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Woher das Chaos in den Dokumenten kommt

Chaos in den Dokumenten beginnt selten mit einem großen Fehler. Meist sind es Kleinigkeiten: eine Rechnung, die zweimal abgelegt wird, weil sie bei zwei Personen gelandet ist, ein Vertrag ohne Abschlussdatum, ein Lieferantenname, der auf drei Arten geschrieben wird. Jede davon wirkt für sich harmlos. Zusammen führen sie dazu, dass die Suche unvollständige oder doppelte Dokumente liefert. Dann vertraut das Team dem Archiv nicht mehr und führt daneben eigene Listen.

Ordnung in den Dokumenten eines Unternehmens beruht auf zwei Grundsätzen:

  • Jedes Dokument ist vollständig beschrieben, hat also die Daten, über die man es findet und abrechnet.
  • Jedes Dokument liegt nur einmal im Archiv, nicht in mehreren Kopien.

Mit Anweisungen an das Team allein lassen sie sich nicht durchhalten. Die Regeln des Systems müssen darüber wachen, bei jedem Speichern und ohne Ausnahme. Wie CONTMAN Archive das löst, zeigen wir im Folgenden.

Metadaten: die Beschreibung, über die Sie ein Dokument finden

Metadaten sind Daten, die ein Dokument beschreiben. Bei einer Rechnung sind das etwa Nummer, Aussteller, Rechnungsdatum und Betrag, bei einem Vertrag die Vertragsparteien, die Nummer und das Abschlussdatum. Gesucht wird nach den Metadaten, nicht nach dem Dateinamen. Von ihrer Qualität hängt deshalb ab, ob das Archiv Ihre Fragen beantwortet oder nur Dateien aufbewahrt.

In CONTMAN Archive legt ein Administrator die Struktur der Beschreibung fest:

  • Eine Dokumentkategorie ist eine benannte Dokumentart, etwa Eingangsrechnungen oder Handelsverträge, zusammen mit der Liste der Felder, die jedes Dokument dieser Kategorie beschreiben.
  • Eine Felddefinition ist eine wiederverwendbare Vorlage mit einem festen Datentyp: Text, Ganzzahl, Dezimalzahl, Datum und Uhrzeit, Datum oder Wahrheitswert (Ja/Nein). Eine Definition kann vielen Kategorien dienen, und in jeder davon kann das Feld anders heißen.
  • Die Reihenfolge der Felder in einer Kategorie ist die Reihenfolge, in der ihre Werte am Dokument und in den Suchergebnissen erscheinen.

Das Archiv nimmt nur Werte an, die zum Datentyp des Feldes, zu seiner Werteliste und zu seinem Format passen. Ein Textfeld kann eine Werteliste mit bis zu 50 zulässigen Werten haben: Dann wählt man den Wert aus der Liste aus, statt ihn einzutippen. Ein Feld mit dem Format „NIP“ nimmt die polnische Steuernummer (NIP) an, auch mit Leerzeichen, Punkten und Bindestrichen, ebenso eine USt-IdNr. aus der EU, und speichert jede Nummer in einer einheitlichen Form, immer mit Ländercode. Ist eine Nummer falsch aufgebaut, warnt das Formular vor dem Speichern, bei einer polnischen NIP auch dann, wenn die Prüfziffer nicht stimmt.

Eine Kategorie und jedes ihrer Felder können eine Beschreibung mit bis zu 2.000 Zeichen haben. Das ist der richtige Ort für eine kurze Anleitung: woher die Nummer kommt, in welcher Form der Name eingetragen wird, was nicht in das Feld gehört. Die Beschreibung lesen die Personen, die Dokumente hinzufügen, und auch der KI-Assistent, wenn Ihre Organisation ihn nutzt.

Pflichtfelder: kein Dokument ohne die wichtigsten Daten im Archiv

Unvollständige Beschreibungen verhindern Sie am einfachsten, indem Sie sie gar nicht erst speichern lassen. In CONTMAN Archive markiert ein Administrator ausgewählte Felder einer Kategorie als Pflichtfelder. Im Formular des Dokuments tragen sie ein Sternchen, und ohne ihre Werte lässt sich die Beschreibung nicht speichern.

