ECM-System im Unternehmen: Funktionen, Auswahlkriterien und CONTMAN Archive

Was ist ein ECM-System?

ECM steht für Enterprise-Content-Management. Ein ECM-System begleitet die Dokumente eines Unternehmens durch ihren gesamten Lebenszyklus: von der Erfassung über die Beschreibung, die Suche und die Arbeit im Team bis zur Aufbewahrung und Löschung, wenn ihre Frist abgelaufen ist. In der Praxis ist es das elektronische Archiv Ihres Unternehmens, verbunden mit Regeln: wer was sehen darf, was mit einem Dokument passiert ist und wie lange es bleiben muss.

Worin unterscheidet sich ein ECM-System von einem Netzlaufwerk oder einem Cloud-Ordner? Ein Laufwerk speichert Dateien. Ein ECM-System weiß, was ein Dokument ist: dass es eine Rechnung eines bestimmten Lieferanten ist, mit Nummer und Betrag, dass jemand aus der Buchhaltung sie geöffnet hat und dass der Vertrag daneben drei Versionen hat und auf eine Unterschrift wartet. Deshalb finden Sie ein Dokument über das, was Sie darüber wissen, und nicht über Dateinamen und Ordner.

Neben ECM begegnet Ihnen auch die Abkürzung DMS, also Dokumentenmanagementsystem. Die Grenze zwischen beiden ist fließend. Ein DMS steht meist für das Aufbewahren, Beschreiben und Suchen von Dokumenten, ECM umfasst zusätzlich Workflows, Signaturen und Aufbewahrungsregeln.

Die wichtigsten Funktionen eines ECM-Systems

Ein ausgereiftes ECM-System vereint mehrere Funktionen, und jede gehört zu einer anderen Phase im Leben eines Dokuments:

• Erfassung. Dateien vom Laufwerk, Scans, Fotos vom Smartphone und Dokumente aus anderen Systemen landen an einem Ort, ohne dass jemand etwas abtippt.
• Beschreibung, also Metadaten. Jede Dokumentart hat eigene Felder: bei einer Rechnung etwa Nummer, Aussteller und Betrag, bei einem Vertrag die Vertragsparteien und das Abschlussdatum. Eine einheitliche Beschreibung ist die Voraussetzung für Ordnung und für eine Suche, die funktioniert.
• Suche. Sie finden ein Dokument über die Felder seiner Beschreibung, über ein Datum und über jedes Wort im Inhalt der Datei, auch in einem Scan, wenn das System Text erkennt (OCR).
• Versionen und Verlauf. Eine Änderung der Datei löscht den bisherigen Inhalt nicht, und der Verlauf zeigt, wer das Dokument wann angelegt, geändert, geöffnet oder heruntergeladen hat.
• Zugriffskontrolle und Sicherheit. Berechtigungen legen fest, wer welche Dokumente sieht, Änderungen an Berechtigungen hinterlassen eine Spur, und besonders schützenswerte Daten werden verschlüsselt.
• Zusammenarbeit und Freigabe. Das Team arbeitet an einem einzigen Exemplar eines Dokuments, und wer nicht zum Unternehmen gehört, bekommt Zugriff auf ein Dokument, nicht auf das ganze Archiv.
• Workflows und Signaturen. Ein Dokument durchläuft Freigaben und Unterschriften im System, statt per E-Mail hin und her zu gehen.
• Aufbewahrung. Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass ein Dokument so lange bleibt wie nötig und verschwindet, wenn seine Frist abgelaufen ist.
• Integration. Das System ist mit der Software verbunden, die Ihr Unternehmen bereits nutzt, etwa mit ERP-, CRM- oder Personalsystemen.

So wählen Sie ein ECM-System aus: 10 Fragen an den Anbieter

Eine Liste von Funktionen im Angebot sagt wenig aus, denn fast jeder Anbieter schreibt dieselben Schlagworte darauf. Viel mehr erfahren Sie, wenn Sie fragen, wie eine Funktion genau arbeitet. Diese Fragen lohnen sich vor der Entscheidung:

1. Können wir die Struktur des Archivs selbst festlegen? Dokumentarten und Beschreibungsfelder sollte ein Administrator auf Ihrer Seite einrichten können, ohne Entwickler, und sie auch dann ändern, wenn das Archiv schon in Betrieb ist.
2. Achtet das System auf die Qualität der Beschreibung? Pflichtfelder, Listen zulässiger Werte und ein Schutz vor Dubletten halten Ordnung zuverlässiger als eine Anweisung an das Team.
3. Finden wir ein Dokument über seinen Inhalt, auch in einem Scan? Fragen Sie, in welchen Sprachen die Texterkennung arbeitet und ob die Suchergebnisse die Berechtigungen der suchenden Person berücksichtigen.
4. Was passiert mit einer Datei, wenn sie sich ändert? Die richtige Antwort lautet: Nichts wird überschrieben, jede Änderung erzeugt eine neue Version.
5. Wie fein lassen sich Berechtigungen vergeben, und hinterlassen Änderungen daran eine Spur? Berechtigungen je Dokumentart sind das Minimum, und ein Änderungsprotokoll, das sich nicht bearbeiten lässt, hilft bei jeder Prüfung.
6. Wie werden die Daten geschützt? Fragen Sie, was verschlüsselt wird und was jemand sieht, der an eine Kopie der Datenbank gelangt.
7. Wie funktioniert die Aufbewahrung? Prüfen Sie, ob Fristen automatisch berechnet werden, ob eine Löschung eine Spur hinterlässt und ob Sie die Löschung eines bestimmten Dokuments stoppen können, etwa während eines Rechtsstreits.
8. Wie verbindet sich das System mit anderen? Eine dokumentierte API ist die Voraussetzung dafür, dass Ihr ERP oder CRM das Archiv ohne Umwege nutzen kann.
9. Wächst das System mit dem Unternehmen? Workflows, elektronische Signatur, Personalakten, eine App fürs Smartphone: Besser, Sie fügen sie später im selben Ökosystem hinzu, als mehrere Produkte verschiedener Anbieter zusammenzustückeln.
10. Wie läuft die Einführung ab? Eine gute Einführung beginnt mit einer Analyse: Welche Dokumente hat das Unternehmen, wer nutzt sie und wie lange müssen sie aufbewahrt werden? Mehr dazu lesen Sie im Beitrag über die Analyse vor der Einführung.

Warum CONTMAN Archive

CONTMAN Archive ist ein elektronisches Dokumentenarchiv und die Grundlage der Produktfamilie von CONTMAN. So beantwortet es die Fragen von oben.

Eine Struktur, die Ihr Unternehmen selbst festlegt

• Die Struktur des Archivs legt ein Administrator im Administrationsbereich fest. Eine Dokumentkategorie ist eine benannte Dokumentart, etwa Handelsverträge, zusammen mit der Liste der Felder, die jedes Dokument dieser Kategorie beschreiben.
• Ein Feld enthält Text, eine Ganzzahl, eine Dezimalzahl, Datum und Uhrzeit, ein Datum oder einen Wahrheitswert (Ja/Nein), und eine Felddefinition kann vielen Kategorien dienen.
• Felder lassen sich hinzufügen, umbenennen, umsortieren und entfernen, auch wenn die Kategorie schon Dokumente enthält. So ändert sich das Archiv mit Ihrem Unternehmen.
• Dasselbe Dokument kann in mehreren Kategorien zugleich beschrieben sein, und jede Person sieht es über die Kategorien, auf die sie Zugriff hat.

Ordnung, über die das System wacht

• Das Archiv nimmt nur Werte an, die zum Datentyp des Feldes, zu seiner Werteliste und zu seinem Format passen. Ein Textfeld kann eine Werteliste mit bis zu 50 zulässigen Werten haben, und ein Feld mit dem Format „NIP“ nimmt die polnische Steuernummer (NIP) und eine USt-IdNr. aus der EU an und speichert jede Nummer in einer einheitlichen Form, immer mit Ländercode.
• Ein Feld, das als Pflichtfeld markiert ist, muss in jeder neuen und jeder bearbeiteten Beschreibung einen Wert haben.
• Ein Eindeutigkeitsschlüssel aus mehreren Feldern, etwa Rechnungsnummer, Aussteller und Datum, sorgt dafür, dass dieselbe Kombination von Werten in einer Kategorie nur einmal in der ganzen Organisation vorkommt.

Suche nach Beschreibung und Inhalt

• Gesucht wird nach Begriffen, in den Feldern der Kategorien und nach dem Erstellungsdatum, in Kategorien mit eingeschalteter Inhaltsverarbeitung auch im Text der Dateien.
• Das OCR-Modul erkennt Text in TIFF-Scans und in PDF-Dateien ohne Textebene, auf Polnisch und Englisch.
• In der Standardsprache der Suche spielen Groß- und Kleinschreibung und polnische Sonderzeichen keine Rolle.
• Die Ergebnisse zeigen nur Dokumente aus Kategorien, die die jeweilige Person lesen darf.
• Wenn Sie ein Dokument aus den Ergebnissen öffnen, ist der gesuchte Begriff in der Vorschau einer PDF-Datei (auch einer PDF-Kopie) oder einer E-Mail hervorgehoben.
• Zusammengestellte Suchkriterien speichern Sie für sich oder für die ganze Organisation und rufen sie mit einem Klick wieder auf.

Versionen, Vorschau und Verlauf des Dokuments

• CONTMAN Archive überschreibt nichts in einer Datei: Jedes Hochladen, Ersetzen und Wiederherstellen erzeugt eine neue, unveränderliche Version, und die Versionsnummern ändern sich nie.
• Eine Datei und ihre Versionen sehen Sie sich im Browser an, ohne sie zu speichern, auch TIFF-Scans und bei eingeschalteter Konvertierung Office-Dokumente, die das Archiv für die Vorschau in PDF umwandelt.
• Der Verlauf zeigt, wer das Dokument wann angelegt, geändert, geöffnet oder heruntergeladen hat, und hält bei Vorschau und Download auch die Nummer der Version fest, die jemand aufgerufen hat.

Zugriff nur für Berechtigte

• Der Zugriff beruht auf Rollen, und Berechtigungen werden für jede Dokumentkategorie einzeln vergeben. So kann die Personalabteilung mit Verträgen arbeiten und die Buchhaltung mit Rechnungen, ohne Einblick in die Dokumente der anderen.
• Wer in der Administration etwas ändert, muss seine Identität erneut bestätigen, und der Verlauf der Berechtigungsänderungen wird gespeichert, ohne dass er sich bearbeiten lässt.
• Werte von Feldern, die als sensibel markiert sind, und die Dateien ausgewählter Kategorien werden so gespeichert, dass eine Kopie der Datenbank oder des Dateispeichers ohne die Schlüssel der Installation unlesbar ist.
• Ein Dokument geben Sie einer Person ohne Berechtigung über einen Link weiter, der bis zu einem festgelegten Datum gilt und den Sie jederzeit widerrufen können. Das Dokument bleibt im Archiv, und jedes Öffnen landet in seinem Verlauf.

Mehr zum Schutz von Dokumenten lesen Sie im Beitrag über die sichere Aufbewahrung von Dokumenten.

Aufbewahrung mit rechtlicher Sperre

• Eine Aufbewahrungsregel weisen Sie einer Kategorie zu: Sie legen fest, ab wann die Frist läuft, wie lange sie dauert und was verschwinden soll: ausgewählte Felder, Notizen, die Datei oder das ganze Dokument.
• Einmal täglich sucht das Archiv selbst die Dokumente, deren Frist abgelaufen ist, und führt die Aktionen der Regel aus. Jede Aktion hinterlässt eine Spur im Verlauf des Dokuments.
• Zwischen dem Fristende und den Aktionen liegt eine Wartezeit, standardmäßig 7 Tage. In dieser Zeit können Sie eine rechtliche Sperre (Legal Hold) setzen, und solange sie besteht, ändert oder löscht keine Regel das Dokument.
• Die Fristen legt Ihr Unternehmen fest: Das System führt die Regeln aus, prüft aber nicht, ob sie rechtliche Anforderungen erfüllen.

Integration und KI-Assistent

• Das Archiv bietet eine REST-API, beschrieben in einer OpenAPI-Spezifikation, an die sich der Server und alle Anwendungen halten, die sich mit ihm verbinden. Zur API gibt es ein eigenes Handbuch.
• Ein KI-Assistent, etwa Claude, Copilot oder ein eigener Agent Ihres Unternehmens, arbeitet mit dem Archiv im Namen der Person, die ihn verbunden hat, und nur im Rahmen ihrer Berechtigungen. Ohne weitere Zustimmung liest er nur. Ändern darf er das Archiv ausschließlich in den Bereichen, denen diese Person zustimmt: Dokumente, Struktur des Archivs, Workflow-Definitionen und Aufgaben im Workflow. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir im Beitrag über das Dokumentenarchiv mit KI.

Ein Ökosystem statt mehrerer Systeme

• CONTMAN Workflow führt ein Dokument durch Freigaben, Verzweigungen, automatische Schritte und Signaturen. Ein Prozess ist an eine bestimmte Version der Datei gebunden, also gibt niemand einen anderen Inhalt frei als den, der ihm gezeigt wurde.
• Mit CONTMAN Sign unterschreiben Sie PDF-Dokumente im Workflow: Eine Person unterschreibt mit dem eigenen Zertifikat oder mit der qualifizierten elektronischen Signatur eines externen Vertrauensdiensteanbieters, und die Organisation versieht das Dokument mit ihrem Siegel. Jede Signatur wird sofort geprüft.
• CONTMAN HR führt Personalakten nach dem polnischen Standard im Archiv, in Teile gegliedert, und CONTMAN Mobile schickt Fotos eines Dokuments vom Smartphone direkt ins Archiv.
• Archiv, Workflows, Signaturen, Personalakten und Scannen entwerfen und programmieren wir selbst, von der ersten bis zur letzten Codezeile. Archiv, Workflows, Signaturen und Personalakten bekommen Sie also von einem Partner.
• Eine Installation bedient eine oder mehrere Organisationen. Die Organisationen sind voneinander getrennt: Jede hat ihr eigenes Archiv und ihre eigenen Rollen.
• Die Lizenz legt die Module der Organisation fest, die Zahl der Personen und Integrationen, die gleichzeitig arbeiten, und die Zahl der Seiten und Dateien, die ins Archiv kommen dürfen. So passen Sie sie an den heutigen Bedarf an und erweitern sie, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Fazit

Ein ECM-System wählen Sie für Jahre. Schauen Sie deshalb nicht auf die Liste der Schlagworte, sondern darauf, wie jede Funktion tatsächlich arbeitet. Mit CONTMAN Archive legt Ihr Unternehmen die Struktur seines Archivs selbst fest. Das System achtet bei jedem Speichern auf Ordnung, findet Dokumente nach Beschreibung und Inhalt, überschreibt keine Datei, führt den Verlauf jedes Dokuments und gibt Zugriff nur denen, die Sie dafür freigeben. Wenn Ihr Unternehmen bereit für den nächsten Schritt ist, kommen Workflows, Signaturen, Personalakten und die App fürs Smartphone im selben Ökosystem dazu.

Vereinbaren Sie eine Demo von CONTMAN Archive, und wir zeigen Ihnen an Beispielen von Rechnungen und Verträgen, wie diese Funktionen arbeiten.