Felieton – Skrócenie czasu podejmowania decyzji jako jedna z korzyści digitalizacji w organizacji.
Sytuacja związana z pandemią w Polsce, czego skutkiem było uruchomienie pracy zdalnej w wielu kluczowych dla gospodarki branżach, niespodziewanie wpłynęła na skrócenie czasu podejmowania decyzji.
Z punktu widzenia zarządzania czasem, związane to było z:
- ograniczeniem przemieszczania się w celu realizacji konkretnego zadania lub sprawy,
- umożliwienie dokonywania wielu transakcji zdalnie,
- zmiana procedur, wpływająca na szybszą realizację zadań.
Warunkiem koniecznym do realizacji zadań w nowych realiach było zapewnienie pracownikom dostępu do odpowiednich danych tj. systemów i dokumentów.
Nasi klienci posiadali lub rozszerzyli, dla nowych pracowników, dostęp zarówno do dokumentów jak również elektronicznego obiegu spraw. Co bardzo istotne, już sama praca z dokumentami elektronicznymi stała się bardziej efektywna. Co zostało zauważone przez pracowników z różnych działów.
W przeciągu chwili, można było odszukać i wyświetlić lub pobrać cały komplet dokumentów do danej sprawy. Ich przeglądnięcie, weryfikacja była o wiele szybsza niż w przypadku dokumentów papierowych.
Co ważne, były one odpowiednio zindeksowane, przypisane do odpowiednich kategorii dzięki czemu łatwiej można było je zlokalizować. Łatwość dostępu przejawiała się także w możliwości natychmiastowego przeglądnięcia dokumentów o dowolnej porze i z dowolnego miejsca z zachowaniem wszystkich niezbędnych zasada bezpieczeństwa.
Kolejną ważną korzyścią jest fakt, że dokumentów elektronicznych nie trzeba przesyłać między oddziałami, a centralą firmy czy też przenosić między komórkami wewnątrz firmy.
Zaobserwowaliśmy także u naszych klientów dodatkowy efekt uruchomienia elektronicznych procesów, polegający na zrównolegleniu prac. To znaczy, że w tym samym czasie kilku pracowników mogło pracować z tymi samymi dokumentami czy sprawami jednocześnie, a to dzięki dostępowi on-line oraz odpowiedniej identyfikacji każdego z użytkowników.
W przypadku konieczności podjęcia decyzji przez kilka osób mogą one zrobić to równolegle, bez czekania na innych. To właśnie skróciło nawet kilkukrotnie, (w jednym z przypadków nawet siedmiokrotnie) czas podjęcia decyzji w porównaniu do tradycyjnego załatwienia spraw w oparciu o dokumenty papierowe.
Na skrócenie czasu wpłynęła również automatyzacja niektórych czynności takich jak: rozpoznawania typów dokumentów, kategoryzacja, odczyt danych OCR czy uzupełnianie danych przy wykorzystaniu integracji z innymi systemami.
Skrócenie czasu podejmowania decyzji było wynikową łatwiejszego, szybszego, bezpieczniejszego i sprawniejszego dostępu do dokumentacji, a także umożliwienia pracy nad daną sprawą wszystkim zaangażowanym osobom.
O innych korzyściach digitalizacji w organizacji przeczytasz w pozostałych moich artykułach.
Zapraszam.
Proekologiczne korzyści digitalizacji organizacji.
Redukcja kosztów operacyjnych wynikająca z digitalizacji organizacji.
Możliwość elektronicznego podpisania i przesłania dokumentów.
Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.
