Dokumentenarchiv mit KI in CONTMAN: die zentrale Wissensquelle Ihres Unternehmens

Dokumente werden wieder lebendig

In jedem Unternehmen steckt das wertvollste Wissen in Dokumenten: in Verträgen, Nachträgen, Entscheidungen, Korrespondenz und Personalakten. Jahrelang landeten sie im Archiv und blieben dort: sicher, aber stumm. Wer etwas darin finden wollte, musste wissen, wonach, wo und wie man sucht.

Das Dokumentenarchiv mit KI in CONTMAN ändert das. Aus dem Lager wird die zentrale Wissensquelle Ihres Unternehmens. Die Dokumente werden wieder lebendig, beantworten Fragen und liefern die wichtigsten Informationen für die Geschäftsführung, die Personalabteilung, die Rechtsabteilung und alle, die Entscheidungen treffen.

Wissen, das im Unternehmen bleibt

Sie müssen sich keine Rechnungsnummer mehr merken, keinen Kategorienamen und auch nicht, welcher Filter der richtige ist. Sie müssen auch nicht mehr die eine Person suchen, die „weiß, wo das liegt“. Was in Ihren Dokumenten steht, wird zur Wissensdatenbank Ihres Unternehmens. Alle Berechtigten haben es sofort zur Hand: Eine einfache Frage genügt. Auch dann, wenn die Person, die das Dokument angelegt hat, längst in eine andere Abteilung oder zu einem anderen Unternehmen gewechselt ist.

Fragen Sie so, wie Sie jemanden aus Ihrem Team fragen

Ein paar Fragen, die Sie dem Assistenten stellen können:

• „Finde den Leasingvertrag mit der Musterfirma und sag mir, bis wann er läuft.“
• „Welche Kündigungsbedingungen haben wir in den Verträgen mit der Musterlieferant GmbH?“
• „Zeig mir alle Dokumente, die zu diesem Vertrag gehören.“
• „Welche Dokumente liegen in Teil B der Personalakte von Max Mustermann?“
• „Fass die wichtigsten Bedingungen des Nachtrags vom März zusammen.“

Musterfirma, Musterlieferant GmbH und Max Mustermann sind für dieses Beispiel erfunden.

Dokumentenarchiv mit KI: was es heute schon kann

In der neuesten Version von CONTMAN verbinden Sie das Dokumentenarchiv CONTMAN Archive mit dem KI-Assistenten, den Ihr Unternehmen schon nutzt, etwa mit Claude, Copilot oder einem eigenen Agenten. Dazu melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an. Ein solcher KI-Assistent für Dokumente:

• lernt den Aufbau Ihres Archivs kennen: die Kategorien der Dokumente, ihre Felder und die Beschreibungen, die Ihr Unternehmen dazu angelegt hat;
• sucht in den Beschreibungen der Dokumente und im Inhalt der Dateien, mit Filtern nach Feldern und Erstellungsdatum;
• liest die Beschreibung eines Dokuments, seinen Text und die Liste seiner Versionen, dazu die Datei einer ausgewählten Version;
• findet verbundene Dokumente, zum Beispiel alle mit derselben Vertragsnummer in einem Feld, das Ihr Unternehmen als Verknüpfung festgelegt hat;
• geht die Personalakten in CONTMAN HR Teil für Teil durch, wenn er dafür eine eigene Berechtigung hat.

Datensicherheit bei KI: Die Kontrolle bleibt bei Ihrem Unternehmen

• Der Assistent sieht nur, was Sie sehen dürfen. Kein einziges Dokument mehr.
• Immer freigeschaltet ist nur das Lesen. Ändern darf der Assistent das Archiv nur in den Bereichen, die Sie selbst für ihn einschalten: Dokumente, Aufbau des Archivs, Workflow-Definitionen und Aufgaben im Workflow. Auch dann tut er nur, was Ihre Berechtigungen erlauben. Jede Änderung steht in der Historie des Dokuments, mit dem Vermerk, dass ein KI-Assistent sie vorgenommen hat.
• Liest der Assistent ein Dokument, seine Datei oder seinen Text, hält die Historie des Dokuments das fest, mit dem Vermerk, dass es ein KI-Assistent war. So wissen Sie immer, was er gelesen hat und wann.
• Beim Verbinden sehen Sie, welche Anwendung Zugriff möchte und in welchem Umfang. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen.
• Ihr Unternehmen entscheidet, ob und wann es den Assistenten einschaltet. Standardmäßig ist er ausgeschaltet, und nutzen darf ihn nur, wer von der Administration diese Berechtigung bekommt.
• PESEL-Nummern (die polnische Personenkennziffer) und Ausweisnummern aus den Personalstammdaten gehen nie an den Assistenten.

Was der Assistent liest, geht an das KI-Modell, das Ihr Unternehmen nutzt. Deshalb entscheidet Ihr Unternehmen, ob es den Assistenten einschaltet und wer Zugriff bekommt.

Demnächst: der CONTMAN-Assistent direkt im Archiv

In der nächsten Version finden Sie diese Wissensquelle direkt in CONTMAN, ganz ohne zusätzliche Werkzeuge:

• die Antwort entsteht vor Ihren Augen;
• die Antwort nennt mit nummerierten Verweisen die Dokumente, auf die sie sich stützt, und eine Quellenkarte bringt Sie mit einem Klick zum Dokument: So wissen Sie, woher die Informationen stammen;
• Ihre Unterhaltungen bleiben gespeichert und privat: Sie können sie wieder öffnen, fortsetzen oder löschen;
• Ihr Unternehmen wählt den Anbieter des KI-Modells aus denen, die Ihre Installation anbietet.

Ihre Dokumente wissen mehr, als Sie denken. Jetzt können Sie sie endlich danach fragen.

Der Assistent ist ein weiterer Baustein des Systems, das wir im Beitrag über das Dokumentenmanagementsystem von CONTMAN beschreiben. Vereinbaren Sie eine Demo des KI-Assistenten in CONTMAN, und wir zeigen Ihnen, wie er Fragen zu Dokumenten beantwortet.