Podpis elektroniczny w biznesie –  klucz do efektywności i bezpieczeństwa.

Podpisy elektroniczne stały się nieodłączną częścią współczesnego biznesu, umożliwiając natychmiastowe i bezpieczne zatwierdzanie dokumentów. W dobie cyfryzacji, wykorzystanie podpisu elektronicznego jest nie tylko oczekiwane przez klientów i kontrahentów, ale często wręcz wymagane. Dzięki podpisowi elektronicznemu przedsiębiorstwa mogą optymalizować swoje procesy biznesowe, zwiększając ich wydajność, skuteczność oraz skracając czas ich realizacji. W naszym artykule przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące podpisu elektronicznego, jego znaczenia w biznesie oraz sposobu jego wykorzystania.

Zacznijmy od początku, czyli od elektronicznej formy czynności prawnej.
Elektroniczna forma czynności prawnej została zdefiniowana w Artykule 78(1) Kodeksu cywilnego definiującego warunki zachowania formy czynności prawnej:

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Forma elektroniczna jest tym samym, co forma pisemna i powstaje przez opatrzenie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innymi słowy, jeśli strony umowy wymagają zachowania formy pisemnej lub takie wymaganie jest określone w ustawie, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego spełnia zachowanie tego wymogu. Opatrzenie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym nadaje jej prawną ważność i skuteczność, podobnie jak tradycyjny podpis na papierze. Na przykładzie  Umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, wymaga ona zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Można taką umowę wydrukować i podpisać własnoręcznym podpisem lub umowę w wersji elektronicznej podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W obydwu przypadkach zostaną spełnione wymogi prawne.

Podpis elektroniczny – definicja i zasady

Podpis elektroniczny jest zgodny z przepisami prawa, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. Do podstawowych aktów prawnych, które regulują obecnie kwestie związane z podpisem elektronicznym, należy zaliczyć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. czyli rozporządzenie eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services).
Podpis elektroniczny jest zdefiniowany jako dane w formie elektronicznej, które są dołączane lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej i które używane są jako metoda autoryzacji. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i ma moc prawną.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma równoważną moc prawną jak podpis własnoręczny. Jest on uznawany przez prawo w wielu krajach, w tym w państwach Unii Europejskiej. W Polsce, przepisy Kodeksu Cywilnego stanowią, że podpis elektroniczny jest równoważny z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jest to ważne, zwłaszcza w przypadku umów, które muszą mieć formę pisemną potwierdzoną podpisem własnoręcznym.
Jakie korzyści wynikają z wykorzystania podpisu elektronicznego w biznesie, zarówno dla firm, jak i dla klientów? Oto niektóre z głównych zalet.

• Optymalizacja procesów biznesowych – podpis elektroniczny umożliwia szybkie i wygodne zatwierdzanie dokumentów, eliminując konieczność drukowania, skanowania i wysyłania ich tradycyjną pocztą. Nie tracimy na nie czasu, szybciej i efektywniej można nimi zarządzać i je finalizować.
• Zwiększenie bezpieczeństwa transakcji – dzięki zastosowaniu kwalifikowanego certyfikatu i autoryzacji tożsamości, można mieć pewność, że podpisująca osoba jest tym, za kogo się podaje. W ten sposób minimalizuje się ryzyko fałszerstwa i nieuprawnionego dostępu do dokumentów, maksymalizując tym samym bezpieczeństwo transakcji. 
• Zwiększenie mobilności i dostępności – podpis elektroniczny pozwala na zdalne zatwierdzanie dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Osoby zaangażowane w proces biznesowy nie są ograniczone lokalizacją czy godzinami pracy, mogą złożyć podpis gdzie chcą i kiedy chcą.

Wykorzystanie podpisu elektronicznego w praktyce

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu obszarach biznesowych, ułatwiając procesy związane z zawieraniem umów, dokumentowaniem transakcji oraz komunikacją z klientami i partnerami biznesowymi. Oto kilka przykładów wykorzystania podpisu elektronicznego w praktyce:

• Zawieranie umów – podpis elektroniczny umożliwia zdalne i natychmiastowe zawieranie umów. Firmy mogą szybko i wygodnie finalizować transakcje, eliminując konieczność spotkań osobistych i przesyłania dokumentów tradycyjną pocztą.
• Weryfikacja tożsamości klientów – podpis elektroniczny można wykorzystać do weryfikacji tożsamości klientów w procesie rejestracji czy dostępu do usług. Jest to dodatkowe zabezpieczenie dla wielu firm i metoda na uniknięcie oszustw.
• Zarządzanie dokumentacją – podpis elektroniczny ułatwia zarządzanie dokumentacją i archiwizację. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej ułatwia zarządzanie cyklem życia dokumentu, archiwizowanie, czy wyszukiwanie. Łatwiej jest wtedy przyspieszać i upraszczać procesy administracyjne.

Podpis elektroniczny jest nieodłącznym elementem współczesnego biznesu, umożliwiającym efektywne i bezpieczne zatwierdzanie dokumentów. Wykorzystanie podpisu elektronicznego przynosi wiele korzyści dla firm, w tym optymalizację procesów biznesowych, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz eliminację błędów i niezgodności. Znajduje on zastosowanie w wielu obszarach biznesowych, umożliwiając zdalne zawieranie umów, weryfikację tożsamości klientów, komunikację z administracją publiczną oraz zarządzanie dokumentacją. Przy wyborze dostawcy usług podpisu elektronicznego należy wziąć pod uwagę czynniki takie, jak: bezpieczeństwo, funkcjonalność, łatwość obsługi i koszty. Dzięki odpowiedniemu wyborowi dostawcy, firmy mogą skorzystać z pełnego potencjału podpisu elektronicznego i przyspieszyć swoje działania biznesowe.