Archiwizacja e-dokumentów z cyfrowym podpisem – czy to możliwe?
Po porażce związanej z próbą szerokiego wykorzystania podpisu cyfrowego (PKI) pojawiło się światło w tunelu. Alternatywne do PKI technologie, takie jak: podpis biometryczny, specjalne tablety i rysiki pozwoliły w końcu na masowe wdrożenie tego typu rozwiązań.
Wprowadzenie podpisu biometrycznego wydaje się mieć największe szanse powodzenia ze względu na wysokie bezpieczeństwo autoryzacji dokumentów, ale także niski koszt wprowadzenia.
Zastosowanie tej technologii jest stosunkowo łatwe, ponieważ nie wiąże się ze wzrostem kosztów oraz zaangażowania po stronie klienta indywidualnego. Nie potrzebuje on żadnych dodatkowych urządzeń (kart i ich czytników), nie jest też wymagane przejście czasochłonnego, skomplikowanego i kosztownego procesu uzyskania klucza prywatnego. Wystarczy palec, odpowiedni tablet z rysikiem lub kamera, mikrofon.
Dla instytucji i przedsiębiorstw, takich jak banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy telekomy, zastosowanie biometrycznych rozwiązań do sygnowania dokumentów może oznaczać całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych z obsługi klientów indywidualnych. W takich przypadkach możemy mówić o milionowych oszczędnościach w skali roku.
Chcąc zapewnić klientom możliwość pełnej archiwizacji elektronicznej i zarządzania zdigitalizowanymi dokumentami, dostawcy rozwiązań z tego obszaru musieli stworzyć możliwości przechowywania danych różnego typu, również takich jak podpis elektroniczny.
W jednym archiwum zapisywane są zarówno dokumenty opatrzone podpisem elektronicznym, utworzonym w różnych technologiach (PKI, podpis biometryczny – np. skan naczyń krwionośnych, skan źrenicy, odczyt gestu, obraz i dźwięk), ale również e-dokumenty nie posiadające takich podpisów.
Aktualnie prowadzimy w CONTMAN wdrożenia elektronicznej archiwizacji i udostępniania e-dokumentów podpisanych elektronicznie i posiadających cyfrowe znaczniki. Architektura rozwiązania CONTMAN DIRECTOR pozwala na elektroniczną archiwizację zarówno dokumentów źródłowych (np. umowa, faktura, wyciąg), ale również przypisanych do takiego dokumentu podpisów i znaczników. Możliwa jest weryfikacja spójności i niezmiennej treści dokumentu, ale także potwierdzenie kto, kiedy i gdzie taki dokument podpisał. Dodatkowo w archiwum zapisywane są informacje kto, kiedy i skąd sięgał do dokumentu i jakie prace z jego wykorzystaniem wykonał.
