Felieton – Co powinien zapewnić system DMS?
System zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) powinien zapewnić pełną obsługę dokumentów i procesów.
Możemy wskazać następujące obszary, w którym powinien nas wesprzeć DMS.
Cyfryzacja dokumentów i źródeł ich wejścia do firmy czyli m.in:
- obsługa wszystkich możliwych źródeł jakimi dokumenty wpływają do firmy,
- zapewnienie digitalizacji dokumentów wpływających w formie papierowej, a w przypadku dokumentów elektronicznych ich automatyczne importowanie,
- automatyczne pobieranie wszystkich dokumentów, które generowane są w firmie oraz tych, które wysyłane są “na zewnątrz”,
- automatyczna kategoryzacja i rozpoznawanie typów dokumentów wchodzących do firmy,
- automatyczny odczyt danych z dokumentów (OCR).
Elektroniczna archiwizacja dokumentów czyli m.in:
- bezpieczne i trwałe przechowywanie dokumentów oraz danych
- spełnienie wymogów prawnych (w tym RODO)
Elektroniczny obieg dokumentów i spraw
Elektroniczne podpisanie dokumentu. W szczególności wykorzystanie m.in:
zwykłego podpisu elektronicznego + OTP (one time password),
podpisu kwalifikowanego przez pracowników oraz partnerów/dostawców/klientów,
pieczęci elektronicznej.
Efektywne wyszukiwanie dokumentów
Zapewnienie dostępu do dokumentów, procesów i zadań z dowolnego miejsca i urządzenia dla:
- pracowników firmy i jej oddziałów / spółek zależnych,
- dostawców i partnerów biznesowych, klientów i kontrahentów.
Umożliwienie wyświetlenia dokumentów w systemach pracujących w firmie oraz na zewnątrz, czyli m.in:
- integrację z systemami: finansowo-księgowych, sprzedażowym, HR, CRM, itd,
- integrację np. z portalem klienta.
Nowoczesny system DMS , czyli tym samym aktualny na dzisiejsze potrzeby i wyzwania przed nim stawiane swoim zasięgiem powinien więc objąć obszary wskazane poniżej.
Jeden, scentralizowany system DMS powinien sprawić, że wszystkie dokumenty będą bezpiecznie przechowywane oraz dostępne dla pracowników i kontrahentów zgodnie z przysługującymi im uprawnieniami .
Taki system powinien zapewnić stały przepływ zadań w procesach biznesowych, łączyć informacje, dane i dokumenty tak aby pracownicy mieli dostęp do kompletu danych, a w konsekwencji mogli szybko podejmować decyzje oraz odpowiadać na pytania klientów.
Dzięki przeniesieniu dokumentów do jednego, spójnego repozytorium inne systemy i bazy danych zostaną odciążone, a przez to będą pracowały wydajniej. Ich obsługa będzie łatwiejsza i tańsza. Zasoby (procesory, przestrzeń dyskowa i pamięć) potrzebne do ich działania zostaną ograniczone.
To tylko niektóre korzyści wdrożenia nowoczesnego systemu DMS w firmie. Kolejne poznasz w następnych artykułach z tej serii.
Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.
