Branchen · Energie- und Wasserversorgung
Netzdokumentation
und Protokolle aus dem Außendienst.
Verträge, Unterlagen zu Netzanschlüssen und Protokolle aus dem Netzbetrieb liegen im DMS für die Energiewirtschaft von CONTMAN in einem Archiv. Alle sehen nur, was sie sehen dürfen, und das Archiv achtet auf die Aufbewahrungsfristen. Ihr Team vor Ort schickt Protokolle direkt vom Smartphone.
Dokumente
Unterlagen, mit denen Sie
jeden Tag arbeiten.
In der Energiewirtschaft müssen Sie technische, betriebliche und rechtliche Unterlagen über Jahre aufbewahren.
- Kundenverträge
- Verträge mit Lieferanten und Subunternehmern
- Rechnungen
- Unterlagen zu Netzanschlüssen
- Wartungs- und Abnahmeprotokolle
- Technische Zeichnungen
- Audit- und Inspektionsberichte
Prozesse
Was CONTMAN
mit diesen Dokumenten macht.
Das Protokoll aus dem Außendienst
Das Team vor Ort fotografiert das Protokoll mit CONTMAN Mobile. Die Fotos bleiben in der Warteschlange und landen von selbst im Archiv, sobald wieder Netz da ist.
Das Protokoll freigeben
Der Workflow schickt das Protokoll zur Freigabe an eine bestimmte Person oder an ein Team. Subunternehmern reicht ein Link per E-Mail, um das Formular auszufüllen.
Verträge unterschreiben
Verträge mit Lieferanten und Subunternehmern unterschreiben Ihre Beschäftigten mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur. Das Firmensiegel setzt ein automatischer Schritt.
Über Jahre im Archiv
Das Archiv berechnet die Aufbewahrungsfrist ab einem Datum, das Sie festlegen. Ist sie abgelaufen, tut es von selbst, was die Regel vorsieht, und löscht zum Beispiel die Datei. Jede Version einer Datei bleibt gespeichert. So sehen Sie, wie sich der Inhalt eines Dokuments verändert hat.
Produkte
CONTMAN-Produkte
für Ihre Branche.
Dokumentenarchiv
CONTMAN Archive
Dateien ausgewählter Kategorien sind verschlüsselt, und jede Änderung an Berechtigungen bleibt in einem Protokoll, das sich nicht ändern lässt.
Dokumenten-Workflow
CONTMAN Workflow
Das System rechnet Fristen in Arbeitstagen, nach dem Arbeitskalender Ihres Unternehmens. Ein automatischer Schritt verschickt Benachrichtigungen per E-Mail.
Signatur und Siegel
CONTMAN Sign
Das System prüft jede Signatur sofort, und der Prüfbericht zeigt, wer welche Version wann unterschrieben hat.
Digitale Personalakte
CONTMAN HR
Qualifikationen und ärztliche Untersuchungen Ihrer Beschäftigten dokumentieren Sie in den Personalakten, jedes Dokument mit seinem Gültigkeitsdatum.
Massenscan und Erfassung
CONTMAN DP
Die Texterkennung macht gescannte Unterlagen durchsuchbar: Sie finden sie über jedes Wort darin.
Smartphone-App
CONTMAN Mobile
Das Foto eines Protokolls sieht aus wie ein Scan, und ein QR-Code führt zum richtigen Dokument im Archiv.
Referenzen
Energieunternehmen in Polen, die CONTMAN vertrauen
Demo
Wir zeigen es Ihnen
an Ihren eigenen Dokumenten.
In der Demo zeigen wir, wie ein Protokoll aus dem Außendienst vom Foto über die Freigabe ins Archiv kommt.