System zarządzania dokumentami

Nowoczesne rozwiązanie dla firm, jakim jest system zarządzania dokumentami DMS (ang. Document Management System) stanowi obecnie przyszłość każdego przedsiębiorstwa. W dobie komputerów i Internetu nie sposób pominąć ogromnego wpływu cyfryzacji na usprawnienie pracy w firmie, zaoszczędzenie czasu i ułatwienie obiegu dokumentacji.

Digitalizacja dokumentów

Oferowany przez nas system zarządzania dokumentami opiera się na cyfryzacji danych, które są następnie kompletowane, archiwizowane, grupowane oraz udostępniane na wybranych przez przedsiębiorcę zasadach. Przetwarzanie dokumentacji w formie elektronicznej to wyjątkowe korzyści dla przedsiębiorstwa w postaci usprawnienia obiegu dokumentów, ich porządkowania, magazynowania oraz zmniejszenia kosztów związanych z pracą z tradycyjną, papierową dokumentacją. Digitalizacja dokumentów to między innymi skanowanie dokumentacji przychodzącej oraz istniejącej i wprowadzanie ich do systemu, a także możliwość składania odręcznych podpisów biometrycznych, które są bezpośrednio związane z elektroniczną dokumentacją. Elektroniczne sygnatury stanowią bezpieczne rozwiązanie, umożliwiające złożenie podpisu z dowolnego miejsca za pomocą prostych, ale i skutecznych narzędzi, jakimi jest specjalny tablet i oprogramowanie.

Najlepszy system DMS

Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami mają na celu usprawnienie i przyspieszenie realizacji działań w przedsiębiorstwie. Rejestracja dokumentacji, klasyfikowanie według wybranych kryteriów i magazynowanie w przestrzeni wirtualnej to tylko niektóre zadania, jakie można wykonać za pomocą DMS. Porządkowanie dokumentów może odbywać się przykładowo na podstawie nadawanych im numerów identyfikacyjnych oraz kategorii. Korzystając z DMS, możesz importować dokumenty pochodzące z różnych źródeł:

• skanowania,
• faksu i poczty elektronicznej,
• edytorów plików tekstowych i systemów biurowych,
• wewnętrznych baz danych.

Wyszukiwanie dokumentów może być prowadzone według wybranych kryteriów – daty, rozszerzenia, wspomnianego numeru identyfikacyjnego lub autora. Najlepsze systemy DMS pozwalają również na wyszukiwanie na podstawie słów kluczowych lub ciągów znaków, co znacznie usprawnia pracę i oszczędza mnóstwo godzin, spędzanych na żmudnym przeszukiwaniu dokumentacji. Rozwiązania CONTMAN pozwalają na szybsze i efektywniejsze wyszukiwanie dokumentacji, a przy okazji jej digitalizacji na ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem czy magazynowaniem pism, faktur lub umów. Ważnym aspektem wprowadzania DMS do struktury firmy jest uwzględnienie bezpieczeństwa danych. Konieczne jest wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych – systematyczne tworzenie kopii zapasowych oraz kontrolowanie dostępu do dokumentacji. W razie nieprzewidzianych sytuacji przechowywane dane będą w pełni zabezpieczone. Każde wprowadzenie DMS poprzedzone jest analizą potrzeb firmy oraz dotychczasowego systemu jej funkcjonowania. Dzięki temu jesteśmy w stanie zaoferować Państwu najskuteczniejsze rozwiązanie – bezpieczne, szybkie i przede wszystkim nowoczesne.