W tym artykule

Pierwsze tygodnie w nowej pracy to seria drobnych pytań. Jak zgłosić urlop? Gdzie jest aktualny regulamin pracy? Która instrukcja opisuje przyjęcie zwrotu w naszym dziale? Odpowiedzi zwykle istnieją, bo ktoś kiedyś zapisał je w dokumentach firmy. Nowa osoba nie wie jednak jeszcze, jak te dokumenty się nazywają ani gdzie ich szukać. Dobrze pomyślany onboarding pracowników skraca tę drogę: zamiast zgadywać, nowa osoba pyta i dostaje odpowiedź opartą na obowiązującym dokumencie.

Dziś najczęściej pyta kolegów. Opiekun wdrożenia po raz kolejny tłumaczy to samo, czasem z pamięci, według procedury sprzed dwóch wydań. Ten tekst należy do serii „Archiwum z asystentem AI w praktyce”. Jak asystent AI łączy się z archiwum i jak jest zabezpieczony, opisaliśmy we wpisie o archiwum dokumentów z AI. Tutaj zajmujemy się jednym zastosowaniem: wiedzą dla nowego pracownika.

Wiedza dla nowej osoby leży już w archiwum

W CONTMAN Archive każdy dokument należy do kategorii, a każda kategoria ma pola, które ustala Twoja firma. Regulaminy, procedury i instrukcje stanowiskowe mogą mieć na przykład pola „Dział”, „Obowiązuje od” i „Właściciel procesu”. Kilka elementów tej układanki ma dla wdrożenia szczególne znaczenie.

Opisy pisane dla ludzi i dla asystenta

Każda kategoria i każde pole mogą mieć opis do 2000 znaków. Czytają go osoby, które dodają dokumenty, a także asystent AI: zaczyna od listy kategorii, które dana osoba może czytać, razem z ich polami i opisami. Warto więc napisać tam zwykłymi słowami, do czego służy kategoria, na przykład: „Procedury działu obsługi klienta. Pole Dział mówi, kogo dotyczy procedura”.

Jedna procedura, wiele wydań

Nowe wydanie regulaminu nie musi być nowym plikiem obok starego. W CONTMAN to kolejna wersja pliku tego samego dokumentu. Wersje są numerowane i niezmienne, a każdą starszą da się obejrzeć i pobrać. Tekst asystent czyta z bieżącej wersji pliku, a plik starszej wersji może pobrać, jeśli ktoś o niego poprosi. Jeśli nowe wydanie trafia do archiwum jako nowa wersja, nowa osoba dostaje odpowiedź według obowiązującego brzmienia, a nie według tego, które przypadkiem zostało w innym folderze.

Pakiet wdrożeniowy bez kopiowania plików

Ten sam dokument może być opisany w kilku kategoriach naraz i otwiera się z prawem odczytu w dowolnej z nich. Możesz więc założyć kategorię „Pakiet wdrożeniowy” i opisać w niej wybrane regulaminy, procedury i instrukcje, bez kopiowania plików. Nowa osoba potrzebuje w tej kategorii i w kategoriach swojego działu dwóch uprawnień: „Odczyt dokumentów” oraz „Pobieranie i podgląd plików”. Bez drugiego asystent nie przeczyta tekstu plików.

Dokumenty, które idą w parze

Procedura zwykle ma swój formularz i swoją instrukcję. Gdy firma oznaczy pole, na przykład „Proces”, jako łączące dokumenty, wszystkie dokumenty z tą samą wartością tego pola stają się powiązane. Asystent może sięgnąć po nie razem, więc pytanie o delegację prowadzi do procedury, wzoru wniosku i instrukcji rozliczenia naraz.

Onboarding pracowników z asystentem AI: przykładowe pytania

Marta zaczyna pracę w dziale obsługi klienta. W pierwszym tygodniu może zapytać asystenta na przykład tak:

  • „Jak u nas zgłasza się urlop? Wskaż dokument, na którym opierasz odpowiedź.”
  • „Jaka jest bieżąca wersja regulaminu pracy i co mówi o pracy zdalnej?”
  • „Które procedury mają w polu Dział wpisany dział obsługi klienta?”
  • „Pokaż dokumenty powiązane z procedurą rozliczania delegacji.”
  • „Streść instrukcję przyjęcia zwrotu w pięciu krokach.”

Jej opiekun, który przygotowuje pakiet, zapyta raczej: „Które dokumenty w kategorii Pakiet wdrożeniowy nie mają uzupełnionego pola Właściciel procesu?”. Asystent radzi sobie z oboma rodzajami pytań, bo szuka frazy w opisach i w treści plików, a wyniki zawęża filtrami na polach, także takim, który wyłapuje brak wartości. Marta jest postacią zmyśloną na potrzeby przykładu, podobnie jak nazwy kategorii i pól.

Odpowiedzi tylko z tego, co wolno czytać nowej osobie

Nowa osoba nie powinna od pierwszego dnia widzieć wszystkiego i przez asystenta też nie zobaczy. Przy wdrożeniu najważniejsze są cztery zasady:

  • Rola wyznacza granice. Uprawnienia nadaje się w rolach, osobno dla każdej kategorii. Asystent widzi wyłącznie to, co wolno zobaczyć osobie, która go połączyła. Jeśli nowa osoba ma czytać więcej, administrator musi nadać jej odpowiednią rolę, a asystent tego nie obejdzie.
  • Najpierw opiekunowie, potem nowe osoby. Asystent startuje wyłączony i nikt z niego nie korzysta, dopóki administrator nie wpisze takiego uprawnienia do czyjejś roli. Możesz więc dać je najpierw opiekunom wdrożenia, a nowym osobom w drugim kroku.
  • Teczki pracownicze to osobna sprawa. Teczki w CONTMAN HR asystent przegląda tylko wtedy, gdy organizacja korzysta z modułu teczek, a osoba ma do tego osobne uprawnienie. Nowa osoba, która pyta o procedury, zwykle go nie potrzebuje.
  • Treść trafia do modelu Twojej firmy. Każdy przeczytany przez asystenta fragment trafia do modelu AI, którego używa Twoja firma. Do pakietu wdrożeniowego wybieraj więc dokumenty, które i tak są przeznaczone dla nowych osób.

Jak zacząć

  1. Wybierz dokumenty, o które nowe osoby pytają najczęściej. Sprawdź, czy ich bieżące wydanie leży w archiwum jako najnowsza wersja pliku, a nie jako osobny dokument obok starego.
  2. Opisz kategorie i pola. Kilka zdań w opisie kategorii pomaga ludziom i asystentowi trafić tam, gdzie trzeba. Pole „Obowiązuje od” warto oznaczyć jako wymagane. Więcej o polach wymaganych piszemy we wpisie o porządku w dokumentach firmy.
  3. Załóż kategorię „Pakiet wdrożeniowy”. Opisz w niej wybrane dokumenty i nadaj nowym osobom w tej kategorii odczyt dokumentów oraz pobieranie i podgląd plików.
  4. Sprawdź odczyt treści. Asystent szuka w treści plików tylko w kategoriach z włączonym przetwarzaniem treści. Zeskanowane regulaminy staną się przeszukiwalne dopiero po włączeniu OCR, które na starcie jest wyłączone.
  5. Nadaj uprawnienie i połącz asystenta. Administrator nadaje uprawnienie do asystenta w rolach, a nowa osoba łączy swojego asystenta, logując się własnym kontem. Adres serwera znajdzie w menu konta, na ekranie „Połącz asystenta AI”.

Wkrótce: Asystent CONTMAN w samym archiwum

W kolejnej wersji nowa osoba zada to samo pytanie Asystentowi CONTMAN, wbudowanemu w archiwum. Przy odpowiedzi zobaczy numerowane odsyłacze do dokumentów, na których się ona opiera, a karta źródła jednym kliknięciem przeniesie ją do właściwego dokumentu. Zyskuje podwójnie: ma odpowiedź i od razu wie, gdzie w archiwum szukać następnym razem.

Wdrożenie nowych osób to dobry pierwszy projekt dla archiwum z asystentem AI, bo potrzebne dokumenty zwykle już istnieją. Umów prezentację, a pokażemy, jak asystent odpowiada na pytania nowego pracownika na dokumentach podobnych do Twoich.