Proces obsługi i rozliczenia delegacji

Obsługa polecenia wyjazdu służbowego, a następnie rozliczenie delegacji to jeden z najpopularniejszych procesów w firmach i instytucjach, które są digitalizowane. Pracownik bądź jego zwierzchnik może złożyć elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego określając: cel, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży, a w przypadku delegacji zagranicznych również datę przekroczenia granicy, miejsce, środek transportu. Dodatkowo może przedstawić plan wydatków i od razu załączyć wniosek o zaliczkę. A na podstawie w/w informacji od razu obliczane są automatycznie diety. W kolejnym kroku wniosek trafia do przełożonego gdzie oczekuje na akceptację.

W trakcie trwania delegacji pracownik gromadzi potwierdzenia wydatków, (paragony, faktury, bilety, itp). Może je od razu lub po powrocie z delegacji dodawać  do rozliczenia w postaci elektronicznej. Dla ułatwienia wydatki te od razu dzielone są na odpowiednie rodzaje, zawierają kwoty (z podziałem na waluty), zdjęcia oraz opisy.

Po zakończeniu delegacji i uzupełnieniu wydatków następuje kolejny krok czyli rozliczenie delegacji i akceptacja kosztów. Tu znowu przełożony lub wybrana w firmie osoba może zaakceptować rozliczenie lub poprosić o uzupełnienie lub ewentualne wyjaśnienie.

Proces obsługi i rozliczenia delegacji kończy się na automatycznym przesyłaniu kompletu dokumentów i samej delegacji do systemu księgowego.

Najważniejsze możliwości:

• pełna obsługa delegacji krajowych i zagranicznych
• rejestracja wniosków delegacji
• akceptacja wniosków i rozliczeń delegacji
• obsługa zaliczek
• automatyczny eksport rozliczeń do systemu księgowego
• automatyczne raporty
• możliwość eksportu danych do Excela

Korzyści:

• skrócenie czasu obsługi i rozliczenia delegacji
• ułatwienie wykonania tych czynności dla pracowników
• uniknięcie błędów w rozliczeniach