Onboarding mit KI: Neue Beschäftigte fragen, die Antwort kommt aus Ihren Dokumenten

Die ersten Wochen in einem neuen Job bestehen aus vielen kleinen Fragen. Wie beantrage ich Urlaub? Wo finde ich die aktuelle Arbeitsordnung? Welche Anweisung beschreibt die Annahme einer Rücksendung in unserer Abteilung? Die Antworten gibt es meist schon, denn irgendwann hat sie jemand in den Dokumenten des Unternehmens festgehalten. Wer neu anfängt, weiß aber noch nicht, wie diese Dokumente heißen und wo sie liegen. Ein gut durchdachtes Onboarding mit KI verkürzt diesen Weg: Statt zu raten, stellen neue Beschäftigte eine Frage und bekommen eine Antwort, die auf dem geltenden Dokument beruht.

Heute fragen sie meist im Team nach. Wer die Einarbeitung begleitet, erklärt dasselbe zum wiederholten Mal, manchmal aus dem Gedächtnis und nach einer Anweisung, die schon zwei Ausgaben alt ist. Dieser Beitrag gehört zu unserer Reihe „Das Archiv mit KI-Assistent in der Praxis“. Wie der KI-Assistent mit dem Archiv verbunden und abgesichert wird, lesen Sie im Beitrag über das Dokumentenarchiv mit KI. Hier geht es um einen Anwendungsfall: Wissen für neue Beschäftigte.

Das Wissen für neue Beschäftigte liegt schon im Archiv

In CONTMAN Archive gehört jedes Dokument zu einer Kategorie, und jede Kategorie hat Felder, die Ihr Unternehmen festlegt. Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen können zum Beispiel die Felder „Abteilung“, „Gültig ab“ und „Prozessverantwortung“ haben. Einige Bausteine sind für die Einarbeitung besonders wichtig.

Beschreibungen für Menschen und für den Assistenten

Jede Kategorie und jedes Feld kann eine Beschreibung mit bis zu 2.000 Zeichen haben. Gelesen wird sie von den Personen, die Dokumente anlegen, und vom KI-Assistenten: Er beginnt mit der Liste der Kategorien, die die jeweilige Person lesen darf, samt Feldern und Beschreibungen. Es lohnt sich also, dort in einfachen Worten zu erklären, wofür eine Kategorie da ist, etwa: „Anweisungen des Kundenservice. Das Feld ‚Abteilung‘ sagt, für wen die Anweisung gilt.“

Eine Anweisung, viele Ausgaben

Eine neue Ausgabe der Arbeitsordnung muss keine neue Datei neben der alten sein. In CONTMAN ist sie die nächste Version der Datei desselben Dokuments. Versionen sind nummeriert und unveränderlich, und jede frühere Version lässt sich ansehen und herunterladen. Den Text liest der Assistent aus der aktuellen Version der Datei. Die Datei einer älteren Version kann er herunterladen, wenn jemand danach fragt. Kommt jede neue Ausgabe als neue Version ins Archiv, bekommen neue Beschäftigte eine Antwort nach dem geltenden Wortlaut und nicht nach einer Kopie, die zufällig in einem anderen Ordner liegen geblieben ist.

Ein Einarbeitungspaket ohne kopierte Dateien

Dasselbe Dokument kann in mehreren Kategorien zugleich beschrieben sein und lässt sich mit Leserecht in jeder davon öffnen. Sie können also eine Kategorie „Einarbeitungspaket“ anlegen und darin ausgewählte Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen beschreiben, ohne eine einzige Datei zu kopieren. Neue Beschäftigte brauchen in dieser Kategorie und in den Kategorien ihrer Abteilung zwei Berechtigungen: „Dokumente lesen“ und „Herunterladen und Vorschau von Dateien“. Ohne die zweite kann der Assistent den Text der Dateien nicht lesen.

Dokumente, die zusammengehören

Zu einer Verfahrensanweisung gehören meist ein Formular und eine Arbeitsanweisung. Markiert Ihr Unternehmen ein Feld, etwa „Prozess“, als Feld, das Dokumente verknüpft, sind alle Dokumente mit demselben Wert in diesem Feld miteinander verknüpft. Der Assistent kann sie gemeinsam abrufen. Eine Frage zur Dienstreise führt so auf einen Schlag zur Verfahrensanweisung, zum Antragsformular und zur Anleitung für die Reisekostenabrechnung.

