtr ustawić. Nie musisz też szukać osoby, która „wie, gdzie to jest”. Wiedza zapisana w dokumentach staje się bazą wiedzy firmy, dostępną dla każdego uprawnionego od razu, zwykłym pytaniem. Także wtedy, gdy autor dokumentu dawno zmienił dział albo firmę.

Pytasz tak, jak pytasz współpracownika

Kilka pytań, które możesz zadać asystentowi:

  • „Znajdź umowę leasingu z Przykładową Spółką i powiedz, do kiedy obowiązuje.”
  • „Jakie warunki wypowiedzenia mamy w umowach z Przykładowym Dostawcą?”
  • „Pokaż wszystkie dokumenty powiązane z tą umową.”
  • „Jakie dokumenty są w części B teczki pracownika Jana Przykładowego?”
  • „Streść najważniejsze warunki aneksu z marca.”

Przykładowa Spółka, Przykładowy Dostawca i Jan Przykładowy to nazwy zmyślone na potrzeby przykładu.

Archiwum dokumentów z AI: co potrafi już dziś

W najnowszej wersji CONTMAN połączysz CONTMAN Archive - archiwum dokumentów z asystentem AI, z którego już korzysta Twoja firma, na przykład Claude, Copilot albo własnym agentem. Łączysz go, logując się własnym kontem. Taki asystent AI do dokumentów:

  • poznaje strukturę Twojego archiwum: kategorie dokumentów, ich pola i opisy przygotowane przez Twoją firmę;
  • szuka po opisach dokumentów i w treści plików, z filtrami na polach i na dacie utworzenia;
  • czyta opis dokumentu, jego tekst i listę wersji, a także plik wybranej wersji;
  • sięga po dokumenty powiązane, na przykład wszystkie, które mają ten sam numer umowy w polu oznaczonym przez firmę jako łączące;
  • przegląda teczki pracownicze w CONTMAN HR z podziałem na części, jeśli dostał do tego osobne uprawnienie.

Bezpieczeństwo danych w AI: kontrola po stronie firmy

  • Asystent widzi wyłącznie to, co wolno zobaczyć Tobie. Ani jednego dokumentu więcej.
  • Czytanie to jedyny obowiązkowy zakres. Zmieniać archiwum asystent może tylko w obszarach, które sam mu włączysz, o ile pozwalają na to Twoje role: dokumenty, struktura archiwum, definicje obiegów i zadania w obiegu. Nawet wtedy robi wyłącznie to, na co pozwalają Twoje uprawnienia, a zmiana dokumentu zostaje w jego historii z dopiskiem, że wprowadził ją asystent AI.
  • Każdy odczyt dokumentu, jego pliku albo tekstu przez asystenta zostaje w historii dokumentu z dopiskiem, że zrobił to asystent AI. Zawsze wiesz, co przeczytał i kiedy.
  • Przy połączeniu widzisz, która aplikacja prosi o dostęp i w jakim zakresie. Zgodę cofasz w każdej chwili.
  • To firma decyduje, czy i kiedy włącza asystenta. Domyślnie jest wyłączony, a korzystać z niego mogą tylko osoby, którym administrator nada takie uprawnienie.
  • Numery PESEL i numery dokumentów tożsamości z kartotek pracowników nigdy nie trafiają do asystenta.

To, co asystent przeczyta, trafia do modelu AI, z którego korzysta Twoja firma. Dlatego decyzja, czy włączyć asystenta i komu dać dostęp, należy do Twojej firmy.

Już wkrótce: Asystent CONTMAN wbudowany w archiwum

W kolejnej wersji centrum wiedzy pojawi się w samym CONTMAN, bez żadnych dodatkowych narzędzi:

  • odpowiedź powstaje na Twoich oczach;
  • odpowiedź wskazuje dokumenty, z których korzysta, numerowanymi odsyłaczami, a karta źródła prowadzi do dokumentu jednym kliknięciem, więc wiesz, skąd pochodzą informacje;
  • rozmowy są zapisane i prywatne: możesz do nich wrócić, kontynuować je albo usunąć;
  • Twoja firma wybiera dostawcę modelu AI spośród tych, które udostępnia jej instalacja.

Twoje dokumenty wiedzą więcej, niż myślisz. Teraz wreszcie możesz je o to zapytać.

Asystent to kolejna część ekosystemu, który opisaliśmy w tekście o systemie do zarządzania dokumentami CONTMAN. Umów prezentację asystenta AI w CONTMAN, a pokażemy, jak odpowiada na pytania o dokumenty.