Felieton – Redukcja kosztów operacyjnych wynikająca z digitalizacji organizacji.
Jak digitalizacja redukuje koszty operacyjnych organizacji?
Koszty operacyjne firmy wynikają bezpośrednio z prowadzonej przez nią działalności. Są to więc m.in. koszty materiałów, żywności, napojów, zużywanej energii, koszty najmu, remontów, transportu, usług porządkowych itp.
W przedsiębiorstwach i instytucjach, w których pracownicy pozostali w domach i rozpoczęli pracę zdalną redukcja kosztów operacyjnych nastąpiła praktycznie automatycznie.
Nasi klienci wskazali nam główne tego powody.
Stało się tak, gdyż:
- spadło zużycie materiałów takich jak: papier, toner do drukarek,
- spadło zużycie zużycie energii ,
- zmniejszyły się koszty kurierów, wysyłek i transportu (mniej dokumentów w obiegu tradycyjnym),
- obniżone zostały koszty pracy z dokumentami (skanowanie, archiwizowanie, przechowywanie, sortowanie, segregowanie, dokumentowanie itp.),
- zostało mocno zredukowane zapotrzebowanie na przestrzeń do tymczasowego składowania czy dłuższego przechowywania dokumentów w archiwach,
- ograniczone zostało odbieranie nowych dokumentów i przewożenie ich do archiwów,
- zredukowano praktycznie do zera zamawianie dokumentów, które wcześniej były przywożone z archiwów do firm np. przy prowadzeniu postępowań sądowych czy odszkodowawczych.
Opisane wyżej czynniki spowodowały znaczącą redukcję kosztów obsługi tradycyjnych dokumentów.
To, co zaobserwowaliśmy praktycznie od razu po rozpoczęciu lockdownu, to zwiększenie ilości dokumentów elektronicznych oraz elektroniczny sposób ich przesyłania poprzez e-mail i portale, które umożliwiają „upload” dokumentów.
Podsumowując:
- Warto utrzymać ograniczenie pracy z dokumentami papierowymi na korzyść dokumentów elektronicznych.
- Warto zapewnić klientom możliwość korzystania z elektronicznych sposobów przesyłania i przetwarzania dokumentów zaczynając od portali, gdzie mogą przekazać sprawę kategoryzując dokumenty, wprowadzając dane, itd. Dzięki temu w znaczący sposób odciążymy pracowników firmy.
Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.
Więcej o tym jak zapewniliśmy efektywny obieg dokumentów w organizacjach>>>