Onboarding mit KI: Beispielfragen

Anna fängt im Kundenservice an. In ihrer ersten Woche könnte sie den Assistenten zum Beispiel so fragen:

• „Wie beantrage ich bei uns Urlaub? Nenn mir das Dokument, auf das du dich stützt.“
• „Welche Version der Arbeitsordnung gilt aktuell, und was steht darin zum mobilen Arbeiten?“
• „Bei welchen Anweisungen steht im Feld ‚Abteilung‘ der Kundenservice?“
• „Zeig mir die Dokumente, die mit der Anweisung zur Reisekostenabrechnung verknüpft sind.“
• „Fass die Anweisung zur Annahme von Rücksendungen in fünf Schritten zusammen.“

Ihre Patin, die das Paket zusammenstellt, fragt eher: „Bei welchen Dokumenten in der Kategorie ‚Einarbeitungspaket‘ ist das Feld ‚Prozessverantwortung‘ leer?“ Mit beiden Arten von Fragen kommt der Assistent zurecht: Er sucht nach Begriffen in den Beschreibungen und im Inhalt der Dateien und grenzt die Treffer mit Filtern nach Feldern ein, auch mit einem Filter für leere Felder. Anna ist für dieses Beispiel erfunden, ebenso die Namen der Kategorien und Felder.

Antworten nur aus dem, was neue Beschäftigte lesen dürfen

Wer neu ist, soll nicht vom ersten Tag an alles sehen, und über den Assistenten sieht er es auch nicht. Bei der Einarbeitung zählen vor allem vier Regeln:

• Die Rolle setzt die Grenzen. Berechtigungen vergeben Sie in Rollen, für jede Kategorie einzeln. Der Assistent sieht nur, was die Person sehen darf, die ihn verbunden hat. Soll jemand Neues mehr lesen, muss die Administration die passende Rolle vergeben. Der Assistent kann das nicht umgehen.
• Erst die Begleitpersonen, dann die Neuen. Der Assistent ist zu Beginn ausgeschaltet, und niemand nutzt ihn, bevor die Administration diese Berechtigung in eine Rolle aufnimmt. Sie können sie also zuerst denen geben, die die Einarbeitung begleiten, und neuen Beschäftigten in einem zweiten Schritt.
• Personalakten sind ein eigenes Thema. Die Personalakten in CONTMAN HR sieht der Assistent nur dann durch, wenn Ihr Unternehmen das Modul für Personalakten nutzt und die Person dafür eine eigene Berechtigung hat. Wer nach Abläufen fragt, braucht sie in der Regel nicht.
• Der Inhalt geht an das Modell Ihres Unternehmens. Jede Passage, die der Assistent liest, landet bei dem KI-Modell, mit dem Ihr Unternehmen arbeitet. Wählen Sie für das Einarbeitungspaket deshalb Dokumente, die ohnehin für neue Beschäftigte gedacht sind.

So fangen Sie an

1. Wählen Sie die Dokumente, nach denen neue Beschäftigte am häufigsten fragen. Prüfen Sie, ob die geltende Ausgabe jeweils als neueste Version der Datei im Archiv liegt und nicht als eigenes Dokument neben der alten.
2. Beschreiben Sie Kategorien und Felder. Ein paar Sätze in der Beschreibung einer Kategorie helfen Menschen und dem Assistenten, an die richtige Stelle zu finden. Das Feld „Gültig ab“ machen Sie am besten zum Pflichtfeld. Mehr zu Pflichtfeldern lesen Sie im Beitrag über Ordnung im Dokumentenarchiv.
3. Legen Sie die Kategorie „Einarbeitungspaket“ an. Beschreiben Sie darin die ausgewählten Dokumente und geben Sie neuen Beschäftigten in dieser Kategorie die Berechtigungen „Dokumente lesen“ und „Herunterladen und Vorschau von Dateien“.
4. Prüfen Sie, ob der Assistent die Inhalte lesen kann. Der Assistent sucht im Inhalt von Dateien nur in Kategorien, in denen die Verarbeitung der Dateiinhalte eingeschaltet ist. Gescannte Richtlinien werden erst durchsuchbar, wenn Sie die Texterkennung (OCR) einschalten. Zu Beginn ist sie ausgeschaltet.
5. Vergeben Sie die Berechtigung und verbinden Sie den Assistenten. Die Administration vergibt die Berechtigung für den Assistenten in den Rollen, und wer neu ist, verbindet den Assistenten mit dem eigenen Konto. Die Serveradresse steht im Kontomenü auf der Seite zum Verbinden eines KI-Assistenten.

Demnächst: der CONTMAN-Assistent direkt im Archiv

In der nächsten Version stellen neue Beschäftigte dieselbe Frage dem CONTMAN-Assistenten, der direkt im Archiv eingebaut ist. Neben der Antwort sehen sie nummerierte Verweise auf die Dokumente, auf denen die Antwort beruht, und eine Quellenkarte führt sie mit einem Klick zum richtigen Dokument. Das bringt doppelt etwas: Die Antwort ist da, und sie wissen gleich, wo sie im Archiv beim nächsten Mal suchen.

Die Einarbeitung neuer Beschäftigter ist ein gutes erstes Projekt für ein Archiv mit KI-Assistent, denn die nötigen Dokumente gibt es meist schon. Vereinbaren Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen an Dokumenten, die Ihren ähneln, wie der Assistent die Fragen neuer Beschäftigter beantwortet.