Wykorzystanie sztucznej inteligencji w rozpoznawaniu i kategoryzowaniu dokumentów. Dlaczego warto rozważyć ten krok?
W XXI wieku przedsiębiorstwa potrzebują natychmiastowego i wygodnego dostępu do danych zawartych w różnorodnych dokumentach, nie tylko w sytuacjach awaryjnych, lecz również podczas realizacji codziennych zadań. Dane płyną do współczesnych firm z różnorodnych źródeł: od wydruków, przez zdjęcia, zrzuty ekranu, po pliki graficzne, PDF-y czy tradycyjne dokumenty papierowe. Zintegrowane zarządzanie tymi zasobami bywa wyzwaniem, zwłaszcza w kontekście problemów z przeszukiwaniem dokumentów, ich kategoryzacją czy eksportem tekstu. Kluczem do efektywnego funkcjonowania na konkurencyjnym rynku jest umiejętność szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji. Aby to osiągnąć, konieczne jest skategoryzowanie dokumentów oraz ustrukturyzowanie zawartych w nich danych. Odpowiednie narzędzia, które usprawniają te procesy, stają się niezbędne dla nowoczesnych organizacji.
Manualne wprowadzanie i kategoryzowanie dokumentów często powoduje szereg problemów. Żmudne, powtarzalne zadania szybko męczą pracowników, zmniejszając ich poziom koncentracji i tym samym często prowadząc do błędów, które nie tylko wymagają dodatkowej weryfikacji, lecz czasem mogą okazać się kosztowne dla firmy. Właśnie w tym kontekście AI odgrywa kluczową rolę. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji można osiągnąć około 10-krotnie szybsze kategoryzowanie i ekstrakcję danych, zautomatyzować żmudne i monotonne czynności oraz zapewnić wyższą jakość danych, dzięki wyeliminowaniu czynnika błędu ludzkiego. Co więcej, takie rozwiązania pozwalają na kompleksowe zarządzanie, kategoryzowanie i archiwizowanie nawet starszych dokumentów. Jednocześnie patrząc perspektywą braków kadrowych w organizacjach, pozwala uwolnić zasoby do ważniejszych zadań przynoszących wymierne korzyści biznesowe, a w tym większe zadowolenie pracowników.
Nie trzeba dużo – wystarczy zeskanować, zrobić zdjęcie lub przesłać dokument, a narzędzie automatycznie odczytuje informacje i zapisuje je w dedykowanym i wybranym przez nas systemie. Rozwiązania tego rodzaju są coraz bardziej zaawansowane, nieustannie dostosowują się do naszych potrzeb dzięki uczeniu maszynowemu (ML), poprawiając odczyt danych i skrupulatnie analizując kontekst, a także wykrywając błędnie wypełnione dokumenty. Dane są kluczowym obszarem w firmie, dlatego wdrażając tego rodzaju narzędzia, warto postawić na sprawdzonego dostawcę. Korzystając z naszego wieloletniego doświadczenia, stworzyliśmy aplikację Contman Scan, która oferuje dokładne przetwarzanie, automatyczną kategoryzację oraz indeksację i skuteczną digitalizację dokumentów takich, jak np. faktury, umowy czy teczki pracownicze.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w kategoryzacji dokumentów to nie tylko przyszłość, ale aktualne i pilna potrzeba biznesu. Gwarantuje nam przyspieszenie procesów, poprawę jakości danych i ogólny wzrost efektywności. W dobie cyfryzacji zdecydowanie warto zastanowić się nad wdrożeniem takiego rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie.
