Felieton – Digitalizacja dokumentów w organizacji. Część V – Archiwizacja dokumentów.
Kiedy opracowaliśmy narzędzie umożliwiające szybkie, w pełni bezpieczne, zgodne z obowiązującymi przepisami podpisywanie dokumentów, pojawił się problem ich równie bezpiecznej – elektronicznej archiwizacji. Ważne stało się ich łatwe, najlepiej automatyczne, umieszczenie w elektronicznym archiwum.
Zaobserwowaliśmy, że nasi klienci, samodzielnie skonfigurowali dziesiątki nowych kategorii dokumentów, archiwizując w nich zupełnie nowe typy dokumentów elektronicznych. W ten sposób również inni pracownicy mogli zapoznać się z ich treścią, a jeżeli jest taka konieczność pobrać na swój komputer, aby wprowadzać zmiany.
Klienci zauważyli, że nie wystarczy tylko tworzyć dokumenty elektronicznie, przesyłać je między sobą, dostawcami czy klientami. Ważne jest, aby jeżeli już trafią one do firmy w postaci e-maila, to bardzo ważne jest, aby przeniesione zostały do elektronicznego archiwum z odpowiednią kategoryzacją i opisem. Dzięki temu będą one nie tylko bezpieczne, ale dostępne dla innych uprawnionych osób, które łatwo i szybko będą mogły je odnaleźć.
Do tego celu najlepiej jest wybrać sprawdzone elektroniczne archiwum dokumentów, które zapewni między innymi:
- przechowywanie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej w jednym miejscu, z dostępem dla uprawnionych osób, w dowolnym czasie i miejscu,
- zachowanie bezpieczeństwo dokumentów,
- dostęp do dokumentów w sposób prosty, szybki, intuicyjny,
- możliwość integracji z innymi aplikacjami i danymi.
Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.
Więcej o tym jak pomogliśmy klientom w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów>>>
