Digitalizacja dokumentacji pracowniczej oraz procesów biznesowych w obszarze HR obejmuje najczęściej:

1. umożliwienie digitalizacji dokumentacji papierowej na wejściu do organizacji oraz przyjmowania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej z dowolnych kanałów kontaktu z pracownikiem,
2. wprowadzenie tzw. e-Teczki pracowniczej, dzięki której wszystkie dokumenty dostępne są w formie elektronicznej dla uprawnionych użytkowników poprzez przeglądarkę internetową, 
3. elektroniczną archiwizację pozostałych spraw i dokumentów pracowniczych, dzięki czemu nie muszą być one przechowywane w formie papierowej,  
4. umożliwienie podpisywania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej, dzięki implementacji usług zaufania i odpowiedniego podpisu elektronicznego, 
5. wprowadzenie elektronicznej formy zawierania umów o pracę, umów zlecenie i kontraktów menadżerskich,
6. odpowiednie opisanie i wprowadzanie elektronicznych procesów dotyczących np. zatrudnienia pracownika, szkoleń pracowniczych, przetwarzania danych osobowych, wniosków urlopowych i innych spraw pracowniczych. 

Aktualnie, w czasie kiedy elektroniczny obieg dokumentów staje się najpopularniejszą, czy wręcz konieczną metodą ich dystrybucji, działy HR coraz częściej decydują się na digitalizację dokumentacji pracowniczej. Organizacje, z którymi współpracujemy najczęściej komunikują następujące korzyści z wynikające z przejścia na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz procesów biznesowych w obszarze HR:

• optymalizacja procesów HR w firmie,
• szybszy obieg dokumentów pracowniczych w organizacji,
• tzw. “odpapierzenie” procesów, poprzez umożliwienie akceptacji i podpisywania dokumentów kadrowych w formie elektronicznej,
• większe bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej oraz pełna rozliczalność procesów,
• szybszy i precyzyjny dostęp do dokumentacji pracowniczej,
• zmniejszenie ilości możliwych błędów podczas realizacji procesów kadrowych,
• pozytywny wpływ na środowisko  poprzez zmniejszenie ilości wykorzystywanej energii i zużytego papieru,
• obniżenie innych kosztów operacyjnych,
• zwiększenie transparentności komunikacji,
• możliwość udostępnienia pracownikowi informacji w szybszy i bezpieczny sposób.

Czy proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej jest skomplikowany?

Odpowiadając “po konsultancku” – to zależy. Kluczowe jest dokładne opisanie procesów, ustalenie tych, które wymagają zajęcia się nimi w pierwszej kolejności, a następnie przeprowadzenie wdrożenia odpowiedniego rozwiązania. Digitalizacja to proces, który umiejętnie zaplanowany, skoordynowany i monitorowany może przynieść m.in. korzyści wskazane powyżej.

W CONTMAN kompleksowo wspieramy procesy digitalizacji różnych obszarów biznesowych w organizacjach. Obszar HR, dokumentacji i spraw pracowniczych jest jedną z naszych specjalizacji. Chętnie porozmawiamy o Państwa potrzebach i celach biznesowych w tym zakresie.

Zapraszam do kontaktu.

Więcej o elektronicznej dokumentacji pracowniczej znajdziesz także w innych naszych artykułach:

Trzy ciekawe wdrożenia rozwiązań CONTMAN w dziale HR – elektroniczna teczka akt osobowych.

Rozwiązania CONTMAN w pracy Dyrektora HR – Zarządzanie działem HR

Procesy HR w wersji 2.0