Die Regel gilt, wenn ein Dokument angelegt wird, wenn es eine Beschreibung in einer weiteren Kategorie bekommt, und bei jeder Bearbeitung: Nach dem Speichern muss jedes Pflichtfeld einen Wert haben. Sie gilt auch für Dokumente, die ein Workflow in CONTMAN Workflow erzeugt. Einen Workflow, dessen Schritt zum Erzeugen von Dokumenten die Pflichtfelder nicht füllt, können Sie nicht veröffentlichen, und ein Dokument, dem beim Erzeugen der Wert eines Pflichtfelds fehlen würde, gelangt nicht ins Archiv. Auch eine Aufbewahrungsregel kann ein Pflichtfeld nicht leeren.

Eine Pflicht gilt ab dem Moment, in dem Sie sie einschalten. Rückwirkend ergänzt das Archiv nichts: Beschreibungen, die vorher gespeichert wurden, behalten ihre Lücken bis zur nächsten Bearbeitung, und die muss sie füllen. So können Sie die Regeln in einem laufenden Archiv verschärfen, ohne die Arbeit Ihres Teams zu unterbrechen.

Welche Felder sollten Pflichtfelder sein? Die, ohne die sich ein Dokument nicht finden, nicht abrechnen und nicht mit anderen verknüpfen lässt. Alle anderen können optional bleiben und später ergänzt werden. Zu viele Pflichtfelder verleiten dazu, irgendetwas einzutragen, nur um speichern zu können. Auch das ist Chaos, nur besser versteckt.

Eindeutigkeitsschlüssel: Schutz vor Dubletten

Dubletten sind die zweite große Quelle für Chaos. Dieselbe Rechnung zweimal im Archiv bedeutet das Risiko einer doppelten Zahlung, überhöhte Auswertungen und zwei Stellen, an denen jemand etwas ergänzt.

Warum reicht ein Feld nicht? Weil eine Rechnungsnummer nur beim jeweiligen Aussteller eindeutig ist. Eine Rechnung mit der Nummer 15/10/2026 können mehrere Lieferanten ausstellen, und jede davon ist ein anderes Dokument. Würde das Archiv jede wiederholte Nummer ablehnen, würde es auch echte Rechnungen ablehnen. Eine Dublette erkennen Sie erst an der vollständigen Kombination: dieselbe Nummer, derselbe Aussteller, dasselbe Datum.

Deshalb kann ein Eindeutigkeitsschlüssel in CONTMAN Archive mehrere Felder umfassen:

  • In der Kategorie markieren Sie Felder als Teil des Schlüssels. Zusammen bilden sie den Schlüssel der Kategorie: Dieselbe Kombination ihrer Werte, etwa Rechnungsnummer, Steuernummer des Ausstellers und Rechnungsdatum, darf in der Kategorie nur einmal in der ganzen Organisation vorkommen.
  • Ein Schlüsselfeld ist immer ein Pflichtfeld. Die Regel lässt sich also nicht umgehen, indem man eines der Felder leer lässt.
  • Wiederholen die Werte der Schlüsselfelder eine Beschreibung, die schon im Archiv ist, lehnt das Archiv das Speichern ab. Das Formular markiert die Schlüsselfelder, und wer die Kategorie lesen darf, bekommt einen Link zu dem Dokument, das diese Werte bereits hat. Wer dieses Recht nicht hat, bekommt keinen Link. Die Ablehnung verrät also kein Dokument, auf das jemand keinen Zugriff hat.
  • Beim Anlegen eines Dokuments betrifft die Ablehnung den ganzen Vorgang: Weder das Dokument noch seine Datei werden angelegt.
  • Der Schlüssel prüft jedes Speichern, nicht nur das Formular: ein Dokument, das manuell oder über die API hinzugefügt wird, ein Dokument, das ein Workflow erzeugt, und eine Änderung der Beschreibung durch einen Workflow oder eine Aufbewahrungsregel.
  • Speichern zwei Personen im selben Moment dieselbe Rechnung, geht nur einer der beiden Vorgänge durch.

Wie das Archiv Werte vergleicht

Der Schlüssel vergleicht Werte in der Form, in der das Archiv sie speichert. In der Praxis heißt das:

  • Eine Steuernummer mit Bindestrichen und dieselbe Nummer ohne Bindestriche sind derselbe Wert, weil ein Feld mit dem Format „NIP“ jede Nummer in einer einheitlichen Form speichert.
  • 1,5 und 1,50 sind derselbe Wert.
  • Derselbe Zeitpunkt, in verschiedenen Zeitzonen erfasst, ist dasselbe Datum mit derselben Uhrzeit.
  • Texte werden exakt verglichen, mit Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung: „ABC“ und „abc“ sind zwei verschiedene Werte (in Feldern, die als sensible Daten markiert sind, spielt Groß- und Kleinschreibung keine Rolle).

Den letzten Punkt sollten Sie beim Entwurf des Schlüssels berücksichtigen. Ist ein Textfeld Teil des Schlüssels, sorgt eine Werteliste für einheitliche Werte, und Dokumentnummern übernehmen Sie am besten genau so, wie sie gedruckt sind.

Ab wann der Schlüssel gilt

Den Schlüssel legen Sie fest, nachdem die Kategorie gespeichert ist und das Archiv das Feld vorbereitet hat. Wie eine Pflicht gilt er ab dem Einschalten und prüft nur neue Speichervorgänge: Wiederholungen in Beschreibungen, die vorher gespeichert wurden, zeigt er nicht an. Entfernen Sie ein Schlüsselfeld aus der Kategorie, wird der Schlüssel auf die übrigen Felder eingeschränkt; mit dem letzten Feld endet die Regel.

So planen Sie eine Kategorie, die für Ordnung sorgt

Ein paar Grundsätze, die sich bei der Planung von Dokumentkategorien bewährt haben:

  1. Fragen Sie zuerst, woran Sie dasselbe Dokument erkennen. Die Felder, die diese Frage beantworten, bilden den Schlüssel. Bei einer Eingangsrechnung sind das meist Nummer, Steuernummer des Ausstellers und Rechnungsdatum, bei einem Vertrag zum Beispiel seine Nummer und die Steuernummer des Vertragspartners.
  2. Machen Sie nur das Nötige zur Pflicht. Ein Pflichtfeld sollte für jedes Dokument der Kategorie sinnvoll sein.
  3. Vereinheitlichen Sie Werte an der Quelle. Wertelisten und das Format „NIP“ sorgen dafür, dass dieselbe Information immer dieselbe Form hat. Das hilft der Suche und dem Schlüssel.
  4. Beschreiben Sie die Felder. Ein Satz Anleitung in der Beschreibung eines Feldes erspart viele Korrekturen.
  5. Legen Sie die Regeln früh fest. Pflichtfelder und Schlüssel prüfen neue Speichervorgänge. Je früher Sie sie einschalten, desto weniger alte Lücken und Wiederholungen bleiben im Archiv.

Ordnung, über die das System wacht

Pflichtfelder sorgen dafür, dass jedes Dokument vollständig beschrieben ist, der Eindeutigkeitsschlüssel dafür, dass es nur einmal ins Archiv kommt. Beide Regeln gelten bei jedem Speichern, auch wenn ein Workflow das Dokument erzeugt. Ordnung hängt also nicht mehr davon ab, ob jemand gerade an die Anleitung gedacht hat.

Wer im Archiv was sehen darf, lesen Sie im Beitrag über die sichere Aufbewahrung von Dokumenten. Vereinbaren Sie eine Demo von CONTMAN Archive, und wir zeigen Ihnen, wie Pflichtfelder und der Eindeutigkeitsschlüssel in der Praxis funktionieren.