Felieton – Jak określić najważniejsze potrzeby firmy?

Najłatwiejszym i najbardziej efektywnym sposobem określenia potrzeb firmy jest spojrzenie z dwóch perspektyw. Pierwszej, dotyczącej potrzeb danego działu firmy np.: HR, działu sprzedaży, działu wsparcia klienta, finansów i księgowości, itd. Drugiej pod względem procesu, który przebiega przez więcej niż jeden dział, a często również wykracza swoim zasięgiem poza firmę.

Zbierz i przeanalizuj potrzeby jakie mają Twoi pracownicy, dostawcy czy też klienci.

W każdy z tych przypadków zwróć uwagę na:

• dokumenty, z którymi pracują, a które będą nam potrzebne do weryfikacji czy też podjęcia decyzji biznesowej
• dane, które są potrzebne do pracy,
• zadania, których te dokumenty dotyczą,
• terminy, które muszą zostać dotrzymane,
• procesy biznesowe, w których uczestniczą i decyzje które podejmują,
• zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów i danych,
• możliwość automatyzacji powtarzających się czynności, zadań i prac, szczególnie jeśli mogą być wykonywane przy pomocy narzędzi typu OCR, ML,
• przeniesienia wykonywania części/całości zadań na dostawców lub klientów (np.: uzupełnianie danych przy użyciu formularzy, poprawne opisywanie dokumentów i zadań, uruchomienie portalu klienta z możliwością samodzielnego pobierania dokumentów i danych,
• możliwość zastosowania integracji z systemami, z którymi będziecie wymieniać (pobierać i zwracać) dane, statusy oraz dokumenty.

Przy określaniu potrzeb, najczęściej spotykamy się z jedną lub dwiema. Rzadko jest ich więcej niż kilka lub kilkanaście chyba że dotyczą całej firmy lub procesu, który łączy w sobie wielu interesariuszy (pracownicy – dostawcy – klienci).

Potrzeby te odpowiadają chęci osiągnięcia celów, rozwiązania problemów, realizacji wyzwań. Do każdego celu zbierz wszystkie informacje, które będą potrzebne do ich osiągnięcia. Nazwij wszystkie problemy, z którymi spotykają się pracownicy, dostawcy czy klienci.

Analiza potrzeb pozwala również przygotować przyszłe zapytanie ofertowe, zidentyfikować i przygotować się na ewentualne ryzyka, oszacować budżet i czas realizacji projektu. Im lepsza analiza tym większa szansa na dobre postępowanie przetargowe, wybór odpowiedniego wykonawcy i efektywną realizację.

Porada: Jeżeli zakres analizy potrzeb dotyczy więcej niż jednego działu lub jednego procesu, to warto rozważyć zlecenie wykonania takiego zadania specjalistom zewnętrznym. Nasze kompetencje w tym zakresie są ogromne i chętnie pomożemy.

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.