Prozesse, die mit dem Markt Schritt halten: schnelle Änderungen in CONTMAN Workflow

Ein Kunde erwartet eine schnellere Entscheidung. Die Aufsicht führt eine neue Pflicht ein. Die Geschäftsführung hebt die Freigabegrenze an, und die Abteilung, die bisher Verträge freigegeben hat, bekommt neue Aufgaben. Jede dieser Änderungen fließt in die Prozesse Ihres Unternehmens ein. Sind die Prozesse fest programmiert, wird jede Änderung zum IT-Projekt: Ticket, Warteschlange, Implementierung. Bis dahin behelfen sich alle auf eigene Faust, per E-Mail oder in einer Tabelle, am System vorbei.

In CONTMAN Workflow ist ein Prozess eine Definition, die Ihr Unternehmen selbst ändert. Eine neue Version des Workflows gilt ab ihrer Veröffentlichung, auch für Vorgänge, die schon laufen. Wir zeigen, wie das funktioniert und warum Ihr Unternehmen damit auf Veränderungen am Markt reagiert, ohne zu warten.

Ein Workflow ist Konfiguration, kein Code

Ein Workflow in CONTMAN ist der im System hinterlegte Ablauf für die Dokumente einer Kategorie: wer entscheidet, in welcher Reihenfolge und bis wann. Sie bauen ihn im Editor für Workflow-Definitionen auf, als Liste von Schritten oder als Diagramm. Entscheidungen und Bedingungen bestimmen den nächsten Schritt. Das kann auch ein früherer Schritt sein. Dafür muss niemand programmieren.

Die Bausteine, aus denen Sie einen Prozess zusammensetzen, entsprechen dem, wie Ihr Unternehmen über ihn denkt:

• Wer entscheidet? Eine bestimmte Person, eine Rolle (dann landet die Aufgabe in der Warteschlange des Teams), eine Person, die erst im laufenden Vorgang bestimmt wird, die Person, die den Vorgang gestartet hat, oder eine externe Person.
• Nach welcher Regel? Eine Verzweigung leitet den Vorgang je nach Bedingung weiter, zum Beispiel nach dem Betrag aus einem Feld des Dokuments.
• Bis wann? Die Frist eines Schritts rechnen Sie in Arbeitstagen nach dem Arbeitskalender Ihres Unternehmens oder in Kalendertagen.
• Mit welchen Daten? Ein Aufgabenformular mit bis zu 32 Feldern, auch mit Pflichtfeldern für eine bestimmte Entscheidung.
• Was passiert von selbst? Automatische Schritte verschicken Benachrichtigungen, erstellen Dokumente aus Word-Vorlagen, ergänzen Daten des Dokuments, setzen das Firmensiegel und tauschen Daten mit den Systemen Ihres Unternehmens aus.

Typische Änderungen und wie Sie sie umsetzen

Selten verlangt der Markt, einen Prozess von Grund auf neu aufzubauen. Meist ändert sich ein einzelner Baustein:

• Neue Betragsgrenze. Die Geschäftsführung will Verträge ab 100.000 EUR freigeben, nicht mehr ab 50.000 EUR. Sie ändern die Bedingung der Verzweigung.
• Zusätzliche Prüfung. Eine neue Vorgabe verlangt vor der Unterschrift eine Compliance-Prüfung. Sie fügen einen Freigabeschritt hinzu und weisen ihn einer Rolle zu, zum Beispiel „Compliance“.
• Neue Angabe zum Dokument. Ein Kunde oder eine Vorschrift verlangt im Vertrag eine neue Angabe. Sie ergänzen die Kategorie um ein Feld, auch wenn sie schon Dokumente enthält. Der Workflow übernimmt den Wert in den Vorgang oder fragt ihn im Aufgabenformular ab.
• Neue Dokumentvorlage. Die Rechtsabteilung ändert das Vertragsmuster. Sie tauschen den Inhalt der Word-Vorlage im Vorlagenregister aus. Der Name der Vorlage bleibt gleich.
• Neuer Partner. Ein Geschäftspartner soll im Vorgang ein Formular ausfüllen, hat aber kein Konto in CONTMAN. Ein Schritt für Externe schickt ihm einen Link mit Ablaufdatum.
• Daten aus einem anderen System. Die Entscheidung soll von der Antwort eines Systems Ihres Unternehmens abhängen. Ein automatischer Schritt ruft einen Dienst auf, den Ihre Administration bereitgestellt hat, und eine Verzweigung leitet den Vorgang je nach Ergebnis weiter.
• Wechsel im Team. Eine Aufgabe für eine Rolle landet in einer Warteschlange, die alle mit dieser Rolle sehen. Kommt jemand ins Team oder verlässt es, ändert sich nur, wer die Rolle hat. Der Workflow bleibt, wie er ist.
• Variante für ein neues Produkt. Sie duplizieren einen bestehenden Workflow als neue Definition. So erhalten Sie einen Entwurf mit denselben Schritten und ändern nur, was anders laufen soll.

Die neue Version gilt sofort, auch für laufende Vorgänge

Eine Änderung am Prozess bringt nur etwas, wenn sie dort gilt, wo die Vorgänge tatsächlich laufen. In CONTMAN Workflow sieht das so aus:

1. Sie arbeiten an einem Entwurf. Die veröffentlichte Version des Workflows läuft weiter, während Sie die nächste vorbereiten.
2. Sie prüfen den Entwurf. Die Schaltfläche „Sprawdź poprawność“ (Prüfen) listet Probleme auf, die eine Veröffentlichung blockieren, und Warnungen, die ihr nicht im Weg stehen.
3. Sie sehen die Folgen vor der Veröffentlichung. Warten Vorgänge an einem Schritt, den die neue Version entfernt oder dessen Art sie ändert, zeigt CONTMAN diese Schritte an und nennt die Zahl der Vorgänge. Sie veröffentlichen erst, nachdem Sie das bestätigt haben.
4. Sie veröffentlichen. Laufende Vorgänge wechseln direkt nach der Veröffentlichung auf die neue Version. CONTMAN ersetzt ihre offenen Aufgaben durch Aufgaben aus der neuen Version. Wer eine alte Aufgabe öffnet, sieht, wo die Arbeit weitergeht. Die vorige Version wird zurückgezogen.

Bereits begonnene Schritte schließt CONTMAN noch mit der bisherigen Version ab: laufende Signaturen, Aufrufe externer Systeme und Aufgaben bei Externen. Ist ein solcher Schritt abgeschlossen, wechselt der Vorgang auf die neue Version. So sammelt niemand gleichzeitig Unterschriften nach zwei verschiedenen Listen.

Lässt sich ein Vorgang nicht umstellen, etwa weil es seinen Schritt in der neuen Version nicht mehr gibt, bleibt er bei der bisherigen Version. Sie sehen ihn mit dem Grund in der Liste. Dort wartet er, bis eine Veröffentlichung den Schritt wiederherstellt oder der Vorgang abgebrochen wird.

Was heißt das für Ihr Unternehmen? Eine neue Regel gilt für jeden Vorgang ab dem Tag, an dem Sie sie beschlossen haben. Kein Vertrag läuft monatelang nach Regeln, die Ihr Unternehmen nicht mehr anwendet. Und niemand wartet, bis im alten Workflow alle Vorgänge abgeschlossen sind.

Schnell, aber unter Kontrolle

Schnelle Änderungen müssen nicht heißen, dass Sie die Kontrolle verlieren:

• Wer den Prozess verantwortet, ändert ihn. Die Berechtigung „Edycja definicji“ (Definition bearbeiten) lässt sich für einen einzelnen Workflow vergeben. Wer für den Einkauf zuständig ist, ändert den Einkaufs-Workflow und lässt die übrigen unberührt. Für das Entwerfen aller Workflows gibt es eine eigene Berechtigung.
• Jede Entscheidung hinterlässt eine Spur. Die Historie des Vorgangs hält zu jeder Entscheidung Person, Zeitpunkt, Kommentar und Dateiversion fest. Diese Historie kann niemand ändern. Zu jeder Aufgabe speichert CONTMAN außerdem die Version des Workflows, in der sie entstanden ist.
• Die vollständige Versionshistorie. Mit der Schaltfläche „Eksportuj historię linii“ (Verlauf exportieren) laden Sie die Historie aller Versionen eines Workflows und ihrer Vorgänge herunter.
• Sie entscheiden über den Inhalt, den Sie sehen. Ein Vorgang ist an eine bestimmte Version der Datei gebunden. So gibt niemand einen anderen Inhalt frei als den, der ihm angezeigt wurde.

Die Änderung in einem Satz

Eine neue Version des Workflows können Sie auch im Gespräch mit einem KI-Assistenten vorbereiten, der über MCP mit CONTMAN verbunden ist. Dafür genügt ein Satz wie dieser: „Im Vertrags-Workflow bitte eine Budgetprüfung für Verträge über 100.000 EUR ergänzen.“ Der Assistent legt eine neue Entwurfsversion an und baut die Änderung ein, soweit Ihre Berechtigungen reichen. Wie das funktioniert, lesen Sie im Beitrag Dokumenten-Workflows mit einem KI-Assistenten erstellen: MCP in CONTMAN Workflow.

So fangen Sie an

1. Wählen Sie den Prozess, der sich bei Ihnen am häufigsten ändert, etwa die Freigabe von Eingangsrechnungen oder von Lieferantenverträgen.
2. Schreiben Sie auf, was sich daran im letzten Jahr geändert hat: Betragsgrenzen, Personen, Dokumente, Fristen.
3. Prüfen Sie, welche dieser Änderungen in CONTMAN Workflow eine Einstellung im Workflow wären und kein Auftrag an Ihre IT.

Möchten Sie sehen, wie eine neue Regel aus Ihrem Unternehmen in Vorgängen ankommt, die schon laufen? Vereinbaren Sie eine Demo, und wir zeigen es Ihnen an Ihrem eigenen Beispiel